L’importance des soumissions dans la construction

Les projets de construction, quelle que soit leur taille, nécessitent une planification détaillée et une gestion précise des documents. Parmi les différents outils utilisés dans le processus de gestion documentaire, les soumissions jouent un rôle fondamental.

Par soumissions, on entend tous ces documents qui approuvent des phases, des activités et des détails de projet et sans lesquels il n’est pas possible de procéder à l’exécution.

Voyons donc plus en détail ce que sont les soumissions et pourquoi elles sont si stratégiques dans le secteur de la construction.

La signification de la soumission dans le secteur AECO : définition

Dans le secteur AECO, la soumission est un type particulier de document présenté aux concepteurs, généralement par l’entrepreneur, pour décrire les détails des ressources qu’il prévoit d’utiliser dans un travail particulier et demander l’approbation ou la révision de cette étape ou de ce détail de projet.

Étant donné que les soumissions sont des documents utilisés pour demander une approbation, il sera nécessaire d’accompagner ces demandes de autant de détails que possible. Les détails, utiles pour l’évaluation par les concepteurs de l’approbation demandée par l’entrepreneur, peuvent concerner : 

• calculs, souvent requis pour démontrer que le travail fourni par une entreprise est adéquat. Par exemple, il pourrait être demandé aux électriciens de vérifier les chutes de tension ou les courts-circuits pour garantir que le système électrique à réaliser est adéquat ;
• détails constructifs, qui reflètent le produit final tel qu’il sera réellement réalisé ;
• Photos et vidéos, pour garantir une surveillance visuelle continue des progrès et comparer l’état réel du projet avec ce qui est documenté par la documentation photographique de la construction.
• détails techniques, qui spécifient tous les différents nœuds constructifs des matériaux à utiliser ;
• détails sur les coûts et les délais, en relation avec des types de construction particuliers à mettre en œuvre ou des matériaux à employer ;
• spécifications sur les matériaux et les équipements, souvent accompagnées d’échantillons physiques des matériaux, pour vérifier la consistance, la couleur, la qualité ou les exigences structurelles requises ;
• détails d’exécution.

Ils représentent un outil essentiel dans le pull planning dans la planification de la construction, car ils visent à faciliter une coordination efficace du projet, aidant les équipes à créer des flux de travail plus fluides. Ces documents, des échantillons de matériaux aux données techniques, servent de modèle pour traduire les idées de conception en réalité. De plus, ils garantissent que les normes de qualité sont respectées : 

1. les entrepreneurs doivent avoir les matériaux, les produits, les outils, les processus ou les pièces préfabriquées corrects pour le projet ;
2. les documents garantissent également qu’aucun temps n’est perdu à refaire ou à réparer un élément qui n’était pas conforme aux spécifications.

L’entrepreneur, donc, rédige une soumission et la soumet à révision pour garantir que l’objectif du projet est conforme aux contrats, aux documents et aux spécifications du projet.

En fonction de la spécificité du cas, les soumissions peuvent être demandées : 

• avant le début des travaux, lors de la planification du projet dans la phase de pré-construction s’il s’agit d’une demande d’approbation ;
• pendant les travaux, s’il s’agit d’une demande de révision.

Souvent, la soumission est confondue avec le transmittal et les deux termes sont donc utilisés de manière interchangeable. En réalité, les deux documents differnt l’un de l’autre par leurs finalités et par conséquent par leur contenu : 

• la soumission, comme nous l’avons vu, est un document détaillé dont le but est de demander une approbation aux concepteurs ;
• le transmittal est un document qui accompagne un autre document et son but est de témoigner de l’envoi d’informations.

Dans un secteur AECO de plus en plus orienté vers le numérique, la gestion documentaire s’oriente également vers l’élimination du papier et vers l’utilisation de logiciels de gestion documentaire spécifiques au secteur AECO pour créer, organiser et partager facilement tous les documents de projet.

