Servicios duros en gestión de instalaciones: cómo los servicios técnicos ayudan en la administración de activos

Descubre cómo los servicios técnicos (hard services) en la Gestión de Instalaciones contribuyen al éxito empresarial al mejorar la productividad y reducir los costes operativos.

¿Trabajas en el mundo de la construcción e infraestructura? Entonces, seguramente sabes lo crucial que es la eficiencia y seguridad en la gestión de tus proyectos. En un sector en constante evolución, la capacidad para sincronizar la operatividad de instalaciones complejas y el mantenimiento de estructuras es fundamental. Aquí es donde entran en juego los servicios duros en la Gestión de Instalaciones.

En este artículo, exploraremos cómo los servicios técnicos, conocidos como «hard services,» están revolucionando la forma en que abordamos los desafíos relacionados con el mantenimiento y funcionamiento de los edificios. No importa si estás supervisando el proyecto de una estructura comercial, un complejo industrial o una infraestructura pública de importancia crítica, comprenderás lo crucial que es tener un control total sobre el mantenimiento. Pero, ¿cómo gestionar un proyecto complejo sin cometer errores y sin olvidar nada? Seguramente, el uso de un Software GMAO puede ser de gran ayuda. ¡Lee el artículo y descubre más!

Los «hard services» en la Gestión de Instalaciones

En el contexto de la Gestión de Instalaciones, los «hard services» se refieren a todas las actividades y servicios relacionados con la gestión, mantenimiento y funcionamiento de los aspectos físicos y técnicos de un edificio o infraestructura. Estos servicios se centran en los elementos tangibles del entorno construido e incluyen una amplia gama de actividades relacionadas con la infraestructura física y sistemas técnicos.

¿Qué es la Gestión de Instalaciones?

La Gestión de Instalaciones (en inglés, Facility Management) es la disciplina que se ocupa de la gestión y mantenimiento de edificios e instalaciones, con el objetivo de garantizar un funcionamiento óptimo. Para obtener más información, consulta también el artículo Mantenimiento de instalaciones: qué es y cómo planificarlo

Funciones de la Gestión de Instalaciones

¿Pero cuál es el papel de los servicios técnicos, o «hard services,» en todo esto? ¡Descubrámoslo!

¿Por qué los servicios técnicos son cruciales en la Gestión de Instalaciones?

Los servicios técnicos no son solo una parte de la Gestión de Instalaciones sino también el núcleo de la misma. Esto porque garantizan la seguridad, eficiencia y funcionalidad de cualquier entorno de trabajo. Los servicios técnicos son los elementos más susceptibles de corrupción en un edificio y requieren un mantenimiento periódico obligatorio para su correcto funcionamiento. Por eso, su gestión constituye la actividad principal en el Facility Management. Sin duda, el uso de un software de Gestión de Instalaciones puede ser de gran ayuda para planificar las tareas de mantenimiento, gestionar los servicios técnicos y tener una visión completa y dinámica de todos los activos.

¿A qué nos referimos con «Servicios técnicos» en un edificio?

Los servicios técnicos en un edificio, a menudo conocidos como «Technical Services» o «Technical Facilities Management Services«, se refieren a una serie de actividades y sistemas relacionados con la infraestructura técnica y las instalaciones de un edificio. Estos servicios son esenciales para garantizar el correcto funcionamiento, la seguridad, la eficiencia energética y la comodidad de los entornos construidos.

Actualmente, los servicios técnicos abarcan una amplia gama de actividades que son esenciales para mantener un edificio en funcionamiento, seguro y cómodo. Su gestión adecuada contribuye al bienestar de los ocupantes y a la optimización de las operaciones del edificio.

Ejemplos comunes de Servicios Técnicos

Algunos ejemplos de Servicios Técnicos en los edificios son:

Instalaciones eléctricas: comprenden la instalación, el mantenimiento y la reparación de los sistemas eléctricos del edificio, incluyendo el cableado, la iluminación, los enchufes, los paneles eléctricos y los sistemas de respaldo;
Instalaciones hidráulicas: estos servicios se ocupan de la distribución del agua, el sistema hidráulico, el drenaje y el tratamiento de aguas residuales, asegurando un flujo de agua confiable y una gestión eficiente de las aguas residuales;
Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado (HVAC): son servicios que se centran en el control de la temperatura, la humedad y la calidad del aire en el interior del edificio. Esto incluye el mantenimiento y la gestión de los sistemas de calefacción, refrigeración y ventilación;
Sistemas de seguridad: incluyen la instalación y el mantenimiento de sistemas de seguridad como sistemas de alarma contra incendios, sistemas de detección de humo, sistemas de videovigilancia CCTV, accesos y controles de seguridad;
Sistemas de comunicación y redes: estos servicios se refieren a la instalación y gestión de redes de comunicación, conectividad a Internet, sistemas telefónicos, sistemas de videoconferencia y otros dispositivos de comunicación;
Gestión energética: comprenden el monitoreo y la gestión del consumo de energía del edificio para mejorar la eficiencia energética y reducir los costes operativos;
Mantenimiento general: cubre una amplia gama de actividades de mantenimiento y reparación, como la gestión de pequeñas reparaciones, la sustitución de componentes defectuosos y el mantenimiento preventivo de las instalaciones;
Gestión de residuos: estos servicios involucran la correcta recolección, disposición y reciclaje de los residuos generados por el edificio;
Gestión de automatización: esta categoría se refiere a la automatización de procesos y sistemas en el edificio, como sistemas de control de acceso, sistemas de gestión de iluminación automatizada y más.

