Maintenance workflow: ¿qué es y cuáles son sus ventajas?

Si eres un profesional del sector AECO sabes que la planificación es el primer paso indispensable para el éxito de cada proceso.

La fase de mantenimiento no se queda atrás y organizar las intervenciones de mantenimiento a través de específicos programa GMAO y flujos de trabajo gráficos implica una serie de ventajas para los operadores y para toda la fase de mantenimiento del activo.

Veamos juntos y con más detalle qué es un maintenance workflow y cuáles son los 6 principales beneficios que aporta.

¿Qué es el maintenance workflow?

El maintenance workflow, también llamado “flujo de trabajo de mantenimiento”, es el proceso que organiza y planifica la sucesión de aquellas actividades que en su conjunto constituyen la intervención de mantenimiento.

Los objetivos por los que es preferible redactar un maintenance workflow son varios y entre estos encontramos:

• permitir que todos los operadores implicados en el mantenimiento se preparen adecuadamente en relación con el papel que desempeñan en el proceso;
• comprobar que se dispone de todo el equipo, las herramientas y las piezas necesarias para la intervención;
• estudiar bien las actividades a realizar para crear un cronograma preciso, así como el análisis del presupuesto necesario y disponible;
• garantizar la interrupción más breve posible del servicio y/o funcionamiento del activo.

El flujo de trabajo típico del proceso de mantenimiento es el que se representa en la siguiente imagen:

Flujo de trabajo de mantenimiento

Por ejemplo, imaginemos que el reliability engineer recibe los resultados de algunas muestras en base a las cuales se decide que es necesario proceder con el mantenimiento. A este punto, se activa lo previsto por el workflow:

• el técnico responsable del mantenimiento inicia la intervención, estableciendo tiempos y detalles de ejecución;
• se comprueba la disponibilidad de los equipos y el stock de las piezas necesarias para realizar la intervención, se estudian los tiempos mínimos de parada necesarios y se comprueba la disponibilidad de los recursos técnicos;
• el responsable del mantenimiento confía la intervención a un técnico;
• el técnico analiza la intervención en detalle verificando una vez más las piezas y el equipo necesarios;
• una vez realizada la intervención, el técnico contabiliza las piezas de recambio utilizadas, elabora y firma la documentación pertinente;
• el supervisor revisa el trabajo, refrenda la documentación y devuelve la orden de trabajo al planificador del mantenimiento (maintenance planner);
• el maintenance planner actualiza la actividad en el sistema de mantenimiento y restablece la frecuencia de la intervención en cuestión.

Computerized maintenance management system (CMMS)

¿Cuáles son los 6 principales beneficios del workflow de mantenimiento?

La realización de los flujos de trabajo de mantenimiento y la consiguiente producción de diagramas de flujo es claramente muy útil, pero veamos juntos cuáles son las 6 ventajas principales:

1. optimización del business process: con el tiempo, los enfoques de mantenimiento cambian porque cambian las tecnologías, los equipos, los materiales, etc. Supervisar y mapear las intervenciones de mantenimiento permite:
   • determinar qué actividades perfeccionar y cómo;
   • realizar una representación gráfica haciendo que el proceso sea menos abstracto y destacando actividades y pasos innecesarios;
   • detectar fallos y congestión en los procesos en el flujo de trabajo de mantenimiento.
2. aclaración del flujo de trabajo: la implementación del workflow de mantenimiento en forma de diagramas ayuda a comprender la secuencia de eventos, su propósito y la duración esperada;
3. claridad de los roles: entender a la perfección el papel que se tiene en el proceso de mantenimiento es esencial para su correcta ejecución, mapear los flujos de trabajo de mantenimiento ayuda precisamente en la correcta interpretación de las tareas y responsabilidades;
4. auditoría interna: controlar la corrección de los procesos y el cumplimiento de las normativas es más simple y eficaz cuando los procesos de mantenimiento están representados en forma de diagramas;
5. identificación de discrepancias y responsabilidades: en caso de que se cometan errores, gracias al mapeo del maintenance workflow será más rápido determinar qué infracción normativa ha habido, en qué fase del proceso y los responsables;
6. mejora de la formación del personal: los diagramas de los workflow de mantenimiento ayudan a identificar dónde la intervención no ha alcanzado el rendimiento requerido, sobre la base de este análisis se perfecciona la formación del personal.

¿Cómo ayuda un Computerized Maintenance Management System (CMMS o GMAO) a optimizar el proceso de mantenimiento?

Por Computerized Maintenance Management System (CMMS o GMAO) se entiende la gestión del proceso de mantenimiento a través de instrumentos específicos y adecuados como los programa GMAO, pero ¿cómo puede este sistema potenciar el proceso de mantenimiento?

Las ventajas de su aplicación son varias, entre ellas:

• ayuda en la planificación del mantenimiento, en el seguimiento de las propiedades y en la gestión de los problemas;
• permite una comunicación rápida y eficiente;
• garantizaahorro de tiempo y costes relacionados con la gestión;
• permite la gestión tanto del mantenimiento planificado como del extraordinario;
• integra un sistema de tickets.
• elabora la documentación y las fichas de datos personales;
• geolocaliza los activos;
• supervisa y proporciona informes de las diversas actividades.

Por lo tanto, mi consejo es que también hagas tu proceso de mantenimiento computer-based y pruebes el programa GMAO profesional que te permitirá optimizar y dinamizar el mantenimiento de tus activos.