4 pasos para un construction management workflow eficaz

Los flujos de trabajo son esenciales para llevar a cabo cualquier proyecto de forma exitosa. Permiten organizar personas, herramientas, recursos y actividades para alcanzar de manera eficaz los objetivos del diseño.

Descubre en este artículo cuáles son los pasos para crear un construction management workflow que sea realmente eficiente. Comienza a utilizar un programa de gestión de la construcción para automatizar todos tus flujos de trabajo y hacerlos aún más inteligentes y productivos.

Gestión del construction workflow: ¿qué significa?

La expresión construction workflow o  flujo de trabajo en la construcción indica la secuencia de tareas que deben completarse para alcanzar un objetivo determinado durante el proceso de diseño y realización de una obra.

Se trata de acciones secuenciales cuidadosamente planificadas y coordinadas. Estas ayudan a los profesionales y a las empresas del sector a estandarizar todos los procesos y operar de manera más eficiente y productiva.

Cada proyecto de construcción puede incluir muchos flujos de trabajo específicos. Su propósito es describir en detalle qué actividades deben llevarse a cabo para completar correctamente las etapas del proceso de construcción e identificar los temas y las herramientas necesarias para su ejecución.

Creación de un flujo de trabajo en la construcción

Las herramientas para simplificar las operaciones del construction workflow

Un buen software de gestión de construcción ayuda a los responsables de proyecto y a los responsables de las construcciones a planificar y organizar los proyectos de construcción monitoreando actividades, recursos y tiempos y garantizando un mayor control.

Este apoya la actividad profesional porque permite crear y compartir con todos los diferentes stakeholders el flujo de trabajo: esto se traduce en un conocimiento directo y siempre en tiempo real del estado del proyecto, de las fases completadas y de aquellas aún por completar.

Un flujo de trabajo bien planificado garantiza que el equipo complete correctamente las actividades en cada fase del proceso, lo que se traduce en una reducción del número de errores durante el desarrollo del proceso y, sobre todo, el riesgo de darse cuenta de los mismos demasiado tarde.

Si deseas crear flujos de trabajo de construcción eficientes e innovadores, y optimizar tus procesos de construcción, prueba de inmediato el software de gestión de construcción. Con este sistema podrás asignar, iniciar, rastrear y gestionar cualquier actividad relacionada con tus proyectos. Mira el video a continuación para descubrir cómo transformar los problemas que suelen presentarse durante el diseño en simples tareas a resolver y monitorear desde el inicio hasta su finalización.

El papel de la gestión del construction workflow en el éxito del proyecto

La gestión del flujo de trabajo en el ámbito de la construcción es esencial para una gestión efectiva del proyecto, un control óptimo de los gastos y los tiempos, la colaboración, la garantía de calidad y la gestión de riesgos.

Proporciona una hoja de ruta para todas las partes interesadas y garantiza que el proyecto avance sin contratiempos, alcance sus objetivos y se concluya. Esto permite obtener una serie de ventajas, ya que:

• asegura que todas las operaciones se desarrollen correctamente: los flujos de trabajo proporcionan a los sujetos involucrados en el proceso de construcción pautas claras sobre cómo ejecutar las diferentes actividades. Permiten planificar con antelación las operaciones a realizar. Todo esto asegura que el trabajo se complete de manera coherente y correcta, y que los retrasos y errores de todo tipo se minimicen;
• ahorra tiempo y dinero: un flujo de trabajo que sea realmente eficiente permite acelerar todas las operaciones y ahorrar tiempo valioso para dedicar a otros aspectos importantes del proyecto. Con el uso de sistemas de software para la gestión de construcción es posible, además, programar las diferentes actividades, simplificar la asignación de roles, rastrear los avances y resolver los problemas que surgen durante el diseño. Todo esto se traduce en una mejora de la eficiencia y una consiguiente reducción de costos;
• permite estandarizar los procesos: los flujos de trabajo tienen la capacidad de transformar un conjunto de actividades individuales (entre sí no conectadas) en un proceso perfectamente organizado y estandarizado. Definen quién, cuándo y cómo deben ejecutarse las operaciones individuales para llevar a cabo un trabajo. Esto permite evitar costosos retrasos y minimizar problemas e imprevistos;
• mejora la eficiencia y la productividad: los flujos de trabajo estandarizados minimizan la necesidad de reestructurar los pasos para proyectos futuros. Aseguran, además, que todas las actividades se realicen en los tiempos previstos, mejorando notablemente la eficiencia y la productividad;
• reduce los errores y las repeticiones: una correcta planificación del trabajo permite identificar y resolver con antelación los problemas potenciales. Los flujos de trabajo bien organizados permiten, por lo tanto, reducir los errores de diseño y la necesidad de costosas variantes en curso de obra.

