Gestión documental en construcción: Crear, visualizar y modificar documentos con una plataforma BIM

¿Cuántas veces le ocurre a un profesional no tener documentos a mano, cuando está lejos de su escritorio y de su PC, por ejemplo, si está en la obra o en un viaje de trabajo, o necesita compartir notas, tablas y documentos con otros colegas o con la empresa?

Hoy en día, estos problemas se superan gracias a las soluciones para la gestión documental en BIM que permiten compartir con los otros actores del proceso constructivo, tanto desde su oficina como a través de tabletas y teléfonos inteligentes, archivos de texto, tablas, modelos BIM, planos gráficos, etc.

Esto es posible gracias al hecho de no tener que instalar software para la elaboración de textos, tablas, presentaciones, sino que se pueden gestionar estos archivos directamente en la nube, sin necesidad de descargarlos localmente.

¿Qué es la gestión documental en construcción?

En el contexto de la gestión de la construcción, la gestión documental en construcción representa un elemento estratégico para garantizar la continuidad operativa, la trazabilidad documental y el control de riesgos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. No se trata simplemente de archivo, sino de un sistema estructurado de gestión de la información que integra versionado avanzado, control de accesos y flujos de aprobación, asegurando que todos los interesados trabajen siempre con datos actualizados y coherentes.

La adopción de plataformas digitales especializadas o de Entorno Común de Datos permite centralizar documentos críticos — desde los planos ejecutivos hasta las RFI, pasando por los estados de avance de obra — mejorando la colaboración entre empresas, diseñadores y dirección de obra. En un sector caracterizado por una alta complejidad y una fuerte exposición a variantes en curso de obra, una gestión avanzada de los archivos se traduce en una reducción de errores, mayor cumplimiento normativo y una significativa optimización de los tiempos y costos del proyecto.

Gestión documental en plataforma BIM

La gestión documental en plataformas BIM representa hoy un elemento central para garantizar continuidad informativa, control de procesos y reducción de ineficiencias a lo largo de todo el ciclo de vida de un activo. La evolución hacia entornos digitales integrados permite superar la fragmentación típica de los sistemas tradicionales, donde documentos, comunicaciones y modelos suelen estar desalineados y gestionados en herramientas separadas.

Cómo las plataformas BIM centralizan los datos del proyecto

Las plataformas BIM funcionan como entornos informativos centralizados, capaces de recoger y organizar modelos, documentos y comunicaciones dentro de un único ecosistema digital. A través del Entorno de Datos Comunes (CDE), la información se estructura según estados definidos (como work in progress, shared, published y archived) y se comparte asociando determinados permisos. Todas las acciones son rastreadas para asegurar transparencia en los procesos.

Este enfoque permite garantizar coherencia, trazabilidad y control de versiones, reduciendo drásticamente la dispersión informativa y mejorando la gobernanza del proyecto.

Integración entre documentos y modelos BIM

Uno de los aspectos más relevantes del BIM es la conexión directa entre documentación y modelo informativo. Los documentos ya no son elementos aislados, sino que se vinculan a los objetos del modelo, permitiendo una lectura contextual de la información. Especificaciones técnicas, fichas de producto, gráficos e informes pueden asociarse a elementos constructivos específicos, mejorando la comprensión del proyecto y facilitando las actividades de coordinación interdisciplinaria y verificación del diseño.

Colaboración en tiempo real entre interesados

Las plataformas BIM habilitan un modelo colaborativo continuo en el que todos los interesados pueden trabajar con los mismos datos actualizados en tiempo real. Cada modificación es rastreada, versionada y atribuida a un usuario específico, garantizando transparencia y responsabilidad. Este enfoque reduce los retrasos comunicativos y mejora la coordinación entre diseñadores, empresas y dirección de obra, especialmente en proyectos complejos.

Acceso a los documentos desde la obra y la oficina

La posibilidad de acceder a los documentos tanto desde la oficina como desde la obra representa una evolución operativa fundamental. A través de dispositivos móviles, los equipos pueden consultar planos actualizados, modelos y documentación técnica directamente en el campo, reduciendo el riesgo de utilizar información obsoleta y mejorando la calidad de la ejecución.

Funcionalidades clave del software de gestión documental en construcción

Los software de gestión documental para el sector de la construcción están diseñados para abordar la complejidad informativa de los proyectos modernos, ofreciendo herramientas avanzadas para control, seguridad y colaboración.

