Construction Closeout : comment élaborer la bonne procédure -

La Construction closeout est la phase d’achèvement et de fermeture des travaux concernant un ouvrage. Voyons quelles sont les étapes pour la gérer au mieux.

Démarrer un projet a toujours été considéré comme une chose facile :

on défini les objectifs ;
on délignent les plans, les programmes et les projets ;
on réalise l’ouvrage.

Vous êtes-vous déjà demandé comment s’achève et se termine un ouvrage ?

Cette phase est toujours considérée avec préoccupation et anxiété par tous les professionnels, pour la quantité excessive de documents à produire et les contrôles à effectuer.

Le problème peut être facilement résolu par :

l’archivage de tous les documents dans un BIM Management System sécurisé qui élimine définitivement la possibilité que la documentation importante soit perdue;
les étapes que nous vous dévoilons dans cet article qui vous aideront à développer facilement une phase de fermeture correcte.

Qu’est-ce que la Construction Closeout ?

La construction closeout est la phase finale du processus de réalisation d’un ouvrage et est souvent considérée comme la plus difficile car elle provoque généralement le plus grand nombre de retards.

Cette phase coïncide avec l’achèvement de la construction physique, avant la livraison effective de l’ouvrage au maître d’ouvrage.

C’est un processus pour lequel il faut prendre en compte de nombreux aspects à coordonner :

le travail des entrepreneurs/sous-traitants ;
la location d’équipements ;
les services temporaires ;
la gestion des déchets ;
le nettoyage des zones ;
la livraison de la zone au propriétaire ;
la collecte et la remise des documents au client.

La construction closeout a pour but de garantir que :

tous les travaux ont été réalisés dans les délais prévus ;
tous les processus de gestion de projet ont été exécutés ;
l’approbation des travaux exécuté a été obtenue de la part de toutes les parties prenantes.

Quelles sont les procédures de fermeture du processus de construction ?

Les procédures à suivre pour développer un processus correct d’achèvement d’un ouvrage peuvent être regroupées en 7 étapes :

Collecte de la documentation nécessaire ;
Vérification de la conformité aux spécifications techniques ;
Livraison au client ;
Vérification de la satisfaction du client ;
Clôture des contrats encore ouverts ;
Préparation du rapport d’achèvement du projet ;
Archivage et analyse des résultats obtenus.

les 7 étapes du Construction Closeout

Collecte de la documentation nécessaire

Au cours de la réalisation d’un ouvrage, une grande quantité de documents est générée : certificats de contrôle, d’approbation, de test, rapports sur la qualité et les risques ou encore registres, estimations, commandes ou factures.

Tous les documents nécessaires doivent être préparés avant la clôture effective des travaux.

Dans cette optique, collecter les documents sur une plateforme de collaboration BIM, un seul environnement cloud partagé où tout est géré, est très utile.

Vérification de la conformité aux spécifications techniques

Il convient de vérifier que tous les systèmes et les caractéristiques de construction ont été réalisés de manière cohérente avec le projet et selon les demandes du maître d’ouvrage.

Avoir réalisé un modèle informatif BIM, permet d’accélérer cette phase, car un jumeau numérique (digital twin) facilite automatiquement le contrôle des différents éléments de construction.

Livraison au maître d’ouvrage

Une fois le processus de vérification terminé, l’ouvrage doit être présenté et livré au client.

Si le travail a été effectué correctement, aucun problème ne se posera, au contraire il sera nécessaire de donner les bonnes explications, en montrant les modifications éventuelles des estimations et des ordres.

Vérification de la satisfaction du client

Il est très important d’avoir un retour de la part du client et surtout son approbation, nécessaire presque toujours pour la fermeture réelle du projet.

Pour améliorer le travail futur, il pourrait être utile de créer un sondage pour analyser et tirer parti des résultats obtenus.

Clôture des contrats encore ouverts ;

L’approbation du client donne la possibilité de conclure tous les contrats encore ouverts, en procédant à la liquidation des différents entrepreneurs et fournisseurs.

Préparation du rapport d’achèvement de l’ouvrage

Le rapport d’achèvement de l’ouvrage représente le document final à rédiger et est utilisé par les parties intéressées pour évaluer le succès du projet, identifier les aspects positifs, les problèmes et pour clôturer formellement l’ensemble du processus.

Dans le rapport, il est nécessaire de résumer le projet, les objectifs et les buts atteints.

Archivage avec analyse des résultats obtenus

Il est important de réfléchir aux résultats obtenus et il sera utile de répondre à une série de questions :

Qu’est ce qui a marché ?
Qu’est-ce qui n’a pas marché ?
Les ressources ont-elles toujours été suffisantes ?
Quels sont les problèmes rencontrés ?
Où des améliorations doivent-elles être apportées ?

Ensuite, il est possible d’archiver le projet, en conservant toujours toutes les données.

Qu’est-ce qui doit être inclus dans la clôture d’un projet ?

Pour vous assurer que les objectifs sont atteints et que les tâches sont accomplies, il peut être utile de créer une Liste de Contrôle de Projet (Project Closeout Checklist), une liste de contrôle réalisée ad hoc, qui vous assure d’atteindre les 7 étapes précédentes et de fermer complètement le travail.

Nous vous proposons de consulter ce modèle de checklist pour l’adapter ensuite à vos besoins professionnels.

Exemple de promenoir de Construction Closeout

Quelles sont les erreurs typiques dans la gestion de la fermeture ?

Le processus de fermeture d’un chantier de construction peut être modifié et retardé par différents problèmes :

le manque de ressources financières et humaines ;
la production de documents incomplets ;
la perte de documentation de conception ;
le nombre excessif de variables de projet ;
le manque de communication entre les professionnels impliqués.

Pour résoudre ces problèmes, il est nécessaire d’ optimiser le flux de travail : la fermeture est une phase qui peut être préparée dès le début des travaux, en planifiant et en organisant toutes les tâches et les prestations nécessaires.

L’utilisation de systèmes de gestion centralisés, tels qu’un BIM Management System, évite la perte de documentation importante, tandis que l’utilisation de contenus graphiques tels que des schémas ou des planning de chantier facilite l’analyse des phases de travail et évite l’apparition d’obstacles ou de chevauchements.

Bien sûr, les variables sont souvent inévitables, mais elles peuvent être facilement prévues et contrôlées, notamment à l’aide d’un logiciel de gestion des tâches, qui permet de planifier, d’organiser et de gérer toutes les activités.