Was ist das BIM Document Management: Verwaltung von Dokumenten im BIM-Prozess

Mit dem Aufkommen von BIM in der Bauindustrie und seiner Verpflichtung bei öffentlichen Aufträgen sind die Akteure im AEC-Sektor gefordert, neue Herausforderungen in Bezug auf die Arbeitsorganisation und die entsprechenden Werkzeuge zu meistern. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie diesen Wandel optimal bewältigen, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und die Verwaltung Ihres Workflows zu optimieren.

In diesem Kontext gewinnt die Verwaltung von Daten und Dokumenten, die mit jedem Bauantrag verbunden sind, sowie die Nutzung der richtigen Werkzeuge dafür (das sogenannte BIM-Dokumentenmanagement), strategische Bedeutung.

In diesem Artikel werden wir uns mit BIM-Dokumentenmanagement befassen und die Vorteile, die es für Ihre Arbeit haben kann, und die wichtigsten Werkzeuge für das BIM-Dokumentenmanagement.

In diesem Zusammenhang stellen wir Ihnen auch eine übersichtliche Tabelle der Funktionen von Autodesk BIM 360 docs und usBIM zur Verfügung, um Ihnen bei der Auswahl der für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Lösung zu helfen.

BIM-Dokumentenmanagement | Dokumentenverwaltung mit usBIM

Was ist das BIM-Dokumentenmanagement

Wir wissen, dass BIM nicht nur 3D-Modellierung ist und dass sein Wert über das Design und den Bau hinausgeht, über den gesamten Lebenszyklus des Vermögenswerts: es liefert Daten, die ein Techniker oder ein Betreiber für das Management von Anlagen, die Wartung, die Renovierung bis hin zur möglichen Demontage des Objekts nutzen kann.

Im BIM sind Daten fundamental, und ihre gemeinsame Nutzung zwischen den verschiedenen Akteuren, die in den verschiedenen Phasen des Lebenszyklus tätig sind, ist ebenfalls entscheidend: deshalb spielen BIM-Daten im Allgemeinen eine wichtige Rolle im gesamten Prozess.

Das BIM-Dokumentenmanagement bezeichnet ein organisiertes System zur Verwaltung von Daten und Dokumenten im BIM-Prozess, das es ermöglicht, alles in digitalen Ordnern und Archiven unter Kontrolle zu halten, wodurch die Erstellung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung aller Dokumente einfacher und effektiver wird.

Die Schaffung eines effektiven Dokumentenmanagementsystems für ein Bauprojekt ist eine grundlegende Komponente des Erfolgs. Ein effektives System schließt die Lücke zwischen Planung und Bau, indem es den Prozess des Dokumentenmanagements digitalisiert.

Aber wie ist das möglich? Und mit welchen Werkzeugen? Welche Eigenschaften müssen diese Softwarelösungen haben?

Die Antwort ist die Zentralisierung aller Projektdaten in einem einzigen Daten-Repository und die Verbindung der Stakeholder und Arbeitsabläufe des Projekts, von der Planung über den Bau bis zur Demontage, durch Technologien, die in der Lage sind, integrierte Dokumentensysteme zu erstellen und zu verwalten, die online mit BIM- und IFC-Modellen verbunden sind.

Die Nutzung der Leistungsfähigkeit eines Cloud-Repositories erhöht die Effizienz, verbessert die Qualität und reduziert die Risiken.

Im Allgemeinen wird das Dokumentenmanagement im BIM-Prozess durch Software oder Online-Plattformen gewährleistet, in denen Prozesse zur Erfassung, Speicherung und Abfrage von Dateien vielseitig erstellt und organisiert werden können. Tatsächlich können Sie über die Gestaltung des Arbeitsablaufs nachdenken, um jeder Person die entsprechenden Verantwortlichkeiten und erforderlichen Berechtigungen zuzuweisen.

Eine BIM-Software für das Dokumentenmanagement muss eine Mindestanzahl an Funktionen erfüllen, um als effizient angesehen zu werden:

• den Zugang und die Nutzung online gewährleisten, indem eine Cloud-Umgebung genutzt wird;
• die Suche nach Dokumenten durch spezielle Befehle erleichtern;
• die Versionen und Korrekturen der verschiedenen Dateien optimal verwalten;
• die Zuweisung differenzierter Rollen mit entsprechenden Berechtigungen für eine höhere Effizienz in der gesamten Organisation des Arbeitsablaufs ermöglichen;
• mindestens die gängigsten Dateien in der Bauindustrie anzeigen (IFC, dxf/dwg, office, pdf usw.);
• die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teammitgliedern erleichtern;
• den Fluss von Anfragen für Änderungen oder mögliche Probleme in den Dokumenten verwalten.

