Gestión documental BIM: ¿Qué significa administrar documentos en procesos BIM?

Con el auge del BIM en el mundo de la construcción y su obligatoriedad en las licitaciones públicas, los operadores del sector AEC se enfrentan a nuevos desafíos en cuanto a la organización del trabajo y las herramientas a utilizar. Con la preparación adecuada, puedes afrontar este cambio de la mejor manera para aumentar tu competitividad y optimizar la gestión de tu flujo de trabajo.

En este contexto, la gestión de los datos y documentos relacionados con cualquier trámite de construcción y el uso de las herramientas adecuadas para hacerlo (el llamado BIM document management), adquiere una importancia estratégica.

En este artículo te hablo de BIM document management, de las ventajas que puede tener en tu trabajo y de las principales herramientas de gestión de documentos BIM.

A este respecto, también te proporciono una tabla sintética de las funciones de Autodesk BIM 360 docs y usBIM para ayudarte a elegir la solución más adecuada a tus necesidades.

BIM document management | Gestión de documentos con usBIM

¿Qué es la gestión de documentos BIM?

Sabemos que el BIM no es solo modelado 3D y que su valor se extiende más allá del diseño y la construcción, a lo largo de todo el ciclo de vida del activo: proporciona datos que un técnico o un operador puede utilizar para la gestión de las estructuras, el mantenimiento, la remodelación, hasta la eventual demolición del bien.

En el BIM, el dato es fundamental, y también es esencial su compartición entre las diferentes figuras que intervienen en las diversas fases del ciclo de vida: por eso los datos BIM en general desempeñan un papel importante en el proceso global.

La gestión de documentos BIM indica un sistema organizado de gestión de datos y documentos en el proceso BIM que permite mantener todo bajo control en carpetas y archivos digitales, haciendo más simple y efectiva la creación, gestión y compartición de todos los documentos.

La creación de un sistema efectivo de gestión de documentos para un proyecto de construcción es un componente fundamental del éxito. Un sistema efectivo cierra la brecha entre el diseño y la construcción digitalizando el proceso de gestión de documentos.

Pero, ¿cómo es posible hacer esto? ¿Y con qué herramientas? ¿Qué características deben tener estos software?

La respuesta es centralizando todos los datos del proyecto en un único repositorio de datos y conectando a las partes interesadas y los flujos de trabajo del proyecto, desde el diseño hasta la construcción y hasta la demolición, a través de tecnologías capaces de crear y gestionar sistemas documentales integrados a modelos BIM e IFC en línea.

Aprovechar la potencia de un repositorio en la nube aumenta la eficiencia, mejora la calidad y reduce los riesgos.

Generalmente, la gestión de documentos en el proceso BIM está garantizada por software o plataformas en línea en las que crear y organizar procesos de adquisición, almacenamiento y consulta de archivos de manera versátil. De hecho, puedes pensar en la disposición del flujo de trabajo de tal manera que se asignen a cada figura las respectivas responsabilidades y los permisos necesarios.

Un software de gestión de documentos BIM debe cumplir con un mínimo de funcionalidades para ser considerado eficiente:

• garantizar el acceso y uso en línea, aprovechando un entorno en la nube;
• facilitar, mediante comandos específicos, la búsqueda de documentos;
• gestionar de manera óptima las versiones y correcciones de los diversos archivos;
• permitir la asignación de roles diferenciados con los permisos correspondientes para una mayor eficiencia en toda la organización del flujo de trabajo;
• permitir la visualización al menos de los archivos más comunes en el mundo de la construcción (IFC, dxf/dwg, office, pdf, etc.);
• facilitar la colaboración entre las diferentes figuras del equipo;
• gestionar el flujo de solicitudes para modificaciones o posibles problemas encontrados en los documentos.