Gestion numérique des documents de soumission

Les trois principaux types de soumissions

En fonction du type de projet, il existe de nombreux types de soumission, mais trois d’entre eux sont les plus courants et les plus fréquemment utilisés, à savoir : 

1. données de produit : les données de produit incluent des spécifications techniques, des informations sur le fabricant et sur tous les matériaux à utiliser dans le projet de construction. Les soumissions sur les données de produit peuvent donc inclure : manuels, fiches techniques, normes de qualité ou informations sur la garantie ;
2. dessins : rappelons que la soumission est un document par lequel une approbation est demandée, c’est pourquoi les dessins techniques sont un détail fondamental à présenter au concepteur. L’objectif est de communiquer au concepteur des détails utiles à l’évaluation de la proposition, de sorte que les dessins peuvent inclure : des détails dimensionnels, des sections avec les stratifications correspondantes et des informations sur les matériaux ainsi que des détails informatifs pour une installation ou une mise en œuvre correcte ;
3. échantillons : par échantillons, on entend des échantillons physiques des matériaux réels utilisés dans le projet. Les exemples pourraient inclure des sols, des carreaux, des peintures, des enduits, etc. Ces échantillons sont vitaux pour le processus de révision sur la qualité, les performances et les normes du projet.

Ceux qui viennent d’être énumérés sont, comme nous l’avons anticipé, les trois soumissions les plus courantes. Parmi les nombreux autres types de soumissions pouvant être élaborées, il convient de mentionner : 

• modèles et prototypes : répliques à l’échelle réelle ou prototypes d’une partie d’un projet de construction dans le but de reproduire la fonctionnalité et l’apparence du produit final ;
• rapports d’essai : rapports reçus de tiers concernant des tests et des essais effectués sur des matériaux et des équipements ;
• calculs : les calculs sont utiles pour démontrer comment les matériaux et les équipements répondent aux exigences du projet. Par exemple, un entrepreneur peut préparer des calculs pour vérifier et démontrer la capacité de charge d’un matériau ou l’efficacité énergétique d’un équipement.

Les 3 principaux documents de soumission

Processus de développement des soumissions étape par étape

Le processus de développement et de présentation des soumissions comprend une séquence d’étapes et d’activités impliquées dans la présentation et la révision des documents par les entrepreneurs et les concepteurs. En effet, l’ensemble du processus d’approbation qui suit ce type de document dépend de l’ampleur du projet, de ce qui concerne la soumission spécifique et du nombre de personnes qui doivent la visionner et l’approuver. En général, cependant, les étapes par lesquelles toutes les soumissions passent sont : 

1. révision des documents de projet : cette étape, qui précède la préparation même du document, est fondamentale pour avoir une compréhension claire des exigences du projet, des demandes du client et des normes de qualité à respecter. À ce stade, il est très important de préparer le plan de gestion de la construction, qui définit une vue d’ensemble des travaux de construction, les modalités d’exécution des travaux et comment l’entreprise entend gérer ce qui est prévu dans le projet ;
2. préparation de la soumission : en fonction de ce qui a été déduit de l’étape 1 et des détails dont on dispose (dessins, essais, calculs, etc.), on procède à la préparation du document. En fonction des travaux et des différentes typologies d’intervention, l’entrepreneur peut décider d’envoyer des soumissions individuelles, certaines avant et d’autres après, s’il a besoin d’obtenir l’approbation plus rapidement pour certaines phases des travaux par rapport à d’autres ;
3. présentation de la soumission : à ce stade, on passe à la présentation de la soumission, après un contrôle attentif de la part du maître d’œuvre. Cette phase suit des procédures bien précises concernant les délais, les modalités de livraison et le nombre de copies ;
4. attente de la révision/approbation : pendant cette étape, il ne reste plus qu’à attendre l’évaluation de la part des concepteurs qui pourront éventuellement demander un complément d’information au document. En effet, si les documents présentés correspondent à ce qui est spécifié dans le contrat et dans les documents de conception, les concepteurs approuveront les documents présentés et les renverront à l’entreprise afin qu’elle puisse effectivement commencer les travaux. Si la demande est rejetée, lorsque les informations envoyées ne sont pas cohérentes avec ce qui est défini dans le projet, un complément ou une nouvelle présentation de la soumission sera nécessaire ;
5. complément/révision et nouvelle présentation de la soumission : si la demande est refusée, il est important d’analyser les raisons du refus, d’apporter les modifications nécessaires et de développer un processus de révision correct pour la présentation de la soumission. Pour éviter des pertes de temps, il est important que l’entreprise s’assure que ce qui est présenté est en ligne avec le projet et avec les observations produites par les concepteurs ;
6. identification des ressources nécessaires : une fois l’approbation de la soumission reçue, il est possible de lancer le processus d’approvisionnement en matériaux et équipements nécessaires au projet et de commencer ainsi la phase d’exécution.

Exemples et contenus des soumissions

La réalisation d’une soumission suit généralement des modèles prédéfinis, car ces documents de présentation fournissent des informations importantes sur le document lui-même, sur le rédacteur, sur le processus de révision et sur les dates d’envoi et de réception des articles.

