Construction Closeout: Wie man die richtige Vorgehensweise entwickelt

Die Construction Closeout ist die Projektphase nach Bauabschluss eines Bauwerks. Schauen wir uns die Schritte an, mit denen man am besten damit umgehen kann

Ein Projekt starten, wird immer als eine einfache Sache angesehen:

• Ziele werden festgelegt;
• Pläne, Programme und Projekte werden definiert;
• und das Bauwerk wird realisiert.

Haben Sie sich jedoch jemals gefragt, wie man ein Bauwerk vollendet und abschließt?

Diese letzte Phase, die Objektbetreuung im Bauwesen, hat nichts mit der Bauleitung oder der Bauüberwachung zu tun. Unter anderem beinhaltet diese Phase eine Objektbegehung, nach der Fertigstellung des Bauwerks, zur Mängelfeststellung.

Um das Ganze bestmöglich zu verwalten, kann folgendes sehr Hilfreich sein:

• die Archivierung aller Dokumente in einem sicheren BIM Management System, das die Möglichkeit ausschließt, dass wichtige Unterlagen verloren gehen;
• die Schritte, die ich Ihnen in diesem Artikel zeige und die Ihnen helfen werden, die Phase der Objektbetreuung bestmöglich zu verwalten.

Was ist mit Construction Closeout gemeint?

Construction Closeout ist die Projektphase nach Bauabschluss und wird oft als die schwierigste angesehen, da sie im Allgemeinen die meisten Verzögerungen verursacht.

Diese Phase fällt mit der Fertigstellung der eigentlichen Bauarbeiten, vor der tatsächlichen Übergabe des Bauwerks an den Auftraggeber zusammen.

Es ist ein Prozess, bei dem viele Aspekte koordiniert werden müssen:

• die Arbeit der Auftragnehmer/Subunternehmer;
• Vermietung von Ausrüstungen;
• Verwaltung der Bauabfälle,
• Baugrob- und Baufeinreinigung;
• Übergabe der Bereiche an den Eigentümer;
• Zusammenstellung und Übergabe der Unterlagen an den Auftraggeber.

Die Construction Closeout soll sicherstellen, dass:

• alle Arbeiten fristgerecht abgeschlossen wurden;
• alle Projektmanagementprozesse durchgeführt wurden;
• die Zustimmung aller Beteiligten zu dem, was ausgeführt wurde, eingeholt wurde.

Welche Abläufe gibt es für den Abschluss der Bauarbeiten?

Die zu befolgenden Abläufe, um einen ordnungsgemäßen Abschluss der Ausführung eines Bauwerks zu entwickeln, können in 7 Schritten zusammengefasst werden:

1. Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen;
2. Überprüfung der Einhaltung der technischen Spezifikationen;
3. Übergabe an den Auftraggeber;
4. Überprüfung der Kundenzufriedenheit;
5. Abschluss der noch offenen Verträge;
6. Vorbereitung des Abschlussberichts des Projekts;
7. Archivierung mit Auswertung der Ergebnisse.

7 Schritte zum Projektabschluss

Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen

Im Zuge der Realisierung eines Bauwerks werden zahlreiche Unterlagen erstellt: Prüfberichte, Genehmigungen, Abnahmeprotokolle, Qualitäts- und Risikoberichte oder auch Kostenvoranschläge, Aufträge oder Rechnungen.

Vor dem eigentlichen Abschluss der Arbeiten müssen alle erforderlichen Unterlagen bereitliegen.

In diesem Sinne ist es nützlich, Dokumente in einer BIM Collaboration Platform zu sammeln, einer einzigen gemeinsamen Cloud-Umgebung, in der alles verwaltet werden kann.

Überprüfung der Einhaltung der technischen Spezifikationen

Es ist zu überprüfen, ob alle Systeme und Konstruktionsmerkmale im Einklang mit dem Projekt und gemäß den Anforderungen des Auftraggebers ausgeführt wurden.