5 ejemplos de flujos de trabajo para la gestión de la obra

Entre los flujos de trabajo para la gestión de la obra, se encuentran 5 ejemplos fundamentales:

1. El BIM Workflow

Es un flujo de trabajo que prevé la aplicación de la metodología BIM a los procesos de diseño de las obras de construcción e infraestructuras. Fomenta la colaboración entre las partes interesadas y apoya la creación de datos inteligentes que se pueden utilizar en cada etapa del ciclo de vida del proyecto, desde la planificación hasta su finalización.

2. Preconstrucción

Es la fase de planificación preliminar que sirve para delinear el alcance del proyecto y definir el programa para el equipo de construcción. De la precisión con la que se ejecute este flujo de trabajo, depende el éxito de todo el proyecto. De hecho, prevé la definición del presupuesto, la identificación de los riesgos, la obtención de permisos y autorizaciones, la programación de las obras, la adquisición de recursos, etc.

3. Las RFI

En el ámbito de la construcción, las RFI (Request for information) son procesos formales en los que las partes implicadas, como el proyectista o el contratista, aclaran eventuales lagunas informativas presentes en los documentos de construcción (como planos, dibujos, especificaciones y acuerdos). Las RFI se emiten generalmente en la fase inicial del proyecto. Si se abordan las inconsistencias antes del inicio de los trabajos, será posible evitar problemas, errores y retrasos durante la fase de construcción.

4. Órdenes de modificación

Los cambios son bastante frecuentes en un proyecto de construcción. Pueden implicar la introducción de trabajo adicional al acordado en el contrato o, por el contrario, la eliminación de parte del trabajo programado. Un flujo de trabajo para la gestión de las «órdenes de cambio» ayudará a las partes interesadas a abordar las modificaciones de diseño de manera más eficiente y a registrar sin problemas todos los cambios realizados en el contrato de construcción original.

5. Gestión de la obra

Los flujos de trabajo de las obras son indispensables para optimizar y normalizar todas aquellas operaciones que deben realizarse repetidamente. Con ayuda de los diagramas de flujo será posible organizar el trabajo de forma más estructurada. En consecuencia, las distintas actividades resultarán más sencillas y comprensibles para todos los trabajadores.

5 Flujos de trabajo de construcción esenciales

Cómo mejorar el proceso del construction workflow

Mejorar la gestión del construction workflow requiere agilidad y adaptabilidad para mejorar los procesos internos.

El primer paso es sin duda la creación de un ambiente compartido y común, un CDE en el que compartir y archivar toda la información del proyecto, accesible desde cualquier lugar.

Es importante formar al equipo para utilizarlo de manera efectiva y definir las mejores prácticas para la inserción y el acceso a los datos, para garantizar coherencia y claridad.

Además, con estas plataformas se desarrolla una comunicación efectiva durante todo el proyecto, que garantiza que todas las partes interesadas estén en la misma sintonía, reduciendo malentendidos y errores.

La simplificación de la planificación del proyecto permite luego esquematizar el proceso de diseño y construcción, definiendo claramente hitos y resultados a obtener.

Finalmente, es útil desarrollar un proceso de monitoreo en tiempo real, que garantiza estar siempre informado sobre el estado de avance del proyecto, permitiendo un proceso de toma de decisiones rápido e informado.

Diagramas y construction workflow: ¿cómo simplifican el monitoreo de las actividades?

Un diagrama de construction workflow simplifica el monitoreo de las actividades porque permite:

• visualizar directamente las actividades a realizar;
• verificar dependencias y críticas;
• tener conocimiento de los recursos y los métodos de gestión;
• enmarcar las responsabilidades del equipo de trabajo;
• identificar los resultados esperados.

