Cómo gestionar los documentos de proyectos en el sector de la ingeniería: 6 best practices

Organización en carpetas, versionamiento, trazabilidad, aprobación, etc. Descubre todas las «best practices» para gestionar documentos de proyectos AEC

Si estás leyendo este artículo, es probable que tu oficina esté inundada de documentos que ya no puedes gestionar fisicamente. Se sabe que en el sector AEC a cada proyecto le siguen carpetas de documentos que, en teoría, deberían archivarse e identificarse fácilmente cuando sea necesario. A menudo, es difícil encontrar un documento sin perder tiempo.

La gestión documental, cuando está respaldada por un software de engineering document management, te permite gestionar eficazmente tus documentos, mantener la precisión y la integridad de los datos y mejorar la productividad.

Veamos juntos las 6 best practices para gestionar los documentos de los proyectos AEC y cómo aplicarlas eficazmente a tu contexto.

¿Cuáles son las 6 best practices para gestionar documentos de proyectos AEC?

Los estudios estadísticos han demostrado que cuando los documentos se almacenan y gestionan en papel, se dedica más de una jornada laboral a la búsqueda y organización de la información. El cambio a un sistema digital de gestión de documentos AEC puede aumentar la productividad y la eficiencia de una empresa.

En el sector AEC la correcta gestión documental es importantísima a lo largo de todo el ciclo de vida del bien. Todo esto, porque contribuye a mejorar la seguridad, protegiendo la propiedad intelectual o la información personal.

Para evitar costosos errores de gestión de documentos, te recomiendo que sigas estas 6 best practices:

1. Nombrar archivos y carpetas de forma ordenada y coherente:

   Aunque subestimado, este aspecto es de vital importancia para garantizar una cooperación eficaz. Por lo tanto, es útil establecer desde el principio un modelo que guíe a los miembros del equipo en la forma en que deben estructurar los nombres de los documentos. Esto proporciona uniformidad y coherencia en toda la organización y facilita la gestión colaborativa de documentos.

2. Reducir la confusión en las versiones:

   Otro consejo particularmente útil para la gestionar documentos de proyectos AEC es trabajar tanto como sea posible en el mismo archivo. Los cambios, incluso realizados simultáneamente por varios operadores, se guardan en una nueva versión del documento sin necesidad de integrarlo o cargarlo de nuevo.

3. Hacer que los documentos y las firmas sean trazables:

   Es importante supervisar los documentos y gestionar en qué fase de su ciclo de vida se encuentran. Es decir, identificar si están activos, archivados o listos para ser eliminados. La documentación debe mantenerse actualizada, especialmente porque a menudo se asocia con un cierto grado de responsabilidad de los diferentes miembros del equipo. El hecho de mantener siempre actualizada la documentación en la nube, ayuda a aumentar la productividad y garantiza hasta un 86% de ganancia en los gastos de gestión documental.

4. Configurar el flujo de trabajo de aprobación:

   Para configurar una buena gestión documental será necesario simplificar el proceso de creación, actualización y archivado de documentos. Por lo tanto, sería útil establecer una especie de flujo de trabajo de aprobación que no solo le pida al personal interesado que vea y firme un documento, sino que también muestre si se ha hecho y cuándo, identificando cualquier restricción. Este enfoque puede reducir el tiempo de aprobación en hasta un 80%

5. Permitir el acceso desde dispositivos móviles:

   Sabemos bien que ahora los dispositivos móviles son realmente multitasking y ya no están anclados a las funciones típicas de un teléfono. Esto nos permite resolver muchas cosas incluso cuando no estamos en la oficina. Entonces, ¿por qué no hacer que la gestión de documentos sea accesible desde el dispositivo móvil?. Hacerlo significaría que los trabajadores no tienen que esperar a volver a la oficina o tener un PC disponible para administrar documentos. Por lo tanto, permitiría menos tiempo de aprobación y disminución de los problemas de versioning.

6. Almacenamiento:

   Por cuestiones legales, muchas empresas se ven obligadas a archivar y conservar los documentos durante un tiempo preciso, a menudo muy largo. Hay quienes incluso no pueden eliminar los documentos, o algunos de ellos, y por esta razón muchas veces se ven obligados a identificar y dedicar espacios especiales que sirvan como un archivo físico. Trabajar en la nube con documentos revoluciona totalmente la forma de trabajar. Puedes almacenar todos los documentos que desees y durante el tiempo que necesites en la nube con la ventaja de que son fácilmente disponibles y accesibles para cualquier persona en cualquier parte del mundo.

6 best practices para el document management

¿Por qué aplicar las best practices del engineering document management a tu trabajo?

Hemos visto cuáles son las best practices útiles a seguir. Ahora te estarás preguntando por qué aplicar un proceso de engineering document management a tu trabajo.

Son muchos los beneficios que se obtienen de la aplicación de este proceso, los más importantes son:

• almacenamiento seguro, organizado y en la nube de todos los documentos.
• accesibilidad y disponibilidad de los documentos desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar;
• gestión de la versión de los diferentes archivos de proyecto;

Para obtener estos beneficios, te recomiendo que uses un software para la engineering document management que pueda gestionar la parte documental de proyectos del sector AEC. A través de este software podrás archivar y organizar de manera correcta, y completamente en la nube, toda tu documentación de proyecto asegurando un ahorro de tiempo y, por lo tanto, de costes.