¿Qué es el Building Facilities Management?

Building Facilities Management es el conjunto de herramientas y servicios que respaldan la funcionalidad, la seguridad y la sostenibilidad de las construcciones. Descubre qué es y por qué es importante

Cuando hablamos de Building Facilities Management nos referimos a una disciplina amplia y exigente que asegura el funcionamiento de un bien a lo largo de todo su ciclo de vida.

¿Te has preguntado alguna vez qué importancia tiene y cuáles son sus funciones en el mundo de la construcción? Descúbrelo leyendo este artículo.

¿Qué entendemos por Facilities Management en el mundo de la construcción?

El Facilities Management (FM) dentro del sector AEC se puede definir como el conjunto de herramientas y servicios que respaldan la funcionalidad, la seguridad y la sostenibilidad de edificios, inmuebles e infraestructuras.

La ISO 41001:2018 define Facility Management como “una función organizativa que integra a las personas, el lugar y el proceso dentro del entorno construido para mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad de la actividad principal”.

En otras palabras, el Building Facility Management indica las operaciones, ordinarias y extraordinarias, necesarias para garantizar que un entorno físico soporte, a lo largo de su ciclo de vida, las necesidades y las funciones para las que ha sido diseñado y construido. Cualquiera que sea el tipo de bien (edificio residencial, escuela, oficinas, etc.), el Facility Management, que encuentra expresión y cumplimiento en la figura del Facility Manager, asegura que sus espacios físicos y sus recursos sean capaces de soportar las necesidades a las que la construcción debe responder para un uso correcto durante todo su ciclo de vida.

Building Facility Management

¿Por qué es importante el Facility Management en el mundo de la construcción?

La importancia del Facility Management en el mundo de la construcción va mucho más allá de lo que puedes imaginar. El Building Facilities Management garantiza la perfecta usabilidad de los espacios por parte de los usuarios, asegurando que los edificios en su conjunto sean:

• seguros;
• acogedores;
• eficientes;
• sostenibles.

Todos los edificios, de hecho, están diseñados y construidos para realizar una función específica para la comunidad y el FM es la columna vertebral que garantiza que esta función se pueda realizar siempre de forma segura y cómoda. El Facilities Management apoya la funcionalidad, la seguridad y la sostenibilidad de las construcciones, garantizando:

1. Productividad y usabilidad: La primera y más importante función es la de garantizar que el personal, los empleados y en general los usuarios de un edificio sean capaces de desempeñar eficazmente sus trabajos, si se trata de un edificio de oficinas o comercial, y de disfrutar de los espacios con el mismo grado de eficacia con que han sido pensados, si se trata de un edificio residencial. Esto significa asegurarse de que el espacio esté limpio y organizado, y también significa mantener los equipos y las instalaciones funcionando correctamente.
2. Comodidad y seguridad: Entre los servicios del FM está garantizar que el edificio resulte cómodo y seguro para sus usuarios. Garantizar que los edificios, sus equipos e instalaciones sean inspeccionados periódicamente para cumplir con los estándares de seguridad es fundamental para minimizar los riesgos y las responsabilidades.
3. Rentabilidad: La productividad, la seguridad y la comodidad deben mantenerse de manera eficiente. Sabemos que la gestión de activos representa la fase más larga y más costosa de todo el ciclo de vida del activo para el que la Facility Management tiene como objetivo minimizar los costos operativos innecesarios.
4. Modularidad: especialmente cuando se trata de un edificio comercial o de oficina, su gestión debe mantenerse al día con los cambios que con frecuencia afectan a los entornos de trabajo. Esto significa que el FM debe poder modularse para gestionar, siempre con la misma eficacia, incluso un activo con funciones y necesidades variables en el tiempo.
5. Sostenibilidad: Los Facility Managers tienen la responsabilidad social de promover prácticas de gestión de activos lo más ecológicas posibles. Una línea de acción dirigida a la sostenibilidad ambiental puede basarse en la reducción de los costes, en la optimización de la eficiencia energética o, más en general, en la identificación e introducción de nuevas buenas prácticas.

La importancia del Facility Management en el mundo de la construcción

¿Cuáles son las funciones del Building Facilities Management?

Las funciones del Facility Management en el sector de la construcción se dividen en dos categorías: Hard Services y Soft Services. Veámoslas juntos, más detalladamente.