Archivado centralizado (CDE)

El Common Data Environment representa el corazón del sistema documental. No se trata de un simple archivo, sino de un ambiente estructurado que gobierna flujos, estados y permisos de los documentos, asegurando también plena correspondencia a los flujos de trabajo BIM previstos por las normas vigentes en materia. Esto permite garantizar una única fuente de verdad para toda la información del proyecto, reduciendo errores y duplicaciones.

Control de versiones y seguimiento de revisiones

El control de versiones permite monitorear cada modificación realizada en los documentos, manteniendo un historial completo y verificable. Esto es esencial para evitar el uso de información obsoleta y para garantizar la trazabilidad de las decisiones de diseño, incluso en caso de controversias o auditorías.

Accesos y permisos basados en roles

La gestión de accesos basada en roles permite definir con precisión quién puede visualizar, modificar o aprobar determinados documentos. Esto aumenta la seguridad del sistema y garantiza que cada interesado opere solo sobre la información de su competencia.

Acceso móvil para los equipos de obra

El acceso móvil permite a los equipos operativos consultar y actualizar información directamente desde la obra. Esto mejora la continuidad entre diseño y ejecución y reduce la dependencia de documentación en papel o versiones no actualizadas.

Integración con herramientas BIM y de gestión de proyectos

La integración entre sistemas documentales, plataformas BIM y herramientas de gestión de proyectos crea un ecosistema digital coherente en el que datos técnicos, tiempos y costos están interconectados. Esto permite una gestión más eficiente y consciente de todo el proyecto.

Mejores prácticas para la gestión de archivos en construcción

Una gestión documental efectiva requiere estandarización, disciplina operativa y coherencia con los procesos BIM. La adopción de mejores prácticas consolidadas mejora la eficiencia y reduce los errores a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

Estandarización de las convenciones de nomenclatura

El uso de reglas de denominación coherentes permite identificar rápidamente contenido, disciplina y revisión de los documentos. Esto reduce ambigüedades y mejora la organización general del sistema informativo.

Organización de carpetas y metadatos

Una estructura lógica de carpetas, integrada con metadatos bien definidos, permite una clasificación eficiente de los documentos y facilita la búsqueda de información dentro del sistema.

Gestión de revisiones y aprobaciones

La implementación de flujos de trabajo de revisión y aprobación garantiza que cada documento sea verificado antes de su distribución. Esto reduce el riesgo de errores y asegura un mayor control de calidad.

Seguridad de los datos y cumplimiento normativo

La protección de la información y el respeto de las normativas requieren sistemas de control de accesos, trazabilidad de las actividades y políticas de conservación de datos bien definidas, especialmente en contextos regulados.

Alineación de la gestión documental a los flujos de trabajo BIM

Integrar la gestión documental con los procesos BIM permite mantener coherencia entre modelos, documentos y flujos informativos, evitando duplicaciones y mejorando la calidad general del proyecto.

Ventajas del uso de una plataforma BIM para la gestión documental en construcción

La adopción de plataformas BIM para la gestión documental en construcción conlleva beneficios significativos en términos de eficiencia, control y calidad del proyecto.

Mejor colaboración y coordinación

La centralización de la información mejora la comunicación entre los interesados y reduce malentendidos y conflictos entre disciplinas, favoreciendo una coordinación más efectiva.

Reducción de errores y retrabajos

El acceso a datos siempre actualizados y coherentes reduce los errores de diseño y ejecución, disminuyendo las actividades de rehacer y optimizando tiempos y costos.

Acceso más rápido a la información

La disponibilidad inmediata de la información permite decisiones más rápidas y conscientes, mejorando la reactividad del equipo de proyecto.

Mayor control y trazabilidad del proyecto

La trazabilidad completa de las revisiones y actividades permite un control puntual del proyecto y facilita auditorías, verificaciones y gestión de responsabilidades a lo largo de toda la cadena.

usBIM.platform y los formatos editables

usBIM.platform, la plataforma colaborativa BIM de ACCA, permite cargar en la nube y compartir cualquier tipo de documento, tanto en plataforma de escritorio como móvil (tabletas y smartphones).

Por lo tanto, es evidente la ventaja de crear, editar y compartir archivos editables directamente a través de la plataforma sin necesidad de poseer e instalar software adicional.

