Wie funktioniert sie und welche sind die wirklichen Vorteile der Work Breakdown Structure bei der Organisation und Planung von Aktivitäten? Entdecken wir, wie man das Endergebnis mit den Arbeitselementen in Beziehung setzen kann (Teil 2)

Im vorherigen Artikel haben wir die allgemeinen Merkmale der Work Breakdown Structure eingeführt, wobei Struktur und grundlegenden Merkmale analysiert wurden. In dieser Vertiefung  analysieren wir, wie diese funktioniert und welche Vorteile sie hat.

Identifizierung des Milestones

Milestones sind Ziele oder Zwischenziele, welche innerhalb des Projekts identifiziert werden, um seinen Fortschritt zu überwachen.

Einige Beispiele sind:

  • die Endabnahme einer elektrischen Anlage
  • die Unterzeichnung eines Vertrags
  • die Endabnahem einer Frischwasseranlage
  • und weitere

Die Identifizierung der Ziele der Milestones kann durch ein Gantt-Diagramm dargestellt werden.

Milestones GANTT-Diagramm

Milestones in einem GANTT-Diagramm

Regeln für die korrekte Erstellung einer WBS

Für die Erstellung einer WBS ist es, unabhängig vom Projekttyp, notwendig, die zu verfolgenden Ziele bereits im Vorfeld zu kennen. Ohne eine ordnungsgemäße Planung wäre es schwierig, die einzelnen durchzuführenden Aktivitäten zu definieren.

Die Ebene der Zerlegung muss so beschaffen sein, dass die „Arbeitspakete“ klar definiert werden, um doppelte Zuweisungen der Aufgaben zu vermeiden.

Es ist ratsam, die Projekt-Zerlegung in einer Logik zu verfolgen, bei der man als Priorität das Niveau der Aufgliederung definiert, wie zum Beispiel:

  • Gemäß der Phasen: Die Zerlegung erfolgt nach verschiedenen Phasen, die zur Verwirklichung eines Ziels führen (z.B.: Entwurf, Erschließung, Bau usw.)
  • Gemäß der Prozesse: Die Zerlegung basiert auf den Prozessen, die zur Realisierung der „Deliverables“ führen. Sie wird allgemein bei Arbeiten mit hohen Standardisierungsniveau (z.B. Fundamenten, Wänden, Dach usw.) verwendet.
  • Gemäß dem Standort: Die Zerlegung erfolgt nach Ort der Konstruktion (z.B.: Baustelle in London, Paris usw.).

WBS und die 100%-Regel

Eine der grundlegenden Regeln für die WBS-Erstellung ist die 100% -Regel, welche besagt:

Die WBS muss 100% der durch das Projekt definierten Arbeiten sowie alles intern, extern und vertraglich Notwendige für die Realisierung des Projekts beinhalten,  einschließlich die Verwaltung des Projekts selbst.

Die Regel gilt für alle Ebenen der Hierarchie: Die Summe der Arbeit der „Unterebenen“  muss 100% der Arbeit entsprechen, die durch „Hauptebenen“ dargestellt ist”.

Die Regel ist auch für die Aktivitätsebene gültig: die durch die Aktivitäten in jedem Arbeitspaket dargestellte Arbeit muss insgesamt 100% der für die Fertigstellung des Pakets erforderlichen Arbeit entsprechen.

Um die 100% -Regel besser zu verdeutlichen, sehen wir, wie diese auf unser vorheriges Beispiel angewendet werden kann.

100% -Regel in einer Work Breakdown Structure

100% -Regel in einer Work Breakdown Structure

Vorteile der WBS

Wie wir bereits sehen konnten, beinhaltet die Verwendung einer WBS innerhalb eines Projekts eine Reihe von Vorteilen, wie z.B.:

  • die Verantwortlichkeiten für jede Phase des Projekts zu identifizieren
  • die durchzuführenden Aktivitäten klar und vollständig beschreiben, um Unklarheiten zu vermeiden
  • eine Aufgabe einer bestimmten Person oder Ressource zuweisen, um doppelte Arbeit bei ihrer Ausführung  zu vermeiden
  • die Kommunikation zwischen allen am Projektbeteiligten zu fördern
  • das Projektverständnis für alle beteiligten zu verbessern
  • das Projektverständnis für externe Beteiligten zu verbessern

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