¿Qué es el BIM Facility Management?
El Facility Management es el proceso que ayuda a garantizar la funcionalidad, la seguridad y la eficiencia de los edificios y las infraestructuras. ¡Descubre su potencial!
El Facility Management es actualmente una de las disciplinas profesionales y operativas de más rápido crecimiento a nivel mundial. Su éxito está relacionado con la capacidad de hacer que los edificios en los que vivimos y trabajamos, junto con la infraestructura circundante, sean mucho más eficientes, funcionales, seguros y cómodos.
Gestionar las tareas de mantenimiento, sin embargo, es una tarea muy difícil que requiere el apoyo de un software específico. Por lo tanto, si necesitas gestionar actividades de facility management, mi consejo es iniciar a probar un programa GMAO que te ayude a administrar las estructuras correctamente.
Una gestión adecuada de las estructuras, de hecho, ayuda a mejorar la calidad de vida de los ocupantes, a reducir los riesgos para la seguridad y a obtener prestaciones operativas y económicas más elevadas.
En este artículo vamos a explorar el significado de Facility Management, las principales funciones, potencialidades y ventajas de este proceso.
Qué es el Facility Management
La Organización Internacional de Normalización (ISO) define la Facility Management como “una función organizativa que integra personas, lugares y procesos dentro del entorno construido con el fin de mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad del negocio principal de la empresa”.
Aunque el objetivo principal de la Facility Management es apoyar la gestión de una estructura (también residencial), la definición destaca la importancia de este proceso como disciplina empresarial, que tiene como objetivo coordinar el espacio de trabajo físico con los recursos humanos y las actividades que se llevan a cabo dentro de una empresa.
En pocas palabras, la Facility Management es un enfoque integrado para la gestión de edificios, sistemas y recursos que pertenecen a una organización determinada, para garantizar que el entorno físico sea capaz de satisfacer las necesidades de los usuarios y apoyar las funciones principales de la empresa.
El Facility Management también se puede integrar con el Building Information Modeling para optimizar los procesos de mantenimiento de los activos y garantizar una gestión más eficiente del ciclo de vida de una construcción, en este caso se habla de BIM Facility Management.
Cuáles son las principales funciones de la Facility Management
Cualquiera que sea el sector de aplicación, las principales funciones de la gestión de instalaciones incluyen:
Mantenimiento de los recursos
Como su nombre indica, el Facility Management consiste esencialmente en el mantenimiento de la construcción, en particular en lo que respecta a los equipos, las instalaciones (eléctricas, mecánicas, hidráulicas, etc.), el verde, la limpieza y la vigilancia. Un mantenimiento correcto y frecuente de las estructuras minimiza la aparición de averías y garantiza que el edificio y todos sus componentes permanezcan en condiciones óptimas y mantengan su funcionalidad con el paso del tiempo. La gestión del mantenimiento generalmente requiere el uso de sistemas CAFM (Computer Aided Facility Management) o CMMS (Computerized Maintenance Management System) o software que ayudan a los Facility Manager de una empresa a recopilar y almacenar información, mantener un inventario actualizado y preciso de los diversos activos, optimizar los costos relacionados con el mantenimiento, cumplir con las regulaciones de seguridad, realizar un seguimiento de las actividades y garantizar la eficiencia de las diferentes operaciones;
Organización de los procesos
El Facility Management prevé actividades finalizadas a la organización y a la estructuración de los procesos empresariales para garantizar la mejora de la eficiencia y asegurar el incremento de la productividad. Esta función es muy amplia e incluye varias aplicaciones que pueden incluir, por ejemplo, la planificación y el control del presupuesto, el seguimiento de las órdenes de trabajo, la gestión de contratos y suministros, la estandarización de los flujos de trabajo de la empresa, la elaboración de planes y procedimientos de emergencia, etc.;
Optimización del entorno de trabajo
Una de las funciones más importantes de la gestión de instalaciones es crear entornos de trabajo que sean seguros, cómodos y acogedores para todos los usuarios. Este objetivo se persigue a través de la planificación adecuada del espacio, la organización de los puestos de trabajo, el seguimiento de los parámetros ambientales, la gestión de las cargas de trabajo, etc. La gestión de instalaciones también ayuda a las organizaciones a cumplir con las diversas normas que rigen la salud y la seguridad en el trabajo, garantizando el cumplimiento de las normas reglamentarias;
Integración con la tecnología
Cada área de la gestión de instalaciones puede beneficiarse de la integración con las últimas innovaciones tecnológicas. Un ejemplo significativo es la creciente participación del Internet of Things (IoT) en los procesos de gestión de las estructuras. Gracias a esta tecnología, los objetos y dispositivos de uso cotidiano pueden enviar y recibir datos e interactuar a través de una red global.
Otras soluciones en las que confían los Facility Managers son las tecnologías de mantenimiento avanzadas (como el mantenimiento predictivo), las plataformas dedicadas a la administración y optimización de los recursos del ambiente de trabajo (como el IWMS, Integrated Workplace Management System) y los sistemas de automatización y control de los edificios.