Hard Services

Los Hard Services son relativos a la gestión de aquellas estructuras físicas que no pueden ser removidas fácilmente y cuya gestión debe ser atenta y puntual para garantizar la salud y la seguridad de los trabajadores o de los ocupantes.

Estos servicios incluyen:

• mantenimiento, ordinario y extraordinario, del edificio;
• mantenimiento de las instalaciones HVAC;
• gestión de la energía y el agua, con miras a la sostenibilidad;
• gestión y mantenimiento de ascensores y escaleras mecánicas;
• mantenimiento de la instalación eléctrica e hidráulica;
• mantenimiento del sistema de seguridad contra incendios.

Soft Services

Estos servicios están relacionados con el mantenimiento de la comodidad y la seguridad de los diferentes espacios del edificio. A continuación, aunque es una lista indicativa y está sujeta a cambios según el tipo de edificio y la fase del ciclo de vida de cada activo, se enumeran algunos de ellos:

• servicios de limpieza y custodia;
• medidas de seguridad;
• mantenimiento del aparcamiento;
• control de plagas;
• eliminación de residuos;
• reciclaje;
• abastecimiento de muebles y equipos;
• sistemas de información;
• gestión del espacio;
• mantenimiento de equipos externos
• etc.

¿Qué habilidades debe tener un Facility Manager?

Los Facility Managers son los profesionales a la cabeza de la gestión de activos y para hacerlo de manera eficiente y eficaz deben mostrar una combinación de estas 11 habilidades:

1. Capacidades económicas: el FM gestiona y supervisa los aspectos relacionados con la estructura, las instalaciones y las tecnologías que requieren una inversión económica significativa y, por lo tanto, es responsable de importantes evaluaciones de gastos.
2. Operations & Maintenance: para poder garantizar el funcionamiento de un activo a lo largo de toda su vida, el Facility Manager debe conocer su estructura para asegurarse de que cada una de sus partes siga funcionando de forma eficiente, segura y conforme a la normativa vigente.
3. Leadership: Los FM deben ser capaces de llevar a cabo la gestión de cada activo de una manera innovadora y demostrar que saben cómo alinear las necesidades del activo con los recursos disponibles.
4. Project Management: esta es una habilidad fundamental para el FM que tendrá que gestionar activos de diversos tipos y naturaleza a lo largo de su carrera. Las subcompetencias del Project Management incluyen: planificación y diseño, ejecución, entrega y evaluación.
5. Habilidades de comunicación: la Facility Management implica la participación de muchas figuras profesionales, con las que se debe garantizar una comunicación clara, efectiva y oportuna.
6. Performance & Quality: el FM debe comprender las exigencias y las expectativas de los diversos stakeholders respecto a los facility ‘s services de los que luego deberá ocuparse proponiendo, donde sea posible, un cierto grado de innovación.
7. Facility Information Management & Technology Management: se refiere a la capacidad de gestión de la infraestructura tecnológica del activo.
8. Occupancy and Human Factors: capacidad de tomar medidas para proteger el medio ambiente y a las personas que utilizan la estructura, apoyando la eficacia organizativa y minimizando los riesgos.
9. Gestión inmobiliaria: capacidad de comprender los principios y prácticas inmobiliarias en relación con su importancia para las decisiones y estrategias de gestión.
10. Risk Management: la gestión de riesgos es una habilidad muy importante para el FM, que tiene entre sus principales responsabilidades la de mantener el activo de manera que siempre sea utilizable de forma segura.
11. Sostenibilidad: Los gestores de instalaciones deben tomar medidas para proteger el medio ambiente y a las personas que utilizan los espacios del activos que gestionan, apoyando la eficacia organizativa y minimizando los riesgos y las responsabilidades. Deben evaluar los efectos globales del activo sobre el medio ambiente en todas las fases de planificación, diseño, construcción y funcionamiento.

Las 11 habilidades del Facility Manager

El Building Facilities Management es sin duda una disciplina exigente en el sector AEC porque debe garantizar que el activo continúe funcionando, a lo largo de su ciclo de vida, con el mismo rendimiento y funcionalidad con los que se planificó. La misión no es fácil y por eso te aconsejo que pruebes tú mismo cómo los software de gestión de activos empresariales pueden hacer que la gestión de construcciones e infraestructuras sea mucho más fácil e innovadora.