Manual de Gestión Informativa en Procesos BIM

Cuando se habla de BIM, estamos acostumbrados a escuchar palabras complicadas y siglas imposibles de recordar.

Hoy te explico brevemente y de manera muy sencilla qué es y para qué sirve el Manual de Gestión Informativa.

Dentro del blog también está disponible un verdadero glosario BIM que recoge las principales siglas con sus respectivos significados, referidos a procedimientos, tools y documentos de naturaleza operativa y estratégica.

Además, si te ocupas de BIM, te recuerdo que puedes gestionar todo el proceso y los flujos de trabajo utilizando una plataforma gratuita y sencilla de usar: usBIM.

Organizar correctamente el trabajo a través del manual de gestión de la información

Qué es un manual de gestión de la información

El Manual de Gestión Informativa o OIB (Organization Information HandBook) es un documento que nace de la necesidad de fijar reglas de dirección general, no relativas a un solo proyecto, con el fin de organizar de manera óptima cualquier proceso BIM.

En resumen, debería ser un documento estrechamente relacionado con herramientas como el Manual de Calidad Empresarial (ISO 9000), que fije reglas generales de carácter organizativo.

De hecho, con el desarrollo del BIM, han surgido una serie de nuevos problemas relacionados con la gestión de documentos BIM.
Por lo tanto, ha resultado necesaria la adopción de una disciplina capaz de estructurar los procesos BIM y responder a las necesidades de la empresa en su conjunto, más allá del proyecto/intervención/contrato individual.

No es suficiente, por lo tanto, el BEP (BIM Execution Plan) porque no está pensado para satisfacer la complejidad del sistema, de los roles y de los procesos a nivel de “organización”.

Actualmente, la definición de un Manual de Gestión Informativa es una propuesta aún en proceso de sistematización a la que, sin embargo, hacen explícito referencia las siguientes normativas nacionales e internacionales:

• la ISO ISO 19650 a nivel internacional
• la PAS 1192 en Gran Bretaña.

El objetivo declarado por las normas es precisamente proponer una estructura informativa bien definida en el marco general de los procesos de construcción que completaría la dirección trazada por el marco normativo vigente.

Manual BIM para los procesos a nivel organizativo

El error más común es considerar el BIM como un software; el enfoque correcto, estructurado precisamente dentro del manual organizativo, lo enmarca en cambio como una reestructuración de los flujos de trabajo. Estandarizar los procesos a nivel institucional o corporativo significa garantizar que cada colaborador, interno o externo, hable el mismo idioma informático. Este enfoque reduce drásticamente los tiempos de inicio de los proyectos individuales, ya que las reglas del juego ya están escritas, validadas y listas para ser aplicadas.

Estandarización de los flujos de trabajo y gobernanza de los datos

La gobernanza de los datos es el corazón palpitante de la gestión informativa empresarial. Dentro del manual de organización se delinean las directrices para la creación, gestión y conservación del patrimonio informativo de toda la estructura. No se trata solo de establecer «cómo» modelar, sino de decretar quién es responsable de cada dato individual y en qué momento. El manual define la estructura del Ambiente de Compartición de Datos (ACDat o CDE), los flujos de aprobación de documentos y los requisitos mínimos de seguridad informática.

Establecer estos límites desde el principio permite crear un ecosistema digital escalable. Sin una sólida gobernanza empresarial, cada proyecto se convertiría en una isla independiente, haciendo imposible la capitalización de la experiencia y la creación de un histórico estructurado de los datos energéticos, de mantenimiento o económicos.

Roles, responsabilidades y competencias en el equipo BIM empresarial

Un proceso digitalizado se mueve sobre las piernas de las personas. El manual a nivel organizativo tiene la tarea de mapear el organigrama BIM de la empresa, definiendo con precisión competencias y ámbitos de acción de acuerdo con las normativas vigentes (como la UNI 11337-7 en Italia). Desde el BIM Manager, estratega de la digitalización empresarial, hasta los BIM Specialist y BIM Coordinator, cada figura debe encontrar en el manual su ubicación y sus límites operativos.