Funciones del Facility Management
Cuál es la función del Facility Manager
Cualquiera que sea la estructura a gestionar (una oficina, un hospital, una fábrica, un centro comercial, un estadio, un museo, un aeropuerto, etc.), el Facility Manager es el sujeto que tiene una tarea bien precisa: garantizar que los edificios y todos sus componentes funcionen correctamente, que los diversos sistemas cumplan con los fines previstos y que el personal sea productivo, seguro y cómodo.
Además de ser responsable del mantenimiento de los recursos, el Facility Manager garantiza también el correcto funcionamiento de las operaciones empresariales y asegura una coordinación eficaz entre los espacios físicos de trabajo y las personas que trabajan diariamente en ellos.
Las responsabilidades de un Facility Manager pueden incluir, por ejemplo:
- la supervisión de los contratos de prestación de servicios (como seguridad, estacionamiento, limpieza, catering, tecnología, etc.);
- la gestión del presupuesto destinado al mantenimiento;
- el cumplimiento de las normativas y normas medioambientales, sanitarias y de seguridad;
- la supervisión de los proyectos de reestructuración;
- la planificación de los espacios y la asignación de recursos;
- asesorar a las empresas para aumentar la eficiencia energética y la rentabilidad;
- la gestión de los sistemas de instalaciones;
- la coordinación de los equipos multidisciplinarios encargados de la limpieza, mantenimiento, seguridad, etc.
Para comprender mejor las actividades llevadas a cabo por un Facility Manager es importante conocer los diferentes tipos de servicios relacionados con la gestión de las estructuras. Descubramos cuáles son.
¿Cuáles son los dos niveles de gestión de las instalaciones?
Los servicios de Facility Management generalmente se dividen en dos categorías fundamentales:
Hard Facilities Management Services
Estos se centran en la gestión de componentes físicos de las instalaciones. Po rlo tanto, la mayoría de ellos pertenecen al sector del mantenimiento. Entre los Hard Services se incluyen, por ejemplo, todas las actividades destinadas a la gestión de:
- instalaciones hidráulicas y de drenaje;
- sistemas de iluminación y HVAC;
- sistemas de seguridad contra incendios;
- instalaciones mecánicas y eléctricas;
- componentes constructivos del edificio.
Soft Facilities Management Services
Por otro lado, los Soft Services están relacionados con mantener un lugar de trabajo cómodo y seguro. De hecho, se centran en satisfacer las necesidades de los usuarios. Ejemplos comunes incluyen:
- servicios de limpieza y custodia;
- eliminación de residuos;
- planificación del espacio;
- mantenimiento del suelo y del paisaje;
- adopción de medidas de seguridad;
- abastecimiento de muebles y equipos;
- mantenimiento de los estándares de confort;
- gestión de los sistemas de información.
Hard & Soft Facility Management Services
Cuáles son las ventajas de la Facility Management
La gestión de instalaciones es un proceso fundamental porque garantiza que el entorno construido permanezca seguro, cómodo, sostenible y eficiente en el tiempo. Además de crear un entorno operativo saludable, este proceso ayuda a las empresas de diferentes sectores a:
- Mejorar la eficiencia y la productividad. Facility Management busca soluciones óptimas para mejorar los sistemas existentes y hacer que todo funcione de la manera más fluida posible. Esto ayuda a los empleados a completar sus tareas diarias con mayor facilidad;
- Garantizar el respeto de la salud y la seguridad. Con un mantenimiento regular y programado, el Facility Management asegura que el ambiente de trabajo sea plenamente conforme a las normativas vigentes;
- Garantizar una mayor vida útil del equipo. El mantenimiento adecuado ayuda al equipo no solo a funcionar con la máxima eficiencia, sino también a durar más tiempo;
- Reducir el estrés de los empleados. Mediante la monitorización de los parámetros ambientales y la correcta gestión de los equipos, el Facility Management garantiza que todos los ocupantes del edificio estén seguros y en condiciones de bienestar. De esta manera se mejora el rendimiento laboral y se reduce el estrés;
- Favorecer la sostenibilidad. Más allá del confort ambiental, la gestión de instalaciones tiene la responsabilidad social de promover prácticas más ecológicas y sostenibles. Por ejemplo, reducción de residuos y optimización de la eficiencia energética;
- Ahorrar costes. Al ayudar a crear un entorno de trabajo productivo, la gestión de las instalaciones puede tener un impacto positivo en los ingresos de la empresa.
Los gestores de instalaciones solo pueden aprovechar al máximo estos beneficios mediante el uso de un software de mantenimiento de activos específico. Este les debe permitir planificar, rastrear y supervisar las intervenciones, y simplificar todo el proceso de gestión. Si también deseas experimentar los beneficios de un sistema de este tipo, confía en un programa GMAO profesional de gestión de instalaciones que pueda ayudarte en tu trabajo como Facility Manager y ayudarlo a administrar cualquier proceso de mantenimiento de instalaciones.