De este modo, se pueden consultar y modificar todos los documentos de un proyecto incluso cuando se está en la obra o, por ejemplo, en el extranjero.

A través del servicio de visualización usBIM.browser, muchos formatos de documentos (docx, pptx, xlsx) son completamente visualizables en la plataforma y a ellos también se les pueden asociar nueva información (por ejemplo, con enlaces y #TagBIM).

Además, existe la posibilidad de crear, visualizar y editar algunos documentos directamente en usBIM.platform.

Específicamente, es posible crear y gestionar:

• documento de Word (crea un nuevo documento en formato .docx);
• presentación de PowerPoint (crea una nueva presentación en formato .pptx);
• documento de Excel (crea un nuevo documento en formato .xlsx).

Es posible ver estos archivos fácilmente haciendo clic directamente en el icono con forma de pantalla que aparece junto a su nombre.

Cómo crear un nuevo documento en usBIM.platform

Para poder crear un nuevo documento, dentro de su proyecto, basta con seleccionar el ícono “Nuevo Documento” y elegir el tipo de documento a crear seleccionando entre los disponibles.

Crea un nuevo documento editable con usBIM.platform

A este punto es necesario indicar el nombre del archivo y el título y posteriormente hacer clic en el botón “Crear”.

Se recuerda que el nombre del archivo, que incluye también la extensión del documento, no será más modificable. Mientras que siempre será posible renombrarlo cambiando el texto ingresado en el campo título que corresponderá al nombre del documento en la plataforma.

A continuación, podrás abrir y editar directamente en línea el documento seleccionado, gestionando archivos en distintos formatos, como .PDF, .DWG, .DXF y Office, gracias a las funciones integradas en usBIM.platform.

Abrir, editar y gestionar documentos directamente en la plataforma BIM

Con usBIM.platform puedes abrir, editar y gestionar archivos de distintos formatos directamente en línea, como .PDF, .DWG, .DXF, archivos de Office y toda la documentación de tu proyecto, sin necesidad de instalar software adicional.

Gracias a un BIM management system, puedes centralizar la gestión de los archivos y la información del proyecto en un único entorno digital, simplificando la organización de la documentación y la coordinación entre los distintos profesionales implicados en el proceso constructivo.

La plataforma te permite organizar los documentos, consultarlos y compartirlos fácilmente con los demás profesionales implicados en el proyecto, incluso cuando trabajas a distancia o te encuentras en la obra.

De este modo, puedes acceder a la información que necesitas desde cualquier dispositivo, simplificando la gestión documental y mejorando la colaboración entre los miembros del equipo.

FAQ

¿Qué es la gestión documental en BIM?

La gestión documental en BIM es un sistema de gestión documental integrado en las plataformas BIM que permite centralizar, organizar y compartir modelos, documentos y comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida de un proyecto. Garantiza continuidad informativa, control de procesos y reducción de ineficiencias.

¿Qué es la gestión de archivos de construcción?

Es un sistema estructurado de gestión de la información en la Gestión de Construcción que asegura trazabilidad documental, control de riesgos y continuidad operativa. Incluye versionado, gestión de accesos y flujos de aprobación para garantizar datos siempre actualizados.

¿Qué es el Common Data Environment (CDE)?

El CDE es un entorno digital centralizado que recoge todos los documentos del proyecto, organizándolos por estados y permisos. Permite una gestión ordenada de la información y reduce errores, duplicaciones y dispersión de datos.

¿Cómo funciona la colaboración en una plataforma BIM?

Las plataformas BIM permiten a todos los interesados trabajar con los mismos datos en tiempo real. Cada modificación es rastreada y atribuida a un usuario, mejorando la transparencia, el coordinamiento y reduciendo los retrasos comunicativos.

¿Es posible acceder a los documentos desde la obra?

Sí, a través de dispositivos móviles como tabletas y teléfonos inteligentes es posible acceder a los documentos actualizados directamente en la obra, evitando el uso de información obsoleta y mejorando la eficiencia operativa.

¿Qué ventajas ofrece una plataforma BIM para la gestión documental en construcción?

Las plataformas BIM mejoran la colaboración y el coordinamiento, reducen errores y retrabajos, aceleran el acceso a la información y garantizan un mayor control y trazabilidad de todo el proyecto.