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Warum das BIM-Dokumentenmanagement in der digitalen Bauweise unerlässlich ist

Das BIM-Dokumentenmanagement ist in der digitalen Bauweise unerlässlich, da es ermöglicht, alle Informationen, die während des Lebenszyklus eines Projekts generiert werden, strukturiert zu organisieren, zu teilen und zu kontrollieren. In einem Kontext, in dem Architekten, Ingenieure, Unternehmen und Auftraggeber gleichzeitig an denselben Modellen und Dokumenten arbeiten, vermeidet ein zentrales System Fehler, Duplikationen und Datenverluste.

Ein Hauptvorteil ist die Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle Stakeholder immer mit der neuesten aktualisierten Version der Dateien arbeiten. Dies reduziert das Risiko von Planungsinkonsistenzen drastisch und verbessert die Gesamtqualität des Projekts. Darüber hinaus ermöglicht die Nachverfolgbarkeit von Änderungen, zu überwachen, wer was und wann gemacht hat, was Transparenz und Verantwortung erhöht.

Das BIM-Dokumentenmanagement unterstützt auch die interdisziplinäre Zusammenarbeit, indem es den Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Softwarelösungen und Formaten erleichtert. Auf diese Weise werden die typischen Informationssilos traditioneller Methoden abgebaut und ein flüssigerer und effizienterer Arbeitsablauf gefördert.

Schließlich hilft ein gut strukturiertes BIM-System in einem zunehmend digitalisierten und normgerechten Sektor, Standards, vertragliche Anforderungen und Qualitätskontrollverfahren einzuhalten. Dies führt zu einer Reduzierung von Zeit, Kosten und Risiken im gesamten Prozess, von der Planung über den Bau bis hin zum Management des Werks.

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Was sind die Vorteile des BIM-Dokumentenmanagements

Die Aktivitäten im Bauwesen haben den Informations- und Dokumentenfluss lange Zeit unangemessen verwaltet. Dies hat zu leicht vermeidbaren wirtschaftlichen Verlusten geführt.

Die Suche nach Informationen in nicht geteilten digitalen Archiven oder zwischen noch nicht digitalisierten Papierdokumenten sind Aspekte, die auch heute noch viele Realitäten betreffen. Dies führt weiterhin zu Ineffizienzen in der AEC-Welt und zwischen allen beteiligten Akteuren.

Mit dem BIM-Dokumentenmanagement wird eine höhere Effizienz der Prozesse erreicht, mit einer signifikanten Reduzierung der Kosten und des Datenverlusts.

Die Gründe sind offensichtlich, darunter:

• die Nutzung der Cloud als Austauschkanal;
• Informationen werden schnell und ordentlich organisiert;
• eine bessere Verwaltung der Informationen in Bezug auf die im Prozess erhaltene Rolle.

BIM Document-Management | Teilen und Verwaltung von Informationen

Die Vorteile sind zahlreich.

Tatsächlich revolutionieren Sie Ihre Arbeitsweise, optimieren die Arbeitszeit, reduzieren die Risiken aufgrund schlechter Kommunikation und machen das gesamte System effizienter:

• Das Team kann an derselben Datei arbeiten und Missverständnisse vermeiden, dank der automatischen Versionsverwaltung;
• Der Zugriff auf Informationen ist von jedem Gerät und von jedem Ort aus möglich;
• Die Berechtigungen, die verschiedene Personen für eine bestimmte Datei haben, werden kontrolliert, wobei zwischen denen unterschieden wird, die das Recht auf Anzeige und Bearbeitung haben, und denen, die nur anzeigen können;
• Es ist möglich, die Dateien sowohl im 2D- als auch im 3D-Format anzuzeigen und zu überprüfen, auch auf kollaborative Weise.

Die am häufigsten verwendeten Lösungen für das BIM-Dokumentenmanagement

Wenn Sie gemeinsam mit Kollegen oder Partnern an Projekten arbeiten, ist neben einer guten Kommunikation das Dokumentenmanagement von grundlegender Bedeutung. Eine chaotische oder ineffiziente Situation kann zu enormen Managementproblemen führen, was zu höheren Kosten und längeren Zeiten führt.

Deshalb benötigen Sie eine Software, die Ihnen hilft, die Zusammenarbeit des gesamten Teams in den verschiedenen Phasen des Lebenszyklus des Projekts effizient zu gestalten.

Autodesk BIM 360 Docs und usBIM sind zwei der am häufigsten verwendeten Lösungen für das BIM-Dokumentenmanagement, die es Ihnen ermöglichen, alles einfach und effektiv im Griff zu behalten.

Die Funktionen für das BIM-Dokumentenmanagement von Autodesk BIM 360 Docs und usBIM im Vergleich

Im Folgenden findest Sie eine zusammenfassende Tabelle der wichtigsten Eigenschaften und Funktionen der beiden Lösungen.

Hauptmerkmale einer BIM-Dokumentenmanagement-Software

Eine BIM-Dokumentenmanagement-Software muss den komplexen Anforderungen des digitalen Bauens gerecht werden, bei dem Daten, Modelle und Dokumente für alle beteiligten Akteure stets zugänglich, aktuell und konsistent sein müssen. Ihre Hauptmerkmale drehen sich um Effizienz, Kontrolle und Zusammenarbeit.

