Arbeitsauftrag: Was er ist und die 6 Schritte, um ihn zu erstellen

Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das die Informationen enthält, die für die Durchführung von Wartungsarbeiten erforderlich sind. Entdecken Sie, was dieser enthalten sollte und wie man ihn erstellt

Arbeitsaufträge, auch Work Orders (WO) genannt, sind die Schlüsselelemente aller Wartungsarbeiten. Sie sind das Werkzeug zur Planung von Wartungs- und Reparaturarbeiten, zur Verfolgung der  Fortschritte und zur Gewährleistung eines reibungslosen Betriebsablaufs.

Wenn Sie Facility-Management-Prozesse verwalten, sind Arbeitsaufträge für Ihre Arbeit unverzichtbar. Deshalb empfehle wir Ihnen, die Demoversion einer CMMS-Software herunterzuladen, die in der Lage ist, automatisch einen Arbeitsauftrag zu erstellen und den gesamten damit verbundenen Arbeitsablauf zu digitalisieren.

Aber was ist ein Arbeitsauftrag und wie wird er verwaltet? In diesem Artikel werden wir uns mit den wichtigsten Funktionen befassen und im Detail herausfinden, wie man einen guten Arbeitsauftrag ausführt.

Was ist ein Arbeitsauftrag für die Wartung?

Ein Arbeitsauftrag ist ein formelles Kommunikationsdokument, das die Ausführung bestimmter Wartungsarbeiten spezifiziert und ein Mitglied oder ein Arbeitsteam dazu ermächtigt.

Es ist ein hilfreiches Tool für alle, vom Wartungsmanager bis zum Techniker, da es ermöglicht, alle wichtigen Aktivitäten zu organisieren, zu priorisieren, zu verfolgen und abzuschließen.

Arten von Arbeitsaufträge

Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsaufträge:

1. Allgemeiner Arbeitsauftrag;
2. Arbeitsaufträge für vorbeugende Wartung;
3. Arbeitsaufträge für Inspektion;
4. Arbeitsaufträge für Notfälle;
5. Arbeitsaufträge zur korrektiven Wartung.

Ein Work Order, geht häufig aus Arbeitsanforderungen hervor, mit denen die Mitarbeiter, die Techniker über auszuführende Wartungsarbeiten informieren. Diese werden von einem Manager geprüft, der das Problem analysiert, die Priorität festlegt und dann die durchzuführenden Aktivitäten plant und zuweist.

Ihr Managementprozess kann auf ein progressives Schema reduziert werden, das alle verschiedenen durchzuführenden Vorgänge standardisiert.

Typisches Flussdiagramm eines Arbeitsauftrags

Workflow Arbeitsaufträge: 6 unverzichtbare Schritte

Je nach den Merkmalen des Unternehmens und den Bedürfnissen der Kunden gibt es verschiedene Möglichkeiten, einen Arbeitsauftrag zu erstellen. Um die Arbeit so effizient wie möglich zu erledigen und die Erfassung, gemeinsame Nutzung und Verwendung von Arbeitsaufträgen zu ermöglichen, können Ihnen die folgenden 6 Schritte helfen:

1. Aktivität identifizieren: das Problem und die erforderlichen Arbeiten im Detail verstehen, um die zu treffenden Maßnahmen besser einzuschätzen;
2. Prioritätensetzung: Je nach Wichtigkeit der auszuführenden Arbeit ist es notwendig, die einzelnen Aktivitäten zu organisieren und zu planen;
3. Berücksichtigung der erforderlichen Ressourcen: Schätzung der zu verwendenden Werkzeuge, Ausrüstungen und Materialien;
4. Detaillierung aller Spezifikationen: Bereitstellung der wichtigsten Informationen wie z.B. Kontaktdaten der Referenzbenutzer, Aufgabenbeschreibung, Fristen usw.;
5. Zuweisung des Arbeitsauftrags: Ermittlung des für diese Arbeiten am besten geeigneten Wartungstechnikers;
6. Erfassung und Aufbewahrung aller Unterlagen: Alle Arbeitsaufträge müssen jederzeit verfügbar und leicht einsehbar sein, daher ist es vorteilhaft, digitale Arbeitsaufträge zu erstellen die ansonsten schwer zu organisieren und aufzubewahren sind.

Was sollte in einem Arbeitsauftrag enthalten sein?

Ein Arbeitsauftrag sollte Informationen enthalten, die sich auf Folgendes beziehen:

• Art des Auftrags;
• Datum, an dem er erstellt und gesendet wurde;
• Position der Arbeit;
• Beschreibung des Auftrags
• Bestimmung des Problems;
• Wer die Arbeit genehmigt hat;
• Wer die Arbeit in Auftrag gegeben hat;
• Techniker oder Technikergruppe, die die Arbeiten abschließen muss;
• Methoden der Fertigstellung;
• Sicherheitsverfahren, die während der Arbeit einzuhalten sind;
• Zeiten zur Vervollständigung.

Es ist auch oft nützlich, Folgendes beizufügen:

• Wartungshistorie der Geräte;
• Bedienungsanleitungen
• Datenblätter;
• Anmerkungen.

Tools um einen Arbeitsauftrag effektiv zu verwalten

Um einen Arbeitsauftrag präzise und effizient zu verwalten, ist es nützlich, eine Facility-Management-Software zu verwenden, welche Technikern und Facility-Managern alle Wartungsaktivitäten erleichtert.

Es ermöglicht:

• Alle Wartungsaufträge in einem zentralen System zu verwalten, um den Überblick über alle ausgeführten Tätigkeiten zu behalten;
• Die Instandhaltungsarbeiten pünktlich und gewissenhaft zu planen;
• Die Papierdokumentation zu reduzieren;
• Die Programmierungskosten zu senken;
• Sofortigen Zugriff auf alle benötigten Informationen zu haben.

Aus all diesen Gründen ist es vorteilhaft eine CMMS-Software auszuprobieren und deren volle Potenzial zu testen!