Documentos de obra: Qué son y cómo gestionarlos
Los documentos de obra son archivos contractuales que definen la realización de un proyecto. Descubre qué son y cómo gestionarlos fácilmente
Los documentos de obra representan el corazón de un proyecto de construcción. Cualquier proyecto debe planificarse hasta el último detalle antes de llevarse a cabo y los documentos de construcción son la guía completa.
Entonces, a medida que sigas leyendo, descubrirás con detalle qué son, su contenido y qué tipos de documentos de construcción existen. Además, aprenderás a organizarlos y gestionarlos fácilmente en unos sencillos pasos mediante un software de gestión de documentos de ingeniería.
¿Qué son los documentos de obra?
Prácticamente, los documentos de obra son una serie de planos, archivos relacionales y expedientes contractuales que un técnico elabora durante la fase de desarrollo del diseño de un proyecto de construcción.
En estos documentos se recoge toda la información. Esto permite:
- obtener las autorizaciones necesarias de las autoridades competentes para la construcción de la estructura;
- especificar todos los detalles de construcción a la empresa que luego tendrá que construir la estructura.
Cuáles son los documentos de la obra
¿Cuál es la finalidad de los documentos de construcción?
Principalmente, el objetivo de los documentos de construcción es obtener un proyecto ejecutado y seguro. Para ello, el contratista debe recibir instrucciones adecuadas: a través de estos documentos, el arquitecto o ingeniero que diseñó la obra muestra al contratista cómo deberá transformar el proyecto en la realidad construida.
Nada debe dejarse al azar y todo, cada pequeño detalle, debe estar detallado:
- métodos;
- sistemas de construcción;
- materiales.
¿Cuáles son los tipos de documentos de construcción?
Se pueden distinguir varios tipos de documentos de obra, aquí van 10:
- contrato de obra: regula detalladamente el rol de todas las partes implicadas;
- documentos generales de licitación: solicitudes y requisitos de participación;
- información general: configuración general del proyecto, ámbito de aplicación, legislación de referencia, etc.;
- planos de construcción: como planos del emplazamiento, planos arquitectónicos, alzados y secciones, carpintería, esquemas eléctricos o planos de las instalaciones, etc.;
- especificaciones técnicas: pliegos de condiciones, equipos, normas y requisitos técnicos;
- estudios sísmicos y estructurales: hojas de cálculo, análisis sísmicos, informes sobre propiedades de los materiales, etc;
- estudios geológicos: análisis de las condiciones del emplazamiento y del paisaje;
- presupuesto: definición de los costes de construcción de obra en cuestión;
- programa de construcción: gestión y planificación de los métodos y plazos de construcción;
- seguridad: planes y programas de seguridad en la construcción.
¿Por qué es importante la documentación en la obra?
La documentación de una obra es muy importante porque es necesaria para:
- supervisar y coordinar de forma segura y legal el trabajo en la construcción;
- garantizar el buen funcionamiento de la organización del trabajo;
- cumplir las obligaciones de la empresa.
Además, los documentos de obra deben estar:
- siempre actualizados;
- ordenados;
- consultables;
- integrables en caso de necesidad.
¿Quién debe gestionar los documentos de obra?
Dentro de la construcción, es el jefe de obra quien, como responsable técnico, contable y administrativo, gestiona los documentos de la obra.
De hecho, el jefe de obra es responsable de redactar:
- órdenes de servicio;
- actas;
- informes;
- certificados.
¿Es obligatorio conservar la documentación de la construcción?
Es obligatorio, por ley, conservar una serie de documentos en la obra, que es importante consultar en caso de necesidad y exhibir rápidamente en caso de controles por parte de los responsables.
¿Cuáles son las consecuencias de una documentación de obra inadecuada?
Elaborar una documentación de la construcción inadecuada e incumplir los plazos de documentación puede tener consecuencias muy duras.
La falta de la documentación obligatoria conlleva una serie de riesgos, como sanciones y paralizaciones de la obra, además de comprometer la seguridad de la misma.
¿Cómo gestionar correctamente todos los documentos de construcción?
Como hemos visto, la gestión de los documentos impresos en la construcción es muy complicada y es fácil perder archivos importantes. Por ello, frente a la gestión tradicional y manual, un software que apoye la gestión de los plazos y la documentación de la obra es la clave para cumplir con los requisitos, ahorrando tiempo y recursos considerables.
¿Qué esperas?
Descarga un programa de gestión de documentos de obra en la nube, una plataforma online que no sólo facilitará tu actividad, sino que también la hará más eficiente:
- podrás archivar fácilmente todos los expedientes, que tendrás siempre a tu disposición;
- la documentación estará siempre actualizada;
- compartes fácilmente todos los archivos con tu equipo, sin riesgo de perderlos;
- generas alertas para diversos plazos.
Gestión adecuada de los documentos de la obra