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Por qué la gestión documental BIM es esencial en la construcción digital

La gestión documental BIM es esencial en la construcción digital porque permite organizar, compartir y controlar de manera estructurada toda la información generada durante el ciclo de vida de un proyecto. En un contexto en el que arquitectos, ingenieros, empresas y clientes trabajan simultáneamente en los mismos modelos y documentos, tener un sistema centralizado evita errores, duplicaciones y pérdida de datos.

Una de las principales ventajas es la posibilidad de garantizar que todos los interesados trabajen siempre en la última versión actualizada de los archivos. Esto reduce drásticamente el riesgo de incoherencias en el diseño y mejora la calidad general del proyecto. Además, la trazabilidad de los cambios permite monitorear quién hizo qué y cuándo, aumentando la transparencia y la responsabilidad.

La gestión documental BIM también apoya la colaboración interdisciplinaria, facilitando el intercambio de información entre diferentes software y formatos. De este modo, se eliminan los silos informativos típicos de los métodos tradicionales y se favorece un flujo de trabajo más fluido y eficiente.

Finalmente, en un sector cada vez más orientado a la digitalización y al cumplimiento normativo, un sistema BIM bien estructurado ayuda a cumplir con estándares, requisitos contractuales y procedimientos de control de calidad. Esto se traduce en una reducción de tiempos, costos y riesgos a lo largo de todo el proceso, desde el diseño hasta la construcción y la gestión de la obra.

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Cuáles son las ventajas de la gestión de documentos BIM

Las actividades en el sector de la construcción han gestionado durante mucho tiempo de manera inadecuada el flujo de información y documentos. Esto ha llevado a pérdidas económicas fácilmente evitables.

La búsqueda de información en archivos digitales no compartidos o entre documentos en papel que aún no han sido digitalizados son aspectos que todavía hoy afectan a muchas realidades. Esto sigue generando ineficiencia en el mundo del AEC y entre todas las figuras involucradas.

Con la gestión de documentos BIM se obtiene una mayor eficiencia de los procesos, con una reducción significativa de costos y de la pérdida de datos.

Las razones son evidentes, entre ellas:

• el uso de la nube como canal de compartición;
• información transmitida de manera rápida y organizada de forma ordenada;
• una mejor gestión de la información en relación al rol obtenido en un proceso.

Gestión de documentos BIM | Compartir y gestionar la información

Las ventajas son numerosas.

De hecho, revolucionas tu forma de trabajar, optimizando el tiempo de trabajo, reduciendo los riesgos debido a la mala comunicación, haciendo que todo el sistema sea más eficiente:

• el equipo puede trabajar en el mismo archivo eliminando posibles malentendidos, gracias a la gestión automática de versiones;
• el acceso a la información es posible desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar;
• los permisos que las diversas personas tienen sobre un determinado archivo son controlados, distinguiendo quién tiene el derecho de visualización y modificación de quién solo puede visualizar;
• es posible visualizar y verificar, incluso de manera colaborativa, los archivos tanto en formato 2D como 3D.

Las soluciones para la gestión documental BIM más utilizadas

Cuando trabajamos en proyectos junto con colegas o colaboradores, además de una buena comunicación, es de fundamental importancia la gestión documental. Una situación caótica o poco eficiente puede llevar a enormes problemas de gestión, con un consiguiente aumento de costos y tiempos.

Por esto necesitas un software que te ayude a hacer eficiente la colaboración de todo el equipo en las diferentes fases del ciclo de vida de la obra.

Autodesk BIM 360 docs y usBIM son dos soluciones para la gestión documental BIM entre las más utilizadas que te permiten mantener todo bajo control de manera simple y efectiva.

Las funciones para la gestión documental BIM de Autodesk BIM 360 docs y de usBIM en comparación

A continuación, te propongo una tabla sintética de las principales características y funcionalidades de las dos soluciones.

Características principales de un software de gestión documental BIM

Un software de gestión documental BIM debe responder a las necesidades complejas de la construcción digital, donde datos, modelos y documentos deben ser siempre accesibles, actualizados y coherentes entre todos los actores involucrados. Sus características principales giran en torno a la eficiencia, el control y la colaboración.