El objetivo es crear una matriz de responsabilidad clara que elimine las superposiciones y los vacíos decisionales. El documento también debe prever los planes de formación continua y los criterios de evaluación de las competencias digitales, asegurando que el equipo esté siempre alineado con la evolución tecnológica y normativa del sector.

Roles, responsabilidades y competencias en el equipo BIM

Cómo un manual de gestión de información apoya los flujos de trabajo ISO 19650

Un manual de gestión de información actúa como un puente operativo entre las directrices teóricas de la norma ISO 19650 y la aplicación práctica diaria dentro de un proyecto o de una organización.

La ISO 19650 define qué hacer para gestionar la información a lo largo de todo el ciclo de vida de un activo, mientras que el manual establece cómo hacerlo concretamente, traduciendo los requisitos estandarizados en procedimientos empresariales aplicables.

A continuación, veremos cómo el manual de gestión de información apoya y concreta los flujos de trabajo previstos por la ISO 19650.

Traducción de los requisitos informativos (de OIR/PIR a EIR)

La ISO 19650-1 y 2 ponen un fuerte énfasis en la definición de los requisitos informativos desde las primeras fases del ciclo de vida del proyecto. El manual apoya este flujo estandarizando la estructura de los diversos niveles de requisitos:

• OIR (Organizational Information Requirements) – el manual traduce los objetivos estratégicos empresariales en directrices técnicas;
• PIR (Project Information Requirements) – proporciona las plantillas para extraer las necesidades informativas específicas del proyecto específico;
• EIR (Exchange Information Requirements) – el manual contiene los modelos y las matrices de datos preconfiguradas para permitir al cliente redactar un pliego informativo claro, coherente y alineado con los estándares internacionales.

Estandarización del Common Data Environment (CDE)

El corazón palpitante de la ISO 19650 es el Entorno de Compartición de Datos (CDE o ACDat). La norma define los cuatro estados formales del dato: Work in Progress (WIP), Shared (En compartición), Published (Publicado) y Archived (Archivado).

El manual interviene regulando la aplicación práctica de estos estados:

• Define las reglas de nombrado de los archivos (la cadena de identificación única requerida por la norma).
• Establece los metadatos obligatorios a asociar a cada contenedor informativo (estado, revisión, clasificación).
• Delinea los flujos de aprobación y los gatekeepers (los responsables) necesarios para el paso de la información de un estado a otro (ej. de WIP a Shared).

Apoyo a la fase de oferta y planificación (BEP)

Durante la fase de licitación y de pre-adjudicación, la ISO 19650 requiere la producción de un BIM Execution Plan (BEP) pre-contractual, seguido de un BEP definitivo post-contractual en caso de adjudicación.

El manual empresarial apoya a los proveedores insertando en su interior:

• plantillas estructuradas de BEP listas para ser completadas, reduciendo los tiempos de respuesta a las licitaciones;
• matrices de responsabilidad (RACI) preconfiguradas, que mapean los roles previstos por la ISO 19650 (Contratante/Contratista principal/Subcontratista) con las funciones operativas reales;
• procedimientos para la evaluación de la capacidad y la madurez tecnológica del equipo de proyecto (Task Capability Assessment).

Definición del Nivel de Necesidad de Información (LOIN)

La ISO 19650-1 introduce el concepto de LOIN (Level of Information Need), superando los viejos conceptos rígidos de LOD geométrico o informativo. El LOIN requiere definir la cantidad mínima y necesaria de información para cada propósito específico.

El manual apoya este flujo de trabajo integrando tablas de clasificación y matrices en las que se especifica, para cada fase del proyecto y para cada componente (por ejemplo, pilar, cerramiento, instalación), cuál es el nivel geométrico, alfanumérico y documental requerido, evitando la sobreproducción de datos innecesarios que podría sobrecargar el proceso.

