Instandhaltungs-KPIs: Wie und welche zu überwachen sind

Die Fähigkeit, Fortschritte beim Erreichen der Instandhaltungsziele zu messen, ist einer der Schlüsselfaktoren, die den Erfolg eines Produktionssystems bestimmen. Die Instandhaltungs-KPIs dienen genau diesem Zweck: Sie bieten Unternehmen und Fachleuten im Facility Management die notwendigen Parameter und Indikatoren, um im Laufe der Zeit ihre Leistungen und operativen Fähigkeiten zu bewerten.

Im Folgenden werden wir die Bedeutung und Wichtigkeit der Instandhaltungs-KPIs näher analysieren und versuchen zu verstehen, welche Merkmale sie unterscheiden. Darüber hinaus werden wir eine detaillierte Liste der wichtigsten Kennzahlen bereitstellen, die jede Organisation verfolgen sollte, um die Geschäftsprozesse zu optimieren und die Effektivität der Instandhaltungspraktiken zu verbessern.

Bevor wir das Thema vertiefen, empfehle wir Ihnen, eine Facility Management Software zu verwenden, um alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Überwachung von Kennzahlen und KPIs optimal zu verwalten. Dieses Werkzeug ist in der Tat eine unverzichtbare Unterstützung, um die wesentlichen Ziele der Instandhaltung zu erreichen.

Was sind die Instandhaltungs-KPIs?

Die Schlüsselindikatoren für die Leistung, die einfach als KPIs (Key Performance Indicators) bekannt sind, sind Referenzparameter, die mit den Unternehmenszielen verbunden sind und dazu dienen, den Verlauf und die Effektivität der strategischsten Prozesse zu überwachen. Sie liefern nützliche Informationen über die Leistung einer Organisation insgesamt.

Die Instandhaltungs-KPIs helfen insbesondere Unternehmen und Facility Managern, durch die Analyse der Instandhaltungsdaten die Fortschritte im Bereich der Instandhaltung zu quantifizieren, indem sie die bereits erreichten Ergebnisse, die noch zu erreichenden Ziele und alle Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, hervorheben.

Wenn das Endziel einer Organisation beispielsweise darin besteht, die Produktionskosten um einen bestimmten Betrag zu senken, da die Instandhaltung einen der Faktoren darstellt, die direkt auf das Erreichen dieses Ziels Einfluss nehmen, kann es für ein Unternehmen nützlich sein, die Leistungskennzahlen in Bezug auf die Abteilungskosten, die Ausfallzeiten der Geräte und die ordnungsgemäße Verwaltung der Arbeitsaufträge zu überwachen.

Die Bedeutung der KPIs im Instandhaltungsmanagement

Wie bereits erwähnt, messen die Instandhaltungs-KPIs den Verlauf des Unternehmens beim Erreichen seiner Instandhaltungsziele, wie z.B. der Reduzierung von Ausfallzeiten oder der Senkung von Kosten. Diese, zusammen mit anderen Werten, die von den Instandhaltungs-KPIs überwacht werden, stellen Referenzpunkte für jedes Unternehmen dar und heben den Verlauf des implementierten Instandhaltungsprozesses hervor, wobei etwaige Lücken aufgezeigt werden, die vom Erreichen der Endziele abhalten.

Natürlich hat jedes Unternehmen unterschiedliche Instandhaltungsziele in Bezug auf den spezifischen Sektor, in dem es tätig ist, aber die Bedeutung bestimmter Schlüsselindikatoren ist allgemein anerkannt, darunter:

• Effizienz der Instandhaltungsprozesse;
• Kosten und Ausgaben für Eingriffe;
• Sicherheit und gesetzliche Konformität;
• Leistung der Aktivitäten;
• Ausfallzeiten;
• Verwaltung der Arbeitsaufträge;
• Bestandsverwaltung.

Was sind die Instandhaltungsmetriken?

Die Instandhaltungsmetriken sind gut definierte und quantifizierbare Messungen, die es ermöglichen, die tägliche Instandhaltungsaktivität innerhalb eines Unternehmens zu überwachen, und sie sollen den Fachleuten des Sektors helfen, die Leistung von Personen, Maschinen, Ressourcen, Prozessen und mehr zu bewerten.

