Reunión de preconstrucción: qué es y por qué es importante

La reunión de preconstrucción es una actividad fundamental para coordinar a todas las partes involucradas en las obras de construcción. Descubre cómo gestionarla de la mejor manera.

En el mundo de la construcción, la fase de preconstrucción desempeña un papel fundamental. Es en esta etapa donde se definen los aspectos críticos a abordar en las fases posteriores.

Organizando adecuadas reuniones de preconstrucción, las partes interesadas pueden planificar en detalle cada actividad, definir claramente los roles e identificar los riesgos para minimizar posibles contratiempos y asegurar la entrega del proyecto dentro del presupuesto y los plazos previstos.

En este artículo, descubrirás cómo programar y llevar a cabo correctamente una reunión de preconstrucción, qué temas suelen discutirse en estas reuniones y cómo mejorar su organización a través de un software de coordinación BIM, que puedes utilizar de forma gratuita.

Interfaz del software usBIM útil para gestionar las reuniones de coordinación

¿Qué es una reunión de preconstrucción?

Una reunión de preconstrucción es una actividad estratégica que se lleva a cabo antes del inicio efectivo de un proyecto de construcción. En esta participan  el cliente, los diseñadores, los contratistas y todas las demás partes involucradas en el proceso de diseño y construcción de la obra.
El propósito de estas reuniones es definir una comprensión clara y compartida de los requisitos, objetivos y desafíos del proyecto.

Los temas que generalmente se discuten durante una reunión de preconstrucción incluyen la planificación, los plazos, el presupuesto, la logística, los riesgos, la seguridad, entre otros.

A través de la celebración de estas reuniones preliminares, es posible identificar de antemano posibles problemas, explorar soluciones alternativas y poner en marcha un plan de acción claro y efectivo para garantizar el éxito del proyecto.

Preparación para las reuniones de preconstrucción

Antes de empezar, debes asegurarte que la reunión de preconstrucción sea productiva y que todas las partes interesadas estén alineadas en los mismos objetivos. Para ello, es importante prepararse para la reunión siguiendo los pasos fundamentales que se detallan a continuación:

1. Recopila la información: principalmente, asegúrate de tener a tu disposición toda la información relevante sobre el proyecto, incluyendo los planos, las especificaciones, el presupuesto, la planificación, los plazos, etc.
2. Define los objetivos: establece claramente los objetivos de la reunión, identificando los temas a tratar y las decisiones que deben tomarse.
3. Identifica las partes involucradas: en base a los objetivos establecidos, identifica a las partes interesadas y asegúrate de que sean invitadas a participar.
4. Establece roles y responsabilidades: define desde el principio quién será el moderador de la reunión y quién tomará nota de los detalles, asegurándote de que todos los roles y responsabilidades estén claramente asignados.
5. Realiza investigaciones preliminares: antes de la reunión, realiza investigaciones exhaustivas sobre posibles desafíos o problemas relacionados con el proyecto. Esto te ayudará a estar preparado para abordar cuestiones complejas.
6. Revisa documentos previos: si han habido reuniones previas, revísalas para comprender el estado actual del proyecto y qué temas ya se han discutido.
7. Crea una agenda: prepara una agenda detallada que enumere los puntos clave a tratar durante la reunión. Esto ayudará a mantener la reunión enfocada y organizada.
8. Prepara una lista de preguntas: prepara preguntas relevantes para hacer durante la reunión, demostrando tu compromiso y participación activa.
9. Organiza los recursos: asegúrate de que todos los recursos necesarios (como equipos audiovisuales, sistemas de conexión, etc.) estén disponibles y funcionando.
10. Prepara material de apoyo: prepara material de apoyo con anticipación (como planos, documentos y presentaciones) para compartir durante la reunión.

Cómo prepararse para una reunión de preconstrucción – Infografía

¿Qué temas se tratan en la reunión de preconstrucción?