Control de calidad y Hitos de Entrega de Información

La norma internacional requiere una verificación y validación constante de la información antes de la compartición o publicación oficial.

El manual de gestión informativa describe de manera analítica los procesos de Quality Assurance (QA) y Quality Control (QC):

• los pasos para los controles de Clash Detection (interferencias geométricas);
• los controles de Code Checking (conformidad normativa);
• los controles de coherencia informativa de los datos alfanuméricos respecto al EIR.

Manual de gestión informativa y ISO 19650

Más allá del BIM Execution Plan: la visión macroscópica del Manual de Gestión Informativa

En el panorama de la digitalización de la construcción, a menudo existe una fuerte confusión terminológica que lleva a superponer el BIM Execution Plan (el Plan de Gestión Informativa o pGId/pGI) con el Manual de Gestión Informativa empresarial (el BIM Handbook). Aunque ambos son pilares fundamentales para el buen éxito de un proceso digitalizado, sus límites operativos, temporales y estratégicos son profundamente diferentes. El BEP es una herramienta táctica, mientras que el manual es una herramienta constitucional. Comprender por qué el manual va mucho más allá del único plan de ejecución es el primer paso para construir una verdadera madurez digital en la empresa.

Mientras que el BEP nace y muere con el único encargo, modelándose según las especificaciones requeridas por un determinado cliente y las características de un preciso sitio de construcción, el manual de gestión informativa representa la columna vertebral de la organización. Este define la identidad digital de la empresa, estableciendo reglas que superan la transitoriedad de los proyectos individuales para garantizar continuidad, escalabilidad y capitalización del know-how a largo plazo.

Horizonte temporal y flexibilidad de aplicación

La primera gran diferencia reside en la naturaleza temporal de los dos documentos. El BIM Execution Plan es por definición un documento dinámico y «vivo», pero estrechamente ligado a la duración del contrato. Se redacta en la fase de licitación (pre-contractual) y se perfecciona después de la adjudicación (post-contractual), extinguiendo su función principal con la entrega del modelo As-Built y del expediente de la obra.

El manual de gestión informativa, en cambio, tiene un alcance ultradecenal. Se actualiza periódicamente por la organización solo en respuesta a evoluciones normativas (como las actualizaciones de la ISO 19650) o a cambios radicales de paradigma tecnológico empresarial. El Manual no se preocupa por saber cuántos pilares o qué tipo de sistema hidráulico se incluirán en el proyecto «X»; establece en cambio los criterios universales con los que la empresa archiva, protege y valida los datos de cualquier proyecto, sirviendo como guía madre a la que cada BEP individual deberá obligatoriamente inspirarse y conformarse.

Escalabilidad y capitalización del know-how empresarial

Otro límite intrínseco del BEP es su naturaleza fragmentaria: si una empresa se confiara solo a los planes de ejecución individuales, se encontraría con decenas de metodologías de trabajo diferentes, tantas como son los encargos activos. Este escenario generaría una anarquía operativa, en la que cada equipo de proyecto se mueve según sus propias reglas, haciendo imposible el intercambio de recursos humanos entre un encargo y otro y anulando la eficiencia empresarial.

El manual resuelve este problema desde la raíz insertando la escalabilidad en el ADN de la organización. Estandarizando los software autorizados, las bibliotecas de objetos BIM empresariales, los flujos de detección de conflictos y los procedimientos de archivo legal, el documento permite capitalizar la experiencia. Los errores cometidos en un sitio de construcción se convierten en una lección aprendida que modifica el Manual empresarial, mejorando automáticamente todos los futuros BEP. De este modo, la eficiencia ya no está ligada a la habilidad del diseñador individual o del BIM Coordinator de ese proyecto preciso, sino que se convierte en un patrimonio estructural de toda la empresa.