Une soumission se présente généralement avec une couverture, un modèle de couverture, qui sert de feuille de transmission et est important pour décrire de manière claire et schématique tous les documents présentés. Elle contient généralement : 

• nom du projet de référence ;
• entreprise contractante et responsable de l’envoi ;
• date d’envoi ;
• numéro d’envoi ;
• numéro de révision ;
• date de réception ;
• approbateur ;
• réponse ;
• observations ;
• notes.

Comment gérer numériquement les soumissions dans le secteur de la construction

Nous avons vu comment le processus de présentation/approbation des soumissions est une procédure par laquelle les documents relatifs aux matériaux, équipements ou autres éléments nécessaires à un projet de construction sont présentés et soumis à l’approbation des parties prenantes, telles que les architectes, les concepteurs et les clients. Ce processus est fondamental pour garantir que tous les éléments utilisés dans la réalisation du projet satisfassent aux exigences de qualité, de sécurité et de conformité spécifiées, et qu’ils soient conformes aux demandes du client et aux normes du secteur.

Pour gérer au mieux ce processus important, il est essentiel d’utiliser un logiciel de gestion de projets de construction qui permet de numériser et d’optimiser les processus, d’améliorer la communication et de garantir la conformité aux exigences du projet de manière efficace et efficiente.

Cet outil offre une série de avantages et d’outils qui améliorent l’efficacité et la transparence du processus : 

• visualisation claire du flux de travail : en utilisant le mode «tableau», il est possible de visualiser clairement le flux de travail du processus de révision/approbation des soumissions. Chaque phase du processus, depuis la préparation de la soumission jusqu’à sa présentation, révision, complément et approbation, peut être représentée comme une colonne sur le tableau. Cela permet à tous les membres de l’équipe d’avoir une vue d’ensemble du processus et de suivre l’état d’avancement des soumissions individuelles en temps réel ;
• suivi des activités : il est possible de suivre facilement les activités associées à chaque soumission et de tenir compte des modifications, compléments ou demandes de révision. Chaque soumission peut être intégrée avec toutes les informations pertinentes et les commentaires relatifs au processus de révision/approbation ;
• gestion des délais : il est possible de définir des délais spécifiques pour chaque soumission et de surveiller leur respect en temps réel. Des notifications automatiques peuvent être envoyées aux membres de l’équipe, garantissant qu’aucune soumission ne soit négligée ou retardée ;
• collaboration et communication efficaces : les membres de l’équipe peuvent collaborer efficacement, en ajoutant des commentaires, des pièces jointes et des notes aux soumissions individuelles directement dans le chat associé à la tâche. Cela facilite la communication entre les membres de l’équipe et réduit le risque de malentendus ou d’erreurs pendant le processus de révision/approbation.

Gestion du processus de soumission/révision des dossiers de soumission issu du logiciel usBIM.resolver

Comment optimiser le processus de soumission ?

Comme nous l’avons dit à d’autres occasions, le processus de numérisation reste l’une des étapes fondamentales de simplification et de soutien à la gestion de la construction. Plus précisément, la gestion documentaire peut s’avérer complexe et chaotique si elle est abordée de manière traditionnelle, et il en va de même pour le processus de soumission. Prendre conscience de la nécessité de gérer les documents de projet de manière numérique et avec le soutien d’un logiciel contribuera à apporter des avantages évidents.

En restant concentrés sur le processus de soumission, voici quelques conseils pour le rendre plus efficace et efficient : 

• archiver et organiser les documents dans le cloud : grâce à des plateformes collaboratives spécifiques au secteur de la construction, vous pouvez réduire les délais et éviter les retards, en améliorant l’organisation, la gestion et l’archivage de tous les documents. De cette manière, les documents sont facilement accessibles, consultables et partageables dans une optique ouverte et transparente des processus de construction ;

Archivage et gestion des documents AECO issu du logiciel usBIM

• numériser et surveiller le processus de soumission/révision des submittals : grâce à logiciels de gestion de la construction, les parties prenantes impliquées dans le processus peuvent automatiser le processus de soumission/révision des submittals et voir à quelle étape de la demande d’approbation se trouve le submittal spécifique et les étapes suivantes qui doivent être entreprises.

Les conseils que nous avons présentés sont réunis par la mise en œuvre dans votre équipe de travail de solutions spécifiques qui vous permettront de archiver tous les documents en un seul endroit centralisé et d’automatiser le processus de gestion des submittals. Il ne vous reste plus qu’à les essayer gratuitement !