Einfacher ausgedrückt, bieten diese Messungen ein genaues und zuverlässiges Bild davon, wie alles und alle innerhalb einer Einrichtung arbeiten, und sind entscheidend, um die Entscheidungsprozesse zu leiten und die Effektivität der Instandhaltungspraktiken kontinuierlich zu verbessern.

Die am häufigsten verwendeten Metriken können in drei verschiedene Kategorien unterteilt werden, die im Folgenden aufgeführt sind:

• Ressourcennutzungsmetriken, die verwendet werden, um die Ausfallraten von Geräten zu überwachen und die Betriebsbedingungen jeder einzelnen Anlage oder Maschine zu bewerten;
• Betriebsmetriken, die dazu dienen, die Effektivität der Instandhaltungsprogramme zu quantifizieren und die Leistung der verschiedenen Abteilungen bei der Erreichung der darin festgelegten Ziele zu analysieren;
• Bestandsmetriken, die helfen, Strategien zur Kontrolle, Verfolgung und Verwaltung von Beständen und Ersatzteilen zu optimieren.

Typen von Instandhaltungsmetriken

Wartungsmetriken und Instandhaltungs-KPIs: Was ist der Unterschied

Wartungsmetriken und Instandhaltungs-KPIs sind sehr ähnliche Parameter und werden oft austauschbar verwendet, aber es gibt einen Unterschied zwischen diesen beiden Konzepten, da die Instandhaltungs-KPIs Zahlen sind, die die Endziele der Organisation mit den Wartungsleistungen verbinden, während die Wartungsmetriken die Wartungsleistungen mit der Effektivität der täglichen Wartungsprozesse verbinden.

Mit anderen Worten, die Schlüsselindikatoren für die Leistung dienen dazu, die Ziele festzulegen, auf die Sie hinarbeiten möchten, und um die Ergebnisse in Bezug auf die festgelegten Ziele zu dimensionieren. Die Metriken hingegen dienen dazu, die täglichen Wartungsaktionen mit den zu überwachenden Leistungen zu verbinden und stellen die Bausteine dar, mit denen die Instandhaltungs-KPIs erstellt werden können.

6 Haupt-KPIs der Wartung, die überwacht werden sollten

Die Instandhaltungs-KPIs sind lebenswichtige Indikatoren, damit der Wartungsprozess effizient und effektiv funktioniert. Es gibt verschiedene Schlüsselindikatoren für die Leistung, und ihre Bedeutung ist eng mit dem Anwendungsbereich, den Zielen, die erreicht werden sollen, und dem Typ der zu verwaltenden Ressourcen verbunden, weshalb nicht alle KPIs für jedes Unternehmen die gleiche Bedeutung haben.

Es ist jedoch möglich, eine Liste der bedeutendsten Parameter zu definieren, auf die sich jede Organisation konzentrieren sollte, um die Auswirkungen und die Gültigkeit ihrer Wartungsstrategien zu bewerten. Diese Liste umfasst:

• Mean Time Between Failure (MTBF): Dies ist ein Parameter, der nur für reparierbare Güter gemessen werden kann und dazu dient, die durchschnittliche Zeit zu quantifizieren, die zwischen dem Auftreten eines Ausfalls und dem Beginn des nächsten vergeht, während der normalen Betriebszeit eines Geräts. Je höher die durchschnittliche Zeit zwischen den Ausfällen, desto größer ist die Fähigkeit der Anlage, korrekt und ohne Unterbrechungen zu funktionieren. Zu wissen, wie lange ein bestimmtes Gerät halten wird, ermöglicht es Ihnen, sich frühzeitig auf Fehlerereignisse vorzubereiten und die Strategien für die präventive Wartung zu optimieren;
• Mean Time To Repair (MTTR): Dies ist ein Maß für die Wartungsfreundlichkeit der reparierbaren Elemente und dient dazu, die durchschnittliche Zeit zu quantifizieren, die das Wartungsteam benötigt, um ein defektes Asset zu reparieren. Dieser Parameter hat einen erheblichen Einfluss auf die Gewinne einer Organisation, da ein zu hoher Wert zu Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung oder zum Nichterreichen der Unternehmensziele führen kann. Der Mean Time To Repair umfasst spezifisch die Zeit, die benötigt wird, um das Problem zu diagnostizieren, die Reparaturzeit, die Testphase und die Rückkehr zu den normalen Betriebsbedingungen. Die Überwachung dieser Metrik ist der Schlüssel zur Identifizierung und Beseitigung von Ineffizienzen in den nicht geplanten Wartungsprozessen;
• Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der Ressourcen: An diesem Punkt sind die KPIs tatsächlich zwei und beide sind, komplementär, grundlegend für die Planung und Kontrolle der Wartung (Maintenance Planning and Control MPC). Das Hauptziel der MPC ist es, die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der Güter zu gewährleisten und zu erhöhen, die die Produktivität optimieren, und dies geschieht genau durch:
  • die Verfügbarkeit, also die Fähigkeit eines Elements, eine bestimmte Funktion zu einem bestimmten Zeitpunkt oder für einen bestimmten Zeitraum auszuführen;
  • die Zuverlässigkeit, definiert als die Wahrscheinlichkeit, dass eine Ressource ihre Funktion optimal während eines bestimmten Zeitraums erfüllt (dazu empfehlen wir Ihnen, eine nützliche Vertiefung zum Konzept der Zuverlässigkeit im Wartungsbereich eines Assets zu lesen);
• Backlog: Das Backlog wird als eine geordnete Liste der durchzuführenden Aktivitäten und der zu verwaltenden Prioritäten definiert, um die festgelegten Wartungsziele zu erreichen. Dieser Parameter bezieht sich insbesondere auf die Arbeitszeit, die erforderlich ist, um die aufgelisteten Aktivitäten auszuführen (aus diesem Grund wird er in Minuten, Stunden, Tagen, Wochen, Monaten usw. ausgedrückt) und gibt eine Vorstellung vom Verhältnis zwischen Arbeitslast und der Fähigkeit, diese auszuführen;
• Ausfallzeiten: Ungeplante Maschinenstillstände verursachen offensichtlich Störungen und Verluste sowohl in Bezug auf die Produktion als auch auf die Finanzen. Die negativen Auswirkungen der Ausfallzeiten können in zwei Kategorien unterteilt werden:
  • greifbare Kosten: leicht quantifizierbar, umfassen sie Verluste an Kapazität, Produktion, Arbeitskraft, Beständen und Gewinnen;
  • immaterielle Kosten: schwer zu berechnen, können aber bedeutender sein als die greifbaren Kosten. Sie umfassen Faktoren wie Reaktionsfähigkeit und Stress;
• die Wartungskosten als Prozentsatz des geschätzten Ersatzwerts (MC/ERV): Dies ist ein wichtiger finanzieller Leistungsindikator und stellt eine Möglichkeit dar, die Wartungskosten (MC) für jedes Stück Ausrüstung zu analysieren. Die Bedeutung dieses Indikators hängt mit der Möglichkeit zusammen, zu bewerten, inwieweit es rentabel ist, ein Gut zu reparieren oder zu warten, und wann es sinnvoller ist, ein neues zu kaufen.

Zu überwachende KPIs

Wie man die Instandhaltungs-KPIs misst

Jetzt, da wir die bedeutendsten Instandhaltungs-KPIs gesehen haben, die es zu überwachen gilt, sollten wir  verstehen, welche Werkzeuge tatsächlich zur Berechnung und Überwachung dieser Parameter verwendet werden können.

Ein gutes CMMS (Computerized Maintenance Management System) ist sicherlich die beste Lösung, um genaue Informationen von jeder Ressource zu sammeln und einen umfassenden, kontinuierlichen und zuverlässigen Überblick über jeden Instandhaltungsprozess zu erhalten.

Diese Systeme sind speziell dafür konzipiert, die Verwaltung der verschiedenen Aktivitäten (auch aus der Ferne) zu vereinfachen und vollständig automatisierte Berichte bereitzustellen, die helfen, den Entscheidungsprozess zu verbessern und den Fortschritt in Richtung der endgültigen Instandhaltungsziele zu messen.

Best Practices zur Optimierung der Leistung durch KPIs

Die Identifizierung der für Ihr Unternehmen wichtigen KPIs ist nur der erste Schritt zur Optimierung der Effizienz der Instandhaltungsabläufe. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, sie zu implementieren und optimal zu nutzen, um die Leistung zu steigern.