Estructura del manual BIM para los requisitos informativos y los flujos de trabajo

Hemos dicho que, en el estado actual, la redacción del Manual de Gestión Informativa sigue siendo una propuesta.

Sin embargo, ya está bastante clara una primera hipótesis sobre la futura estructura que debería tener el Manual y los anexos que debería incluir.

A continuación, te presento la lista de los anexos del Manual de Gestión Informativa:

1. OIR – Requisito de Información de la Organización
   • OIM – Mapas de Información de la Organización
2. AIB – Manual de Información de Activos
   • AIR – Requisitos de Información de Activos
   • AIM – Modelo de Información de Activos
3. PIB – Manual de Información del Proyecto
   • PIR – Requisitos de Información del Proyecto
   • PIM – Modelo de Información del Proyecto
4. EIR – Requisito de Información de Intercambio
5. IDP – Planificación de Entrega de Información
   • BEP – Plan de Ejecución BIM
6. PDM – Gestión de Datos de Plataforma
   • CDE – Entorno de Datos Comunes
   • DR – Sala de Datos.

Los mencionados son todos documentos de dirección «estratégica» que van más allá de la intervención individual y son indispensables para la construcción de un sistema organizativo orgánico.

Dichos documentos deberían complementarse con los mucho más conocidos documentos de naturaleza «operativa»:

• CI – Pliego Informativo
• oGI – Oferta de Gestión Informativa
• pGI – Plan de Gestión Informativa.

Procedimientos, herramientas y documentos BIM

Después del nacimiento del BIM, en las primeras fases, se ha prestado cada vez más atención a los procesos relacionados con la gestión de la única obra, es decir, aquellos que acabamos de definir de naturaleza «operativa».

Por un lado, documentos como el Pliego Informativo, relativo a la solicitud de gestión informativa, por otro lado, documentos como el Plan de Gestión Informativa y el Bim Execution Plan, para la oferta de gestión informativa y, finalmente, los instrumentos de gestión informativa (el Common Data Environment software o Ambiente de Compartición de Datos).

Solo recientemente, se está intentando el salto de escala, apuntando a la estructuración de reglas, roles y procesos BIM a nivel empresarial.

FAQ Manual

¿Qué es un manual de gestión de la información?

El Manual de Gestión Informativa o OIB (Organization Information HandBook) es un documento que nace de la necesidad de fijar reglas de dirección general, no relativas a la única obra, con el fin de organizar de manera óptima cualquier proceso BIM. En resumen, debería ser un documento estrechamente relacionado con herramientas como el Manual de Calidad Empresarial (ISO 9000), que fije reglas generales de carácter organizativo. Con el desarrollo del BIM y la aparición de problemas sobre la gestión documental del BIM, ha resultado necesaria una atención capaz de estructurar los procesos BIM y responder a las necesidades de la empresa en su conjunto, más allá de la única obra, intervención o contrato. Por lo tanto, ya no es suficiente el BEP (BIM Execution Plan) porque no está pensado para satisfacer la complejidad del sistema, de los roles y de los procesos a nivel de ‘organización’. Actualmente es una propuesta aún en proceso de sistematización a la que hacen explícito referencia las normativas ISO 19650 a nivel internacional y la PAS 1192 en Gran Bretaña.

¿Cómo organiza el manual los procesos a nivel organizativo?

El enfoque correcto enmarca el BIM como una reestructuración de los flujos de trabajo en lugar de como un simple software. Estandarizar los procesos a nivel institucional o corporativo garantiza que cada colaborador, interno o externo, hable el mismo idioma informático. Este enfoque reduce drásticamente los tiempos de inicio de los proyectos individuales, ya que las reglas del juego ya están escritas, validadas y listas para ser aplicadas.

¿Qué prevé el manual para la estandarización de los flujos de trabajo y la gobernanza de los datos?