Entre las técnicas comunes de gestión de proyectos en construcción que permiten crear un diagrama de flujo de trabajo, recordamos:

• Diagrama de Gantt;
• Método del camino crítico (CPM);
• Técnica de revisión y evaluación del programa (PERT);
• Planificación orientada a recursos;
• Técnica de planificación de la línea de equilibrio (LOB);
• Planificación Q;
• Último sistema de planificación (LPS).

4 pasos para implementar eficazmente un flujo de trabajo para gestión de la obra

Tener buenos flujos de trabajo permite dividir los proyectos complejos en pasos más simples para que las partes involucradas puedan completar con éxito sus tareas.

Para construir un flujo de trabajo que sea realmente efectivo, es importante seguir algunos pasos fundamentales:

1. Identificar las actividades a realizar: independientemente de la complejidad del proyecto, el primer paso es siempre delinear con precisión las actividades a efectuar. Es necesario, entonces, organizar estas actividades según una secuencia lógico-temporal. Es importante no omitir nada, poner en orden todos los pasos y también incluir todas las acciones que deben realizarse antes y después de una actividad principal. Pueden ser, por ejemplo, obtener la aprobación de las partes interesadas o realizar todas las comprobaciones finales requeridas.
2. Encontrar los instrumentos necesarios: el segundo paso consiste en identificar los instrumentos necesarios para llevar a cabo cada operación. Conviene centrarse en los recursos que actualmente no están disponibles (como programas informáticos, plantillas, archivos, etc.) y crear un plan de abastecimiento adecuado.
3. Asignar roles y responsabilidades: es el paso que prevé la asignación de tareas a los distintos departamentos y/o sujetos involucrados. Para cada función es posible definir responsabilidades clave que se adapten a la posición específica. Cada miembro del equipo debe ser consciente de su papel y ser responsable sólo de las actividades que están dentro de sus funciones. Asignar correctamente las tareas y responsabilidades evita solapamientos contraproducentes y garantiza enormes ventajas en términos de eficiencia y productividad.
4. Mejorar el flujo de trabajo con el tiempo: es probable que un flujo de trabajo de construcción no sea perfecto la primera vez que se implementa. Sin embargo, a través del seguimiento de los indicadores de rendimiento adecuados, será posible probar y perfeccionar todas las actividades a lo largo del tiempo y realizar los cambios y mejoras que puedan ser necesarios.

Las 7 mejores técnicas de planificación de trabajos para las estrategias de gestión de proyectos

Para optimizar el flujo de trabajo de construcción te aconsejo seguir estos 7 pasos clave, que te ayudarán notablemente a simplificar los flujos de trabajo para obtener resultados exitosos:

• Fase 1: crear un plan – es necesario comprender el alcance y el ámbito del proyecto, planificando en detalle cada fase para alcanzar sin contratiempos el objetivo final. Es fundamental confrontarse con las expectativas del cliente, definiendo juntos los resultados finales.
• Fase 2 – Asignación de roles – Asignar claramente roles y responsabilidades es importante para definir las fases que requieren la aprobación de la dirección o de los stakeholders;
• Fase 3 – Organizar reuniones preliminares – Antes de iniciar efectivamente el proyecto, es conveniente organizar reuniones frecuentes con los stakeholders para revisar el plan, verificar las responsabilidades de las partes involucradas y adoptar las acciones correctivas adecuadas;
• Fase 4 – Aumentar la flexibilidad – es necesario desarrollar una adecuada capacidad para enfrentar los cambios a medida que surgen, para transformar los imprevistos en oportunidades;
• Fase 5 – Implementar un sistema de gestión de documentos – es recomendable implementar un eficiente sistema de gestión de documentos BIM que ayude a simplificar la creación, gestión, actualización y compartición de todos los documentos del proyecto, porque las partes interesadas deberán disponer de la documentación apropiada en el momento adecuado durante el desarrollo del proyecto;
• Fase 6 – Mejorar la colaboración y la comunicación – es fundamental aprovechar tecnologías que promuevan la colaboración y la transmisión de datos en tiempo real, de modo que los miembros del equipo dispongan de información actualizada y confiable;
• Fase 7 – Automatizar las actividades de gestión – utilizando un software de gestión de construcciones tendrás a tu disposición las funcionalidades necesarias para simplificar la gestión de proyectos y optimizar el avance de los flujos de trabajo.