Zunächst ist die Zentralisierung der Informationen von grundlegender Bedeutung: Alle Dokumente (BIM-Modelle, grafische Ausarbeitungen, Berichte, Leistungsverzeichnisse) müssen in einer einzigen, gemeinsamen Umgebung gespeichert werden, die oft als Common Data Environment (CDE) bezeichnet wird. Dies ermöglicht eine „einheitliche Quelle der Wahrheit“, wodurch Duplikate und Abweichungen vermieden werden.

Ein weiteres Schlüsselmerkmal ist die Versionskontrolle. Die Software muss jede Änderung an den Dokumenten nachverfolgen, ein vollständiges Protokoll führen und die Wiederherstellung früherer Versionen ermöglichen. Dies gewährleistet Zuverlässigkeit und reduziert das Risiko von Fehlern durch die Verwendung veralteter Dateien.

Das Management von Berechtigungen und Rollen ist ebenfalls entscheidend: Jeder Benutzer sollte nur auf die für seine Rolle relevanten Informationen zugreifen können (Planer, Bauleiter, Unternehmen usw.). Dies schützt nicht nur sensible Daten, sondern organisiert auch die Verantwortlichkeiten klar.

Ein gutes BIM-System sollte zudem fortschrittliche Kollaborationstools bieten, wie z. B. die Echtzeitfreigabe, Kommentare zu Dokumenten, das Management von Revisionen und Genehmigungsabläufen. Diese Funktionen verbessern die Kommunikation zwischen den Teams und beschleunigen die Entscheidungsprozesse.

Die Kompatibilität mit Standardformaten (wie IFC, DWG und PDF) ist unerlässlich, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Softwarelösungen und Disziplinen zu gewährleisten. Das System muss in der Lage sein, diese Dateien ohne Informationsverlust anzuzeigen, zu speichern und zu verwalten.

Schließlich darf die Nachverfolgbarkeit und Auditierung der Aktivitäten nicht fehlen: Jede auf der Plattform durchgeführte Aktion muss protokolliert werden, um den Fortschritt des Projekts zu überwachen und die Einhaltung der Verfahren zu überprüfen. Hinzu kommen Funktionen wie die erweiterte Suche, die Automatisierung von Workflows und der Cloud-Zugang, die das System noch leistungsfähiger und flexibler machen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine effektive BIM-Dokumentenmanagement-Software nicht nur ein digitales Archiv ist, sondern ein strategisches Werkzeug, das die Koordination, Qualität und Governance des gesamten Projekts unterstützt.

Wie Sie die beste Lösung für das BIM-Dokumentenmanagement auswählen

Es ist schwierig festzustellen, welche die beste Lösung ist; Sie können jedoch die am besten geeignete für Ihre Arbeitsanforderungen auswählen, indem Sie die Ziele, die Größe der Projekte und des Teams, mit dem Sie arbeiten, bewerten.

Neben den in der vorherigen Tabelle analysierten Funktionen ist es auch wichtig, die Verkaufsoptionen zu bewerten.

Autodesk BIM 360 Docs bietet eine einzige Konfiguration an, die mit einem monatlichen oder jährlichen Abonnement erworben werden kann und alle Funktionen umfasst, ohne die Möglichkeit, die Lösung an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

usBIM hingegen ist ein skalierbares und konfigurierbares System, bei dem Sie nur den Speicherplatz und die Anwendungen erwerben können, die Sie benötigen. Darüber hinaus ist es eine Plattform, die sich mit zahlreichen Anwendungen integriert, mit denen Sie verschiedene Aspekte des BIM-Designs verwalten können (Kollisionsprüfung, Code-Überprüfung, VRi, Management von Issues, GIS und vieles mehr).

Sie können beginnen, Ihre Bauunterlagen mit einer kostenlosen BIM-Dokumentenmanagement-Lösung zu verwalten und den Speicherplatz sowie die Anwendungen je nach den verschiedenen Anforderungen, die in der Arbeit auftreten, zu erweitern.

Wie Sie auf usBIM zugreifen

Folgend finden Sie alle Schritte, um auf usBIM zuzugreifen und wie Sie die vielen Vorteile der Software nutzen können.

1. Gehen Sie auf die Seite von usBIM;
2. Melden Sie sich mit Ihren myACCA-Zugangsdaten an.

Wenn Sie noch keine Zugangsdaten haben;

Registrieren Sie sich auf der ACCA-Website, indem Sie alle Daten ausfüllen und alle Schritte befolgen. Sobald Sie fertig sind, folgen Sie den zuvor genannten Schritten (1. und 2.).

Jetzt können Sie alle Möglichkeiten der Software nutzen und sofort mit zahlreichen Anwendungen und einem 10 GB kostenlosen Cloud-Speicher beginnen, dann wählen Sie die Anwendungen aus, die Sie benötigen, und konfigurieren Sie usBIM nach Ihren Bedürfnissen.

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