Work Breakdown Structure, qué es y cuáles son las reglas para una correcta aplicación. Aquí está el procedimiento para dividir un proyecto en componentes de mayor detalle

Para desarrollar un proyecto de la mejor manera es necesario analizar cada una de sus fases. Muchos proyectos son complicados y contemplan la ejecución de numerosas actividades que, sin una adecuada planificación y organización, serían difíciles de realizar.

Para tratar de comprender fácilmente todas las fases de un proyecto, es útil la WBS (Work Breakdown Structure), también definida como “desglose estructurado del proyecto”. Se trata de una metodología desarrollada en los Estados Unidos, utilizada para estructurar y definir todas las actividades de un proyecto.

Qué es WBS

El WBS es una herramienta utilizada para descomponer analíticamente un proyecto en partes elementares.

El objetivo es organizar el trabajo en elementos fáciles de manejar y volver menos complicada la comprensión del proyecto. Todo esto para comunicar a todos los interesados (stakeholder) las fases y las actividades que se llevarán a cabo para lograr el objetivo.

La WBS, en general, puede ser aplicada a cualquier tipo de proyecto como, por ejemplo:

  • licitación
  • construcción de un edificio
  • organización de las actividades en un sitio de construcción
  • diseño de un artefacto
  • etc.

La WBS ayuda al gerente de proyecto (project manager) especialmente en la definición y organización de actividades en proyectos complejos.

Por tanto, con la herramienta WBS el proyecto se descompone jerárquicamente en componentes (por ejemplo sub objetivos, actividades y tareas específicas), con un mayor grado de detalle, siguiendo un enfoque top-down, es decir, comenzando desde las macro-áreas para luego subdividirlas en partes cada vez más pequeñas.

Cada nivel representa porciones siempre más detalladas del proyecto.

No hay un número definido de niveles: la descomposición depende de la complejidad del proyecto y finaliza cuando el último nivel de jerarquía tiene un grado de detalle que:

  • describe unívocamente cada trabajo a realizar
  • permite la atribución de la responsabilidad ejecutiva

Cómo se representa una WBS

La WBS generalmente se representa en forma gráfica (estructura de árbol) o descriptiva (estructura de índice).

Para que la WBS produzca resultados concretos es necesario que el objetivo a alcanzar sea claro ya desde las fases preliminares. Antes de que el trabajo comience en cada una de las actividades, la descomposición puede ser redefinida progresivamente.

Diagrama estructura de árbol

Diagrama estructura de árbol

Estructura de índice

Estructura de índice

Los Work Package en la WBS

El objetivo fundamental del WBS es identificar en el último nivel de descomposición los llamados “work package” mejor definidos como paquetes de trabajo.

En el paquete de trabajo se indican todas las instrucciones a realizar para efectuar una determinada tarea o actividad.

Paquete de trabajo en un Work Package

Paquetes de trabajo en una WBS

Para que una descomposición sea definida como óptima, cada paquete de trabajo debe ser:

  • descrito de una manera clara y concreta
  • diferenciado de los otros paquetes de trabajo
  • prever la asignación de una tarea/actividad a un solo responsable
  • describir de manera unívoca cada trabajo a realizar

En el paquete de trabajo es posible identificar:

  • todas las actividades (task) y tareas a realizar
  • los insumos necesarios para llevar a cabo el trabajo y alcanzar los objetivos
  • la descripción de los resultados esperados
  • los recursos necesarios
  • la fecha de inicio y de finalización del trabajo
  • los resultados del trabajo (deliverable)
  • las actividades que no están incluidas en el proyecto
  • las responsabilidades de la tarea

 

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