Im Folgenden empfehlen wir Ihnen die Schlüsselschritte, um das Beste aus Ihren Instandhaltungs-KPIs herauszuholen:

• Relevante KPIs identifizieren: Der erste und grundlegende Schritt besteht darin, die richtigen KPIs basierend auf den Zielen Ihres Unternehmens und der Art der zu überwachenden Ressourcen auszuwählen. Wenn beispielsweise Ihre Priorität darin besteht, die Ausfallzeiten zu reduzieren, können Sie Indikatoren wie die mittlere Zeit zwischen Ausfällen (MTBF) und die Ausfallzeit der Geräte überwachen. Wenn das Ziel hingegen die Kosteneinsparung ist, ist es sinnvoll, sich auf die Instandhaltungskosten pro Einheit (MC) zu konzentrieren;
• Parameter und Ziele festlegen: Dieser Schritt ist nützlich, um die Parameter zu identifizieren, die die Branchenstandards oder die Ziele Ihres Unternehmens widerspiegeln, und bietet eine Grundlage zur Messung des Fortschritts und zur Identifizierung von Verbesserungsbereichen;
• Daten sammeln und analysieren: Die Daten, ihre Qualität und ihre Analyse sind ebenso wichtig wie die KPIs. Zu diesem Zweck ist es hilfreich, wie im vorherigen Abschnitt vorgeschlagen, Instandhaltungsmanagement-Software (CMMS) zu implementieren, um genaue Informationen für jeden KPI zu sammeln und vor allem zu analysieren;
• Auf Basis von Informationen handeln: Sobald die Daten gesammelt und analysiert wurden, ist es unerlässlich, schnell zu handeln, um konkrete Verbesserungen zu erzielen. Wenn die Analyse zeigt, dass die Leistung Ihres Unternehmens unter den Erwartungen liegt, ist es beispielsweise ratsam, Maßnahmen zu ergreifen, um die Verfahren zu standardisieren oder die Schulung des Personals zu verbessern. Das Ziel ist es, diese Daten zu nutzen, um Änderungen vorzunehmen, die sich direkt auf die Leistung auswirken;
• Ergebnisse kommunizieren: Der Austausch ist entscheidend für den Erfolg. Es ist daher sinnvoll, regelmäßig die KPI-Daten an Ihr Team und die Interessengruppen zu berichten, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und auf die gleichen Ziele hinarbeiten;
• KPIs überprüfen und anpassen: Die anfängliche Auswahl der KPIs ist nicht statisch. Die Leistungsindikatoren sollten sich zusammen mit dem Unternehmen weiterentwickeln. Es ist unerlässlich, die Instandhaltungs-KPIs regelmäßig zu überprüfen und sie an die Unternehmensziele oder sich ändernde operative Gegebenheiten anzupassen, um maximale operative Effizienz zu gewährleisten.

Um die Effizienz der Instandhaltung zu optimieren, gibt es weitere gute Praktiken, die von der Erstellung eines Programms für die präventive Instandhaltung bis hin zu einer angemessenen Schulung des Personals reichen.

Wenn auch Sie nach dem geeigneten Werkzeug suchen, um die Instandhaltungs-KPIs und -Metriken automatisch zu berechnen und zu verfolgen, lassen Sie sich sofort von einer Facility Management Software unterstützen, dem System, das Ihnen hilft, die Leistung Ihrer Geräte zu analysieren, die Notwendigkeit komplexer manueller Berechnungen zu beseitigen und ein unverzichtbares Werkzeug zur Überwachung aller Aspekte, Prozesse oder Aktivitäten im Zusammenhang mit der Instandhaltung Ihrer Ressourcen darstellt.

FAQ – Instandhaltungs-KPIs

Was versteht man unter Maintenance KPI?

Die Maintenance KPIs (Key Performance Indicators) sind Schlüsselindikatoren, die verwendet werden, um die Effektivität, Effizienz und Zuverlässigkeit der Instandhaltungsprozesse zu messen. Sie helfen Unternehmen, die Leistung der Anlagen zu überwachen, Ausfallzeiten zu reduzieren, Ressourcen zu optimieren und die Betriebskosten zu kontrollieren.

Was sind die wichtigsten KPIs zur Überwachung der Ausfallzeiten?