En primer lugar, es fundamental la centralización de la información: todos los documentos (modelos BIM, elaborados gráficos, informes, pliegos) deben ser archivados en un único entorno compartido, a menudo definido como Common Data Environment (CDE). Esto permite tener una “fuente única de verdad”, evitando duplicaciones y desalineamientos.

Otra característica clave es el control de versiones. El software debe rastrear cada modificación realizada en los documentos, manteniendo un historial completo y permitiendo recuperar versiones anteriores. Esto garantiza fiabilidad y reduce el riesgo de errores debido al uso de archivos obsoletos.

La gestión de permisos y roles es igualmente crucial: cada usuario debe poder acceder solo a la información pertinente a su rol (diseñador, director de obra, empresa, etc.). Esto no solo protege los datos sensibles, sino que también organiza de manera clara las responsabilidades.

Un buen sistema BIM también debe ofrecer herramientas avanzadas de colaboración, como la compartición en tiempo real, los comentarios en los documentos, la gestión de revisiones y los flujos de aprobación. Estas funcionalidades mejoran la comunicación entre los equipos y aceleran los procesos de toma de decisiones.

La compatibilidad con formatos estándar (como IFC, DWG y PDF) es esencial para garantizar la interoperabilidad entre diferentes software y disciplinas. El sistema debe ser capaz de visualizar, archivar y gestionar estos archivos sin pérdida de información.

Finalmente, no puede faltar la trazabilidad y auditoría de las actividades: cada acción realizada en la plataforma debe ser registrada, permitiendo monitorear el avance del proyecto y verificar el cumplimiento de los procedimientos. A esto se suman funcionalidades como la búsqueda avanzada, la automatización de flujos de trabajo y el acceso en la nube, que hacen que el sistema sea aún más potente y flexible.

En resumen, un software de gestión documental BIM efectivo no es solo un archivo digital, sino una herramienta estratégica que apoya la coordinación, la calidad y la gobernanza de todo el proyecto.

Cómo elegir la mejor solución para la gestión documental BIM

Establecer cuál es la mejor solución en absoluto es difícil, es posible elegir la más adecuada a tus necesidades laborales evaluando los objetivos, el tamaño de los proyectos y del equipo con el que se trabaja.

Además de las funciones analizadas en la tabla anterior, es importante evaluar también las opciones de venta.

Autodesk BIM 360 docs propone una única configuración para adquirir con suscripción mensual o anual que incluye todas las funcionalidades sin posibilidad de personalizar la solución según tus necesidades.

usBIM, en cambio, es un sistema escalable y configurable donde puedes elegir comprar solo el espacio de almacenamiento y las aplicaciones que necesitas. Además, es una plataforma que se integra con numerosas aplicaciones con las que es posible gestionar los diversos aspectos del diseño BIM (detección de interferencias, control de códigos, VRi, gestión de problemas, GIS y mucho más).

Puedes comenzar a gestionar tus documentos de construcción con una solución de gestión documental BIM gratuita y ampliar el espacio de almacenamiento y las aplicaciones según las diferentes necesidades que surjan en el trabajo.

Cómo acceder a usBIM

usBIM, además, es muy simple de utilizar, gracias a su interfaz intuitiva.

Ahora te explico brevemente cómo acceder a usBIM y aprovechar los muchos beneficios del software. Es muy simple y rápido, de hecho, solo debes:

1. ir a la página de usBIM
2. iniciar sesión con tus credenciales de MyACCA

¿No tienes las credenciales porque aún no estás registrado en el sitio ACCA? No hay problema.

Realiza el registro en el sitio ACCA completando todos los datos y siguiendo todos los pasos. Una vez concluido, sigue los pasos mencionados anteriormente (1. y 2.).

Ahora puedes aprovechar todas las potencialidades del software comenzando de inmediato con numerosas aplicaciones y un espacio en la nube de 10 GB Gratis, luego elige las aplicaciones que necesitas y configura usBIM según tus necesidades.

Las FAQ