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L’importance des documents de soumissions dans la construction

Les soumissions de construction sont des documents permettant de demander l’approbation d’une étape ou d’un détail de construction spécifique. Découvrez les trois principaux types de documents et le processus qu’ils suivent

Les projets de construction, quelles que soient leurs tailles, exigent une planification détaillée et une gestion précise des documents. Parmi les différents outils utilisés dans le processus de gestion documentaire, les documents de soumission jouent un rôle crucial.

Les soumissions sont tous les documents qui approuvent des phases, des activités et des détails de projet et sans lesquels il n’est pas possible de procéder à l’exécution.

Voyons plus en détail ce que sont les documents de soumission et pourquoi ils sont si cruciaux dans le secteur de la construction.

Qu’est-ce qu’un document de soumission dans la construction et comment est-il utilisé

Dans le secteur AECO, la soumission est un type particulier de document présenté aux concepteurs, généralement par l’entrepreneur, pour détailler les ressources qu’ils ont l’intention d’utiliser dans un travail spécifique et demander l’approbation ou la révision de cette étape ou de ce détail spécifique du projet.

Étant donné que les soumissions sont des documents utilisés pour demander une approbation, il sera nécessaire de fournir autant de détails que possible avec ces demandes. Les détails, utiles pour l’évaluation par les concepteurs de l’approbation demandée par l’entrepreneur, peuvent inclure : 

  • calculs ;
  • détails de construction ;
  • détails techniques ;
  • détails sur les coûts et les délais ;
  • spécifications sur les matériaux et les équipements ;
  • détails d’exécution.

L’entrepreneur rédige donc une soumission et le soumet à révision pour garantir que l’objectif du projet est conforme aux contrats, aux documents et aux spécifications du projet.

En fonction de la spécificité du cas, les soumission peuvent être demandées : 

  • avant le début des travaux, s’il s’agit d’une demande d’approbation ;
  • pendant les travaux, s’il s’agit d’une demande de révision.

Souvent, la soumission est confondu avec le transmittal et les deux termes sont donc utilisés de manière interchangeable. En réalité, les deux documents diffèrent dans leurs objectifs et donc dans leur contenu : 

  • la soumission, comme nous l’avons vu, est un document détaillé dont le but est de demander une approbation aux concepteurs ;
  • le transmittal est un document qui accompagne un autre document et son but est de témoigner de l’envoi d’informations.

Dans un secteur AECO de plus en plus orienté vers le numérique, la gestion documentaire se dirige également vers l’élimination du papier et vers l’utilisation de logiciel de gestion de documents d’ingénierie spécifiques pour le secteur AECO pour créer, organiser et partager facilement tous les documents de projet.

Gestion numérique des documents de soumission

Gestion numérique des documents de soumission

Les trois principaux types de soumission dans la construction

En fonction du type de projet, il existe de nombreux types de soumission, mais trois d’entre eux sont les plus courants et les plus fréquemment utilisés, à savoir : 