Documentos de mantenimiento: ¿qué son y cómo gestionarlos?

Los documentos de mantenimiento acompañan las fases del flujo de trabajo de mantenimiento y son fundamentales para el éxito de la intervención. Descubre cómo gestionarlos de la mejor manera

Una buena intervención de mantenimiento pasa también por una correcta y eficiente gestión de los documentos, tanto de los nuevos que se elaboran durante las actividades de mantenimiento como de los que ya forman parte del dossier de nuestro activo.

Los documentos de mantenimiento deben estar disponibles y accesibles en todo momento del flujo de trabajo de mantenimiento para garantizar una correcta ejecución de la intervención. Por lo tanto, está claro que tener montones de documentos en papel (que son difíciles de consultar y compartir) comprometería la efectividad del mantenimiento. Por eso te recomiendo que gestiones los documentos de mantenimiento con un programa GMAO que, además de ayudarte en la planificación de la actividad de mantenimiento, te permite gestionar toda la documentación que estará  siempre accesible y lista para compartirse.

Pero, ¿conocemos en detalle cuáles son estos documentos y cómo gestionarlos de la mejor manera posible?

¡Veámoslo juntos en este artículo!

¿Cuáles son los documentos de mantenimiento?

Los documentos de mantenimiento son todos aquellos que acompañan las diversas fases del flujo de trabajo de mantenimiento, sin los cuales el proceso no tendría la información suficiente para completar de manera adecuada y eficiente la intervención de mantenimiento. Pongamos un ejemplo.

Cuando se produce una avería o un mal funcionamiento, el técnico responsable lo señala y abre un ticket de solicitud de intervención de mantenimiento, especificando:

• el tipo de problema detectado;
• la parte del activo afectada;
• la fecha;
• toda la información necesaria para la planificación de la intervención.

La solicitud de mantenimiento que, como hemos visto, ya ha comenzado a generar documentos, se examina. En función del tipo de avería y del nivel de urgencia, se planifica la intervención tanto en términos de tipología como de tiempos de actuación. Sin embargo, antes de proceder a diseñar la intervención de forma autónoma, se comprueba:

• el historial de las intervenciones sobre la misma pieza;
• la garantía del fabricante;
• el manual de uso de la pieza en cuestión (en caso de que no esté cubierto por la garantía).

Una vez completada la intervención, se redacta un documento específico que atestigua el tipo de intervención realizada y que especifica todos los datos útiles: materiales, piezas de repuesto, fecha, técnico responsable, distancia de la intervención anterior, etc.

Del ejemplo que acabamos de hacer han surgido una serie de documentos que, sin darnos cuenta, acompañan las distintas fases del proceso de mantenimiento:

• ticket de solicitud de mantenimiento;
• asignación de la orden de trabajo;
• manuales de uso y mantenimiento;
• garantía del producto;
• documentación final.

¿Cuáles son los tipos de documentos de mantenimiento?

Una forma útil de clasificar los documentos del proceso de mantenimiento es hacerlo de acuerdo con la fase del flujo de trabajo en la que se deben redactar o son útiles.

Por lo tanto, tendremos:

• documentos que acompañan y describen nuestros materiales, equipos e instalaciones, así como nuestro equipo de mantenimiento. Son documentos de este tipo:
  • los archivos CAD e IFC;
  • garantías;
  • pólizas de seguro;
  • códigos y siglas de identificación;
  • documentos descriptivos del equipo de mantenimiento;
  • certificados de cursos de formación y actualización;
  • inscripciones en los registros;
• documentos que acompañan y apoyan al equipo de mantenimiento dirigiéndolo hacia los procedimientos de mantenimiento correctos:
  • manuales de uso y mantenimiento;
  • checklist de mantenimiento;
  • programas de mantenimiento preventivo;
  • procedimientos operativos estándar;
  • específicos procedimientos de seguridad;
  • información útil sobre materiales peligrosos.
• documentos que redacta el equipo de mantenimiento a medida que realiza las distintas actividades de mantenimiento. Estos documentos son, por un lado, un testimonio del trabajo del equipo y, por otro, son útiles para futuras consultas en caso de que se produzca otra falla en la misma pieza. Forman parte de este tipo de documentos:
  • solicitudes de mantenimiento;
  • órdenes de trabajo;
  • métricas y KPI de mantenimiento;
  • informe o report final

¿Cómo ayuda el GMAO a gestionar eficazmente la documentación de mantenimiento?

Una de las variables que más condiciona la correcta gestión documental del mantenimiento es la de conseguir tener todos los documentos en un único lugar y en una única versión, de manera que sean fácilmente identificables y utilizables siempre, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Aquí es donde la gestión GMAO hace la diferencia.

Imaginemos que continuamos gestionando la maintenance documentation de la manera tradicional, el resultado sería: pilas de documentos difíciles de archivar, difíciles de consultar y difíciles de compartir. Todo ello repercutiría claramente en la gestión general y en el resultado final de la intervención de mantenimiento.

En cambio, al pasar a una gestión computer based y confiando en el uso de un software de mantenimiento específico, la gestión de documentos también se beneficiaría. Toda la documentación estaría siempre segura, accesible, fácilmente identificable y compartida.

CMMS-Computerized Maintenance Management System

¿Cuáles son los trucos para una gestión eficiente de los documentos de mantenimiento?

La gestión de la documentación en el proceso de mantenimiento se vuelve relativamente sencilla cuando es soportada por los software adecuados. Sin embargo, pasar de la teoría a la práctica siempre puede reservar algunas sorpresas, por lo que aquí hay algunos consejos válidos para gestionar siempre de la mejor manera la documentación de mantenimiento:

1. elaborar y seguir checklist específicas;
2. actualizar la formación del equipo de mantenimiento;
3. controlar el progreso de la documentación en la nube;
4. hacer un uso real de los documentos contenidos en la nube para la planificación de las intervenciones de mantenimiento.

Por lo tanto, elaborar y gestionar correctamente la documentación es fundamental tanto para los requisitos normativos como para el éxito de la intervención de mantenimiento. Afortunadamente, para ayudarnos también en esto, existen programa GMAO profesionales específicos que, además de ayudarnos en la planificación de las actividades de mantenimiento, también se ocupan de la parte documental. Por lo tanto, solo tienes que integrarlos en el proceso de mantenimiento de tus activos.