¿Cuáles son los tipos de servicios técnicos en la Gestión de Instalaciones?

Por otro lado, los tipos de servicios técnicos en la gestión de instalaciones incluyen:

Mantenimiento de las instalaciones: abarca la gestión y mantenimiento de sistemas técnicos como instalaciones eléctricas, sistemas de climatización, sistemas de calefacción y refrigeración, plomería y alcantarillado, sistemas contra incendios, etc.
Gestión de instalaciones mecánicas y eléctricas: estos servicios cubren el mantenimiento y reparación de equipos e instalaciones mecánicas y eléctricas, como generadores de energía, ascensores, sistemas de control de acceso, sistemas de seguridad, etc.
Gestión de infraestructuras de construcción: incluye el mantenimiento de elementos estructurales del edificio, como paredes, suelos, techos, ventanas y puertas. Mantener y reparar estos elementos es esencial para garantizar la seguridad y la integridad del edificio a lo largo del tiempo.
Servicios de limpieza e higiene: aunque pueden considerarse tanto «Hard Services» como «Soft Services», la limpieza y la higiene de los espacios físicos suelen gestionarse como parte de los «Hard Services» porque involucran equipos y productos específicos para la limpieza y el mantenimiento de los entornos.
Gestión de instalaciones de comunicación y tecnología: incluye el mantenimiento de redes de telecomunicaciones, sistemas de cableado estructurado, servicios de conectividad, y otros sistemas de comunicación y tecnología esenciales para la operación de la empresa.

Por lo tanto, los ‘hard services’ se centran en la gestión de los aspectos físicos y técnicos de un edificio o infraestructura, asegurando que las estructuras y las instalaciones sean funcionales, seguras y eficientes. Además, estos servicios son esenciales para crear y mantener un entorno de trabajo o residencial que sea cómodo y adecuado para las necesidades de los usuarios.

¿Cuáles son los diferentes tipos de Intervenciones de mantenimiento?

Principalmente, el mantenimiento puede manifestarse de diversas formas y variar según la estrategia elegida para cada caso. Pensando en categorías generales, podríamos decir que se puede optar por un enfoque preventivo, si se elige intervenir de manera sistemática para prevenir fallas o mal funcionamiento; o correctivo, si se opta por intervenir solo después de que se haya producido una falla.

Mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo es una estrategia de gestión de instalaciones dentro del campo del Facility Management que tiene como objetivo reducir fallas y prolongar la vida útil de las instalaciones, equipos y elementos estructurales presentes en uno o más edificios. Este enfoque implica la implementación de actividades programadas y regulares, destinadas a la inspección, el mantenimiento y la corrección oportuna de posibles problemas. Además, su objetivo es evitar que dichos problemas se desarrollen en fallas más graves, costosas y disruptivas.

Tomemos un ejemplo: la limpieza periódica de los filtros de aire o la lubricación de piezas mecánicas evita la aparición de problemas y prolonga la vida útil de la maquinaria. Para obtener más información, consulta también el artículo ¿Qué es el mantenimiento preventivo?

Mantenimiento correctivo

Por otro lado, el mantenimiento correctivo es una intervención en el campo del Facility Management que se enfoca en solucionar fallos y problemas repentinos que ocurren en instalaciones, equipos o estructuras dentro de uno o más edificios. Sin embargo, a diferencia del mantenimiento preventivo, que tiene como objetivo prevenir fallas. Además, el mantenimiento correctivo interviene después de que una falla ya ha ocurrido, con el objetivo de restaurar rápidamente la funcionalidad y operatividad de los activos afectados.

Para obtener más información, lee también el artículo Mantenimiento correctivo: ¿qué es y cómo gestionarlo?.

Herramientas y tecnologías para respaldar los procesos de Facility Management

Hoy en día, la gestión y el mantenimiento de edificios serían impensables sin el uso de software de Facility Management específicos. Dicho esto, existen herramientas diseñadas para satisfacer todas las necesidades.