La gobernanza de los datos es el corazón palpitante de la gestión informativa empresarial. Dentro del manual de organización se delinean las directrices para la creación, gestión y conservación del patrimonio informativo de toda la estructura. El manual decreta quién es responsable de cada dato y en qué momento, define la estructura del Entorno de Datos Compartidos (ACDat o CDE), los flujos de aprobación de documentos y los requisitos mínimos de seguridad informática. Establecer estos límites desde el principio permite crear un ecosistema digital escalable, evitando que cada proyecto se convierta en una isla y haciendo posible la capitalización de la experiencia y la creación de un historial estructurado de los datos energéticos, de mantenimiento o económicos.

¿Cuál es el papel del manual en la definición de roles, responsabilidades y competencias del equipo BIM?

El manual a nivel organizativo tiene la tarea de mapear el organigrama BIM de la empresa, definiendo con precisión competencias y ámbitos de acción de acuerdo con las normativas vigentes (como la UNI 11337-7 en Italia) para figuras como el BIM Manager, los BIM Specialist y los BIM Coordinator. El objetivo es crear una matriz de responsabilidades clara que elimine las superposiciones y los vacíos decisionales. El documento también debe prever los planes de formación continua y los criterios de evaluación de las competencias digitales, asegurando que el equipo esté siempre alineado con la evolución tecnológica y normativa del sector.

¿Cómo apoya el manual de gestión informativa los flujos de trabajo ISO 19650?

Funciona como un puente operativo entre las directrices teóricas de la norma ISO 19650 (que define qué hacer para gestionar la información a lo largo de todo el ciclo de vida de un bien) y la aplicación práctica diaria (estableciendo cómo hacerlo concretamente, traduciendo los requisitos estandarizados en procedimientos empresariales aplicables).

¿De qué manera apoya la traducción de los requisitos informativos de OIR/PIR a EIR según la ISO 19650?

El manual apoya este flujo estandarizando la estructura de los diversos niveles de requisitos: el OIR (Organizational Information Requirements) traduce los objetivos estratégicos empresariales en directrices técnicas; el PIR (Project Information Requirements) proporciona las plantillas para extraer las necesidades informativas específicas del proyecto; el EIR (Exchange Information Requirements) contiene los modelos y matrices de datos preconfiguradas para permitir al cliente redactar un pliego informativo claro, coherente y alineado con los estándares internacionales.

¿Cómo interviene en la estandarización del Common Data Environment (CDE)?

El manual regula la aplicación práctica de los cuatro estados formales del dato definidos por la ISO 19650: Work in Progress (WIP), Shared (En compartición), Published (Publicado) y Archived (Archivado). En concreto, define las reglas de nombrado de los archivos (la cadena de identificación única requerida por la norma), establece los metadatos obligatorios a asociar a cada contenedor informativo (estado, revisión, clasificación) y delinea los flujos de aprobación y los gatekeepers (los responsables) necesarios para el paso de la información de un estado a otro.

¿Qué apoyo ofrece a la fase de oferta y planificación (BEP)?

El manual empresarial apoya a los proveedores incluyendo en su interior: plantillas estructuradas de BEP listas para ser completadas, reduciendo los tiempos de respuesta a las licitaciones; matrices de responsabilidad (RACI) preconfiguradas, que mapean los roles previstos por la ISO 19650 (Contratante/Contratista principal/Subcontratista) con las funciones operativas reales; procedimientos para la evaluación de la capacidad y la madurez tecnológica del equipo de proyecto (Task Capability Assessment).

¿Cómo se gestiona el Nivel de Necesidad Informativa (LOIN)?

El manual apoya el flujo de trabajo del LOIN (Level of Information Need) integrando tablas de clasificación y matrices en las que se especifica, para cada fase del proyecto y para cada componente (ej. pilar, cerramiento, instalación), cuál es el nivel geométrico, alfanumérico y documental requerido, evitando la sobreproducción de datos innecesarios que podría sobrecargar el proceso.

¿Cómo se tratan el control de calidad y los Information Delivery Milestones?