Ein BIM-Informationsmodell ermöglicht es, diese Phase zu beschleunigen, da ein digitaler Zwilling die Kontrolle der verschiedenen Bauelemente automatisch erleichtert.

Übergabe an den Auftraggeber

Nach Abschluss des Überprüfungsprozesses kommt der Moment, in der die Bauabnahme mit dem Auftraggeber ansteht.

Wenn die Arbeit ordnungsgemäß durchgeführt wurde, werden keine Probleme auftreten, andernfalls ist es notwendig, Mängel aufzunehmen und die Beseitigung von festgestellten Mängel zu überwachen.

Überprüfung der Kundenzufriedenheit

Es ist sehr wichtig, das Feedback des Kunden und vor allem seine Zustimmung zu erhalten, die fast immer für den tatsächlichen Abschluss des Projekts erforderlich ist.

Um die künftige Arbeit zu verbessern, könnte es sinnvoll sein, eine Feedback-Umfrage zu erstellen, um die Ergebnisse zu analysieren und darauf aufzubauen.

Abschluss der noch offenen Verträge

Die Zustimmung des Kunden gibt die Möglichkeit, alle noch offenen Verträge zu schließen und mit der Abrechnung der verschiedenen Auftragnehmer und Lieferanten fortzufahren.

Vorbereitung des Abschlussberichts des Bauwerks

Der Projektabschlussbericht ist das letzte zu erstellende Dokument und wird von den Beteiligten verwendet, um den Erfolg des Projekts zu bewerten, positive Aspekte und Probleme zu ermitteln und den gesamten Prozess formell abzuschließen.

Der Bericht sollte eine Zusammenfassung des Projekts, seiner Ziele und Aufgaben enthalten.

Archivierung mit Auswertung der Ergebnisse

Es ist wichtig, über die erzielten Ergebnisse nachzudenken, und es wird nützlich sein, eine Reihe von Fragen zu beantworten:

• Was hat funktioniert?
• Was hat sich nicht bewährt?
• Waren die Mittel immer ausreichend?
• Welche Probleme sind aufgetreten?
• Wo müssen Verbesserungen vorgenommen werden?

Anschließend ist es möglich, das Projekt zu archivieren, wobei alle Daten erhalten bleiben.

Was sollte beim Abschluss eines Projekts beachtet werden?

Um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht und die Aufgaben abgeschlossen werden, kann es sinnvoll sein, eine Checkliste für den Projektabschluss zu erstellen. Eine eigens dafür erstellte Checkliste, mit der sichergestellt wird, dass die vorangegangenen 7 Schritte erfüllt werden und das Projekt vollständig abgeschlossen wird.

Hier können Sie sich eine Checklistenvorlage ansehen und sie dann an Ihre beruflichen Bedürfnisse anpassen.

Vorlage der Checklist Projektabschluss – Project Closeout

Was sind typische Fehler beim Abschlussmanagement?

Der Abschluss eines Bauprojekts kann durch das Auftreten einer Reihe von Problemen verändert und verzögert werden:

• Mangel an wirtschaftlichen und menschlichen Ressourcen;
• die Erstellung unvollständiger Unterlagen;
• Verlust der Projektdokumentation;
• eine zu große Anzahl an Konstruktionsvariablen;
• unzureichende Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien.

Um diese Probleme zu lösen, ist es notwendig, den Arbeitsablauf zu optimieren. Der Abschluss ist eine Phase, die bereits am Tag des Arbeitsbeginns vorbereitet werden kann, indem alle notwendigen Aktivitäten und Dienstleistungen geplant und organisiert werden.

Die Verwendung zentraler Verwaltungssysteme wie eines BIM Management Systems verhindert den Verlust wichtiger Unterlagen, während die Verwendung von grafischen Inhalten wie Diagrammen oder Zeitplänen die Analyse von Arbeitsphasen erleichtert und das Auftreten von Hindernissen oder Überschneidungen vermeidet wird.