Tipos de software y tecnologías para mejorar la Gestión de Instalaciones

Las siguientes tecnologías son esenciales para mejorar la eficiencia, la precisión y la seguridad de las operaciones de Facility Management:

software de gestión de actividades: plataformas para la planificación, asignación y seguimiento de actividades de mantenimiento y gestión de espacios;
sistemas de monitoreo remoto: sensores y dispositivos IoT para monitorear en tiempo real las condiciones de las instalaciones y detectar anomalías;
sistemas de gestión de incidentes: plataformas para la notificación, monitoreo y resolución de incidentes y solicitudes de mantenimiento;
software de planificación de recursos: herramientas para optimizar la asignación de recursos (personal, equipos y materiales);
software de gestión de inventario: sistemas para monitorear el inventario y los suministros necesarios para el mantenimiento y las operaciones;
sistemas de control de acceso: tecnologías para administrar el acceso a diferentes áreas del edificio (tarjetas, llaves y dispositivos de autenticación);
software de reserva de recursos: plataformas para la reserva y gestión de salas de reuniones, equipos compartidos y otros espacios;
tecnologías de automatización: sistemas para automatizar procesos como la iluminación, calefacción y ventilación (optimización de la eficiencia energética);
software de monitoreo energético: herramientas para monitorear y analizar el consumo de energía del edificio (oportunidades de ahorro);
sistemas de gestión de documentos: plataformas para organizar y almacenar documentos relacionados con el mantenimiento, especificaciones técnicas y operaciones;
tecnologías de realidad aumentada (AR) y virtual (VR): utilizadas para inspecciones virtuales, capacitación de personal y simulaciones de intervenciones;
software de análisis de datos: herramientas para extraer información útil de los datos recopilados, lo que permite tomar decisiones informadas;
sistemas de navegación en interiores: tecnologías que guían a las personas a través de edificios grandes o campus utilizando mapas interactivos e indicaciones;
aplicaciones móviles de gestión: aplicaciones para smartphones y tablets que permiten la gestión y el monitoreo de actividades de Facility Management sobre la marcha.

Cómo los software ayudan a Gestionar de manera eficaz las Instalaciones

Los software son fundamentales para mejorar la efectividad y eficiencia en la gestión de edificios, incluida la gestión de servicios y operaciones dentro del sector del Facility Management.

Por lo tanto, el uso de software en el ámbito del Facility Management contribuye a optimizar las operaciones, mejorar la eficacia de la organización y proporcionar un entorno más eficiente y seguro para los ocupantes de los edificios.

Características de los software que contribuyen a una gestión más efectiva

A continuación, enumeramos 10 características que tienen los software que contribuyen a obtener una gestión más efectiva de las Instalaciones:

Automatización de numerosos procesos: reducen la dependencia de actividades manuales repetitivas. Además, se traduce en un ahorro de tiempo y recursos, mejorando la productividad en general.
Monitoreo y reports en tiempo real de actividades y rendimiento: proporcionan datos y reportes precisos. Esto ayuda a identificar problemas de manera oportuna y tomar mejores decisiones.
Planificación y asignación de actividades: se aseguran que los recursos se asignen de manera óptima y que se cumplan los plazos.
Gestión y seguimiento de inventario: evitan desperdicios y aseguran que los materiales estén disponibles cuando se necesiten.
Gestión de solicitudes: permiten a los usuarios informar problemas o solicitudes de mantenimiento de manera eficiente, facilitando la comunicación entre el personal y los usuarios.
Recopilación y análisis de datos: permiten un análisis detallado sobre el rendimiento, la utilización de recursos y las tendencias a lo largo del tiempo.
Gestión de energía: monitorean el consumo de energía del edificio e identifican posibles áreas de ahorro de energía, contribuyendo a la sostenibilidad ambiental y a la reducción de costes.
Integración de operaciones: integran diversas funciones, como la gestión de actividades de mantenimiento, la planificación de recursos, la gestión de inventarios y la facturación. Esto simplifica la gestión global.
Acceso móvil: muchas soluciones software ofrecen aplicaciones móviles que permiten al personal acceder a la información y realizar actividades directamente en el sitio. Esto mejora la capacidad de respuesta y la eficacia de las operaciones.
Colaboración y trabajo en equipo: permiten la colaboración entre equipos y departamentos diferentes, facilitando el intercambio de información y asegurando que todos estén alineados en objetivos y actividades.

La importancia de la confiabilidad y la competencia de los servicios técnicos

Ya sabemos que el mantenimiento programado y el monitoreo pueden traducirse en ahorros significativos a largo plazo, lo que conlleva a una reducción de costes. Sin embargo, existen puntos claves que ayudan a conseguir el éxito empresarial, como la selección de proveedores de servicios. En este ámbito, es fundamental elegir proveedores con experiencia y confiabilidad comprobadas en el campo de los servicios técnicos.