El manual de gestión informativa describe de manera analítica los procesos de Quality Assurance (QA) y Quality Control (QC): los pasos para los controles de Clash Detection (interferencias geométricas); los controles de Code Checking (conformidad normativa); los controles de coherencia informativa de los datos alfanuméricos respecto al EIR.

¿Por qué el Manual de Gestión Informativa va más allá del BIM Execution Plan (BEP)?

El BEP es una herramienta táctica, mientras que el manual es una herramienta constitucional. El BEP nace y muere con el proyecto individual, modelándose según las solicitudes específicas de un determinado cliente y las características de un sitio de construcción preciso. Por el contrario, el manual de gestión informativa representa la columna vertebral de la organización, define la identidad digital de la empresa y establece reglas que superan la transitoriedad de los proyectos individuales para garantizar continuidad, escalabilidad y capitalización del know-how a largo plazo.

¿Cuáles son las diferencias en términos de horizonte temporal y flexibilidad de aplicación?

El BIM Execution Plan está ligado a la duración del contrato: se redacta en la fase de licitación (pre-contractual) y se perfecciona después de la adjudicación (post-contractual), extinguiendo su función con la entrega del modelo As-Built y del expediente de la obra. El manual de gestión informativa, en cambio, tiene una perspectiva de más de diez años, se actualiza periódicamente por la organización solo en respuesta a evoluciones normativas o cambios de paradigma tecnológico empresarial. El Manual no se ocupa de las especificidades del proyecto individual, sino que establece los criterios universales con los que la empresa archiva, protege y valida los datos de cualquier proyecto, funcionando como la guía madre a la que cada BEP individual debe conformarse.

¿Cómo garantiza el manual la escalabilidad y la capitalización del know-how empresarial?

Si una empresa se confiara solo en los BEP individuales, se encontraría con decenas de metodologías de trabajo diferentes, generando anarquía operativa y anulando la eficiencia. El manual resuelve este problema incorporando la escalabilidad en el ADN de la organización: estandariza los software autorizados, las bibliotecas de objetos BIM empresariales, los flujos de detección de conflictos y los procedimientos de archivo legal. Los errores cometidos en una obra se convierten en una lección aprendida que modifica el Manual empresarial, mejorando automáticamente todos los futuros BEP, transformando la eficiencia en un patrimonio estructural de toda la empresa.

¿Cuál es la estructura hipotetizada para el manual BIM y qué anexos incluye?

La futura estructura y los anexos incluyen documentos de orientación ‘estratégica’ indispensables para un sistema organizativo orgánico: OIR (Requisitos de Información de la Organización), OIM (Mapas de Información de la Organización), AIB (Manual de Información de Activos), AIR (Requisitos de Información de Activos), AIM (Modelo de Información de Activos), PIB (Manual de Información del Proyecto), PIR (Requisitos de Información del Proyecto), PIM (Modelo de Información del Proyecto), EIR (Requisitos de Información de Intercambio), IDP (Planificación de Entrega de Información), BEP (Plan de Ejecución BIM), PDM (Gestión de Datos de Plataforma), CDE (Entorno Común de Datos), DR (Sala de Datos). Estos se complementan con documentos de naturaleza ‘operativa’ referidos a la obra individual: CI (Pliego Informativo), oGI (Oferta de Gestión Informativa), pGI (Plan de Gestión Informativa).

¿Cuál es la diferencia entre los procesos operativos y el reciente cambio de escala del BIM?

En las primeras fases del BIM, se prestó mayor atención a los procesos referidos a la gestión de la obra individual (naturaleza ‘operativa’), como el Pliego Informativo (demanda), el Plan de Gestión Informativa, el Plan de Ejecución BIM (oferta) y herramientas como el software del Entorno Común de Datos. Solo recientemente se está intentando el salto de escala, enfocándose en la estructuración de reglas, roles y procesos BIM a nivel empresarial a través de documentos de orientación ‘estratégica’.