• Asset-Verfügbarkeit: Der Prozentsatz der Zeit, in der ein Asset tatsächlich verfügbar ist, um zu arbeiten, im Verhältnis zur Gesamtzeit.
• Geräteausfallzeit: Gesamte ungeplante Ausfallzeit der Geräte.
• Mean Time Between Failures (MTBF): Durchschnittliche Zeit zwischen einem Ausfall und dem nächsten.
• Mean Time To Repair (MTTR): Durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um ein Asset nach einem Ausfall wiederherzustellen.
• Geplante Wartungsstillstandszeit: Geplante Ausfallzeit für präventive Wartungsaktivitäten.

Wie misst man die Leistung im Management von Arbeitsaufträgen?

• Instandhaltungsrückstand: Zeit, die benötigt wird, um alle überfälligen Instandhaltungsaktivitäten abzuschließen.
• Instandhaltungsüberstunden: Anzahl der Überstunden, die für Instandhaltungsaktivitäten aufgewendet werden, nützlich zur Identifizierung übermäßiger Arbeitslasten oder Ineffizienzen.
• Mean Time to Complete Work Order (MTTC): Gibt die durchschnittliche Zeit an, die benötigt wird, um einen Arbeitsauftrag abzuschließen, vom Zeitpunkt seiner Eröffnung bis zur Schließung.
• Planungseinhaltung: Maß für die Übereinstimmung zwischen geplanten Aktivitäten und tatsächlich durchgeführten Aktivitäten.
• Abschlussquote von Arbeitsaufträgen: Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeitsaufträge im Verhältnis zu den geplanten.

Gibt es KPIs zur Überwachung der Instandhaltungskosten?

• Kosten pro Arbeitsauftrag: Misst die durchschnittlichen Kosten, die für jeden abgeschlossenen Arbeitsauftrag anfallen.
• Instandhaltungskosten als Prozentsatz des Ersatzwerts von Anlagen (MC/RAV): Verhältnis zwischen den Instandhaltungskosten und dem Ersatzwert der Anlagen, nützlich zur Bewertung der Wirtschaftlichkeit zwischen Reparatur und Ersatz.
• Instandhaltungskosten: Gesamtausgaben für Instandhaltungsmaßnahmen in einem bestimmten Zeitraum.

Welche KPIs helfen, die Leistung der Anlagen zu bewerten?

• Anlagenzuverlässigkeit: Misst die Wahrscheinlichkeit, dass ein Asset über einen bestimmten Zeitraum ohne Ausfälle korrekt funktioniert.
• Ausfallrate: Dieser KPI misst die Häufigkeit, mit der ein Asset in einem bestimmten Zeitraum ausfällt. Er ist entscheidend für die Bewertung der Stabilität und Vorhersehbarkeit der Leistung eines Assets auf lange Sicht.
• Overall Equipment Effectiveness (OEE): Kombiniert Verfügbarkeit, Leistung und Qualität, um die Gesamteffizienz der Geräte zu messen.
• Geplante Wartungsquote (PMP): Gibt den Prozentsatz der präventiven Wartung im Verhältnis zur Gesamtheit an.

Warum ist es wichtig, die Maintenance KPIs zu überwachen?

Die Maintenance KPIs ermöglichen es, Ineffizienzen zu identifizieren, die Nutzung der Ressourcen zu optimieren, Kosten zu senken, plötzliche Ausfälle zu verhindern und die Zuverlässigkeit der Anlagen zu verbessern. Ohne messbare Daten ist es unmöglich, kontinuierliche Verbesserungsstrategien in der Instandhaltung umzusetzen.

Was ist der Unterschied zwischen Instandhaltungs-KPIs und Instandhaltungsmetriken?

• Die KPIs sind direkt mit den strategischen Unternehmenszielen verbunden und messen die Gesamteffektivität der Prozesse.
• Die Metriken sind spezifischere und operationale Maße, die die KPIs speisen, wie die Anzahl der Eingriffe, die aufgewendeten Arbeitsstunden oder die durchschnittlichen Zeiten.

Wie analysiert man die Instandhaltungs-KPIs effektiv?

Die Nutzung eines CMMS (Computerized Maintenance Management System) ist entscheidend, um Daten in Echtzeit automatisch zu sammeln und zu analysieren, Berichte zu generieren und strategische Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger und aktueller Informationen zu unterstützen.