Para poder prepararse para una reunión de preconstrucción, todos los participantes deben ser informados de antemano sobre lo que se discutirá durante la reunión. A continuación, los temas principales que suelen tratarse:

1. Objetivos del proyecto

Se detallan objetivos generales y específicos, el propósito, las expectativas y los resultados esperados.

2. Planificación y plazos

Se examina el cronograma de construcción, analizando los tiempos de inicio y fin, las fases de trabajo y los hitos intermedios.

3. Presupuesto y financiación

Se discute el presupuesto disponible, los recursos necesarios y los controles para asegurar que el proyecto se mantenga dentro de los límites previstos.

4. Diseño y especificaciones

Se revisan los documentos arquitectónicos e ingenieriles, las características de los materiales y acabados, y se evalúan posibles cambios necesarios.

5. Organización y logística

Se abordan cuestiones como la adquisición de materiales, el acceso a la obra, la gestión de residuos y la organización general del proyecto.

6. Roles y responsabilidades

Se definen los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo involucrado.

7. Comunicación y colaboración

Se aclara cómo se llevará a cabo la comunicación dentro del equipo y con el cliente durante todo el proyecto.

8. Mitigación de riesgos

Se identifican los posibles riesgos asociados al proyecto y se planifican estrategias adecuadas para abordarlos y mitigarlos.

9. Permisos y autorizaciones

Se definen las autorizaciones, aprobaciones y permisos necesarios para comenzar la construcción.

10. Salud y seguridad

Se abordan cuestiones relacionadas con la seguridad de los trabajadores, y se planifican las medidas preventivas necesarias.

11. Verificación de materiales

Se evalúan los materiales a utilizar en la construcción para garantizar que cumplan con los estándares de calidad y seguridad requeridos.

12. Gestión documental

Se establece cómo gestionar la documentación de obra, incluyendo estados de avance, informes, actas, etc.

13. Aspectos ambientales

Se evalúa el impacto del proyecto en el medio ambiente y se definen estrategias para cumplir con la sostenibilidad.

14. Planificación futura

Se establece un plan de acción detallado para las actividades inmediatas y futuras, especificando las tareas y plazos asignados a cada miembro del equipo.

Herramientas para llevar a cabo una reunión de preconstrucción

Entonces, para organizar tus reuniones de preconstrucción de manera más fácil y eficiente, puedes aprovechar de forma gratuita algunos software de coordinación BIM específicos que puedes utilizar en línea sin necesidad de descargar nada en tu computadora. De hecho, estas herramientas proporcionan un entorno virtual centralizado en el que toda la información relacionada con el proyecto está disponible en tiempo real desde cualquier ubicación y dispositivo. De esta manera, durante las reuniones de preconstrucción, los interesados pueden visualizar modelos 3D, examinar planos detallados y analizar información sobre especificaciones técnicas de manera colaborativa para facilitar la comprensión completa del proyecto por parte de todos los participantes, reducir ambigüedades y prevenir costosos errores.

usBIM.calendar – Aplicación integrada en la plataforma usBIM para gestionar las reuniones de coordinación

Funcionalidades

Además, estas aplicaciones ofrecen muchas otras características:

• Anotaciones y comentarios directamente en los modelos, lo que permite a los participantes resaltar áreas de interés o plantear preguntas en tiempo real. Igualmente, estas anotaciones se pueden abordar durante la reunión misma, fomentando una comunicación clara e inmediata entre las partes involucradas.
• Capacidad para seguir los cambios realizados en el proyecto a lo largo del tiempo. De hecho, cada modificación se documenta dentro de la plataforma y garantiza que todos estén siempre actualizados sobre las últimas versiones. Por lo tanto, esto ayuda a evitar desalineamientos durante las reuniones de preconstrucción y permite una discusión más centrada y productiva.
• Posibilidad de compartir calendarios, establecer recordatorios y enviar notificaciones automáticas. De este modo, todos los participantes estén siempre informados sobre las próximas reuniones y sus agendas, garantizando la máxima participación y preparación de todos los miembros del equipo.