¿Cuáles son las ventajas de los flujos de trabajo para la gestión de obra?

Los flujos de trabajo se pueden aplicar a cualquier tarea que se vaya a realizar en un proyecto de construcción y ofrecen una serie de ventajas.

• Garantizan que las operaciones se desarrollen correctamente: Los flujos de trabajo proporcionan a los participantes directrices claras sobre cómo realizar las diferentes tareas. Permiten planificar con antelación las operaciones a realizar. Todo esto garantiza que el trabajo se complete de manera consistente y correcta. Además, se reducen al mínimo los retrasos y errores.
• Ahorran tiempo y dinero: Un flujo de trabajo que sea realmente eficiente, permite acelerar todas las operaciones y ahorrar un tiempo precioso para dedicar a otros aspectos importantes del proyecto. Con el uso de software para la gestión de la construcción, también es posible programar las diferentes tareas, simplificar la asignación de roles, realizar un seguimiento del progreso y resolver los problemas que surgen durante el proceso de diseño. Todo esto se traduce en una mejora de la eficiencia y reducción de los costes.
• Permiten estandarizar los procesos: Los flujos de trabajo tienen la capacidad de transformar varias actividades individuales (no relacionadas entre sí) en un proceso perfectamente organizado y estandarizado. Define quién, cuándo y cómo se deben realizar las operaciones individuales para completar un trabajo.
• Mejoran la eficiencia y la productividad: Los flujos de trabajo estandarizados minimizan la necesidad de remodelar los pasos para futuros proyectos. Además, garantizan que todas las actividades se lleven a cabo en los plazos previstos, mejorando notablemente la eficiencia y la productividad.
• Reducen los errores y las repeticiones del trabajo: Una correcta planificación del trabajo permite identificar y resolver de antemano los posibles problemas. Por lo tanto, los flujos de trabajo bien organizados permiten reducir los errores de diseño y la necesidad de variantes costosas durante el trabajo.

Software de gestión de obra

Si deseas crear flujos de trabajo de construcción eficientes e innovadores y optimizar tus procesos de construcción, prueba ahora un construction management software. Con este sistema podrás asignar, iniciar, gestionar y realizar seguimientos de cualquier actividad relacionada con tus proyectos.

¡Los problemas que suelen surgir durante el diseño ya no existirán! Puedes convertirlos en tareas simples para resolver y monitorear el proceso de resolución desde el principio hasta su finalización.

FAQ- Construction management workflow

¿Qué es un construction workflow?

Un construction workflow, o flujo de trabajo de construcción, es la secuencia de actividades (tareas) planificadas y coordinadas que deben completarse para alcanzar un determinado objetivo durante el diseño y realización de una obra.

¿Por qué son fundamentales los flujos de trabajo en los proyectos de construcción?

Permiten organizar personas, herramientas, recursos y actividades de manera efectiva, garantizando que las operaciones se realicen correctamente, con menos errores, retrasos y costos.

¿Cuáles son las principales ventajas de un construction workflow bien planificado?

• mejor control sobre tiempos y costos;
• mayor eficiencia y productividad;
• reducción de errores y retrabajos;
• estandarización de procesos;
• coordinación entre todos los actores involucrados.

¿Cuáles son las fases para implementar un construction management workflow efectivo?

• identificar las actividades a realizar;
• reclutar las herramientas necesarias;
• atribuir roles y responsabilidades;
• mejorar el flujo de trabajo con el tiempo.

¿Cómo puede un software ayudar en la gestión del construction workflow?

Un software de gestión de construcción permite planificar, asignar, rastrear y gestionar las actividades de manera centralizada y colaborativa. Ayuda a compartir el estado del proyecto en tiempo real y a transformar las críticas en tareas monitoreables.

¿Qué técnicas puedo usar para crear un diagrama de workflow en construcción?

• diagrama de Gantt;
• método del camino crítico (CPM);
• técnica PERT;
• planificación Q;
• Line of Balance (LOB);
• Last Planner System (LPS).