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Construction Closeout: cómo desarrollar un proceso correcto

Construction Closeout es la fase de finalización y cierre de una construcción. Veamos los pasos para manejarla de la mejor manera posible.

Iniciar un proyecto siempre se ha considerado fácil:

  • se definen los objetivos;
  • se esbozan planes, programas y proyectos;
  • se realiza la construcción.

¿Te has preguntado alguna vez cómo se cierra una construcción?

Esta fase siempre se ve con preocupación y ansiedad por parte de todos los técnicos, por el número excesivo de documentación que se debe producir y por las pruebas que se deben realizar.

El problema se puede resolver fácilmente a través de:

  • el almacenamiento de todos los documentos en un BIM Management System seguro que elimina definitivamente la posibilidad de que se pierda la documentación importante;
  • los pasos que te desvelo en este artículo,  que te ayudarán a desarrollar fácilmente una correcta fase de cierre.

¿Qué es el Construction Closeout?

El cierre de la construcción es la fase final del proceso de realización de una construcción y a menudo se considera la más difícil, ya que generalmente causa el mayor número de retrasos.

Esta fase coincide con la finalización de la construcción física, antes de la entrega efectiva de la obra al cliente.

Es un proceso en el que hay que tener en cuenta muchos aspectos a coordinar:

  • trabajo de los contratistas/subcontratistas;
  • alquiler de equipos;
  • usuarios temporales;
  • gestión de residuos;
  • limpieza de las zonas;
  • entrega de la zona al propietario;
  • recogida y entrega de la documentación al cliente.

El objetivo del cierre de la construcción es garantizar que:

  • todos los trabajos se han completado de acuerdo con el programa;
  • todos los procesos de gestión del proyecto se han llevado a cabo;
  • se ha obtenido la aprobación de todo lo ejecutado por todas las partes.

¿Cuáles son los procedimientos de cierre del proceso de construcción?

Los procedimientos a seguir para desarrollar un proceso correcto de cierre de la realización de una obra de construcción se pueden resumir en 7 pasos:

  1. Recopilación de la documentación necesaria;
  2. Comprobación del cumplimiento de las especificaciones técnicas;
  3. Entrega al cliente;
  4. Verificar la satisfacción del cliente;
  5. Cierre de los contratos aún abiertos;
  6. Preparación del informe de cierre del proyecto;
  7. Archivo con análisis de los resultados obtenidos.

    cierre de la construcción en 7 pasos

    cierre de la construcción en 7 pasos

Recopilación de la documentación necesaria

Durante la realización de una obra se genera una gran cantidad de documentación: certificados de control, de aprobación, de prueba, informes sobre la calidad y sobre los riesgos, registros, estimaciones, pedidos o facturas.

Es necesario tener listos todos los documentos necesarios antes del cierre efectivo de los trabajos.

En este sentido, es útil recopilar documentos en una BIM Collaboration Platform, un entorno en cloud en el que es posible administrar todo.

Seguimiento del cumplimiento de las especificaciones técnicas

Es conveniente controlar que todos los sistemas y las características constructivas se hayan realizado coherentemente con el diseño y según las solicitudes del cliente.

Haber realizado un modelo informativo BIM, permite acelerar esta fase, porque un digital twin facilita automáticamente el control de los distintos elementos constructivos.

Entrega al cliente

Una vez completado el proceso de revisión, llega el momento en que la obra debe ser presentada y entregada al cliente.

Si el trabajo se ha realizado adecuadamente, no surgirá ningún problema, de lo contrario, debe dar las explicaciones correctas, mostrando cualquier cambio en las estimaciones y los pedidos.

Control de la satisfacción del cliente

Es muy importante contar con la retroalimentación del cliente y, sobre todo, su aprobación, necesaria casi siempre para el cierre real del proyecto.

Para mejorar el trabajo futuro, puede ser útil crear una encuesta de retroalimentación para analizar y aprovechar los resultados obtenidos.

Cierre de los contratos aún abiertos

La aprobación del cliente da la posibilidad de cerrar todos los contratos aún abiertos, procediendo con la liquidación de los diversos contratistas y proveedores.

Preparación del informe de cierre de la construcción

El informe de cierre de la obra, representa el documento final que se redactará y es utilizado por las partes interesadas para evaluar el éxito del proyecto, identificar los aspectos positivos, los problemas y para cerrar formalmente todo el proceso.

En el informe es necesario resumir el proyecto, las metas y los objetivos alcanzados.

Archivo con análisis de resultados

Es importante reflexionar sobre los resultados obtenidos y será útil responder a una serie de preguntas:

  • ¿Qué ha funcionado?
  • ¿Qué no ha funcionado?
  • ¿Fueron suficientes los recursos?
  • ¿Qué problemas se han encontrado?
  • ¿Dónde hay que mejorar?

A continuación, puedes archivar el proyecto, conservando siempre todos los datos.

¿Qué debe incluirse en el cierre de un proyecto?

Para garantizar que los objetivos se alcancen y las tareas se lleven a cabo, puede ser útil realizar una Project Closeout Checklist, una lista de verificación ad hoc, que garantiza el logro de los 7 pasos anteriores y el cierre completo de la construcción.

Te propongo tomar nota de esta plantilla de una lista de control y que luego la adaptes a tus necesidades profesionales.

lista-de-control-closeout

plantilla lista de control para el cierre de la construcción

¿Cuáles son los errores típicos en la gestión del cierre?

El proceso de cierre de una construcción puede verse alterado y retrasado por la aparición de una serie de problemas:

  • falta de recursos económicos y humanos;
  • la presentación de documentación incompleta;
  • pérdida de documentación de diseño;
  • número excesivo de variables de proyecto;
  • falta de comunicación entre las partes implicadas.

Para resolver estos problemas, es necesario optimizar el flujo de trabajo: el cierre es una fase que se puede preparar desde el día del inicio del trabajo, planificando y organizando todas las actividades y el rendimiento necesarios.

Utilizar sistemas de gestión centralizados, como un BIM Management System, evita la pérdida de documentación importante, mientras que el uso de contenidos gráficos como esquemas o cronogramas facilita el análisis de las fases de trabajo y evita la aparición de obstáculos o superposiciones.

 

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