WBS (Work Breakdown Structure), worum es sich handelt und wie sie verwendet wird
Work Breakdown Structure, worum es sich handelt und welche die Regeln für eine korrekte Anwendung sind. Hier das Verfahren, der Gliederung eines Projekts in einzelne detaillierte Bestandteile
Um ein Projekt bestmöglich zu entwickeln, muss es in allen einzelnen Phasen analysiert werden. Viele komplexe Projekte beinhalten die Durchführung verschiedener Aktivitäten, die ohne angemessene Planung und Organisation schwer umsetzbar sind.
Damit alle Phasen eines Projekts verständlich realisiert werden, kommt uns die WBS (Work Breakdown Structure), auch als „strukturierte Gliederung des Projekts“ bezeichnet, zur Hilfe: Es handelt sich um eine in USA entwickelte Methode, die für die Strukturierung und klare definition aller Aktivitäten eines Projekts nützlich ist.
Was ist die WBS
Die WBS ist ein Werkzeug zur analytischen Gliederung eines Projekts in einzelne Bestandteile.
Das Ziel ist es, die Arbeit mittels handlicherer Elemente zu organisieren und das Verständnis des Projekts zu vereinfachen, um allen Beteiligten (Stakeholdern) die Phasen und Aktivitäten zu vermitteln, die zur Erreichung eines Ziels notwendig sind.
Die WBS kann im Allgemeinen auf jeden Projekttyp angewendet werden, wie zum Beispiel:
- Bauauftrag
- Bau eines Gebäudes
- Organisation der Aktivitäten einer Baustelle
- Entwurf eines Artefakts
- und weitere.
Die WBS bietet dem Projektmanager eine wertvolle Hilfe, insbesondere bei der Definition und Organisation der Aktivitäten komplexer Projekte.
Mit dem WBS-Tool wird das Projekt in hierarchischen Komponenten (z.B. Unterobjekte, Aktivitäten und spezifische Aufgaben) zerlegt. Diese verfügen über einen immer größeren Detaillierungsgrad und folgen einem Top-Down-Ansatz, d.h. ausgehend von Makrobereichen werden sie in immer kleineren Teilen zerlegt.
Jede Ebene repräsentiert immer detaillierte Teile des Projekts.
Es gibt keine definierte Anzahl an Ebenen: die Gliederung hängt von der Komplexität des Projekts ab. Sie endet, wenn die letzte Hierarchieebene einen Detaillierungsgrad aufweist, bei dem:
- eindeutig die einzelne Arbeit, die ausgeführt werden soll, beschrieben wird
- die Zuweisung der Führungsverantwortung ermöglicht wird
Wie man eine WBS darstellt
Die WBS wird in der Regel in grafischer Form (Baumstruktur) oder beschreibend (Indexstruktur) dargestellt.
Damit die WBS konkrete Ergebnisse bringt, muss das zu erreichende Ziel bereits in der ersten Phase klar sein.
Bevor die Arbeit an jeder einzelnen Aktivität beginnt, kann die Gliedrung schrittweise neu definiert werden.
Baumstrukturdiagramm
Indexstruktur
Work Package in WBS
Das grundlegende Ziel der WBS besteht darin, auf der letzten Ebene der Zerlegung die so genannten „work package“ oder Arbeitspakete zu identifizieren.
Im Arbeitspaket sind alle Anweisungen aufgeführt, welche zum Erreichen einer bestimmten Aktivität und Aufgabe ausgeführt werden müssen.
Work Package (Arbeitspakete) in einer WBS
Damit die Gliederung als optimal betrachtet werden kann, muss jedes Arbeitspaket:
- klar und prägnant beschrieben sein
- sich von anderen Arbeitspaketen unterscheiden
- die Zuordnung der Aufgabe/Aktivität zu einem einzelnen Manager vorsehen
- die einzelne Arbeit, die ausgeführt werden soll, eindeutig beschreiben
Im „Work Package“ ist die Identifizierung möglich:
- aller Aktivitäten (task) und Aufgaben, die ausgeführt werden sollen
- der für die Durchführung der Arbeiten und Erreichung der Ziele erforderlichen Inputs
- der Beschreibung der erwarteten Ergebnisse
- der erforderlichen Ressourcen
- von Beginn und Ende der Arbeiten
- der Arbeitsleistungen (deliverable)
- der Aktivitäten, die nicht im Projekt enthalten sind
- der Verantwortlichkeiten der Aufgabe