El papel de los servicios técnicos en el éxito empresarial

Sin servicios técnicos eficientes, incluso la estrategia empresarial más sólida puede desmoronarse.

Los «hard services» son un componente crucial en el éxito empresarial, ya que representan el conjunto de actividades y recursos físicos que contribuyen a crear un entorno de trabajo seguro, funcional y eficiente. Estos servicios a menudo son tangibles y estructurales, y afectan directamente a la productividad, seguridad e imagen de la empresa.

¿Cuáles son los aspectos claves del Hard Service?

Los Servicios duros tienen un papel multidimensional y se extienden a través de varios aspectos clave:

Infraestructura y entorno de trabajo: incluyen elementos esenciales como el mantenimiento de edificios, gestión de instalaciones, iluminación, calefacción y refrigeración. Un entorno de trabajo cómodo, seguro y bien iluminado es fundamental para el bienestar y la productividad de los empleados;
seguridad: se encargan de garantizar que se cumplan las normas de seguridad, que los sistemas contra incendios funcionen adecuadamente y que existan procedimientos para gestionar situaciones de emergencia, que es de suma importancia;
mantenimiento preventivo y correctivo: el mantenimiento regular de equipos e instalaciones evita fallos inesperados y costosas interrupciones de las operaciones comerciales. Por lo tanto, los hard services son responsables de planificar y llevar a cabo actividades de mantenimiento preventivo y, si es necesario, intervenir de manera oportuna con acciones correctivas;
gestión de recursos energéticos: los hard services trabajan para optimizar el uso de la energía, reducir desperdicios e implementar soluciones para mejorar la eficiencia energética. Un factor importante para el control de costes operativos e impacto ambiental;
gestión de instalaciones y lugares de trabajo: la organización de espacios de trabajo, la disposición de oficinas y el suministro de equipos adecuados afectan la eficiencia de las operaciones y contribuyen al confort de los empleados;
gestión de tecnología: los hard services también incluyen la gestión de infraestructura tecnológica, como el acceso a la red, la conectividad y la seguridad informática. Estos elementos son fundamentales para el funcionamiento adecuado de las operaciones comerciales;
cumplimiento normativo: los hard services garantizan que las instalaciones y operaciones comerciales cumplan con las normativas relevantes. Esto es fundamental para evitar sanciones legales y proteger la reputación empresarial;
imagen y reputación empresarial: un entorno bien mantenido y funcional puede contribuir positivamente a la reputación empresarial.

Casos de estudio: éxitos y fracasos de los «hard services»

Los casos de estudio demuestran que la gestión eficaz de los «hard services» es crucial para el éxito y la seguridad de edificios e instalaciones. El mantenimiento regular, la vigilancia tecnológica y la adopción de enfoques predictivos pueden prevenir fallos y problemas. De esta manera, se mejora la eficiencia, seguridad y durabilidad de las instalaciones. Por otro lado, la negligencia o gestión insuficiente de los «Hard Services» puede dar lugar a situaciones críticas, con consecuencias financieras y de seguridad. A continuación, presentamos ejemplos que pueden ocurrir en la vida de nuestras instalaciones comerciales o residenciales.

Ejemplos de éxito:

Una empresa manufacturera que implementa un programa de gestión de «hard services» y se centra en la optimización energética, utilizando tecnologías de monitoreo remoto, puede identificar y resolver ineficiencias en sistemas de calefacción, refrigeración e iluminación. Esto conduce a ahorros significativos de energía y una reducción sustancial de los costes operativos;
Un centro de atención médica que adopta un enfoque de mantenimiento predictivo para sus «hard services», a través del análisis de datos recopilados por sensores instalados en las instalaciones, puede prever posibles fallos antes de que ocurran. Esto reduce drásticamente los tiempos de inactividad y mejora la continuidad operativa.

Ejemplos de fracaso:

En un gran edificio comercial, la falta de mantenimiento del sistema contra incendios conduce al mal funcionamiento de los sistemas de detección y alarma en momentos críticos. Esto retrasa la respuesta a incendios y pone en riesgo la seguridad de los ocupantes;
En un complejo residencial, la falta de identificación y corrección de defectos estructurales durante la fase de mantenimiento preventivo conduce a problemas graves con el pasar del tiempo. Estos defectos empeoran hasta causar daños significativos al edificio y reparaciones costosas.

Conclusión

En un mundo en constante evolución, la adopción de herramientas tecnológicas avanzadas y la atención a los detalles técnicos son clave para una gestión exitosa. Por lo tanto, continuar explorando y adoptando las mejores prácticas en el ámbito de los «Hard Services en el Facility Management» llevará a una mayor sostenibilidad, seguridad y competitividad para edificios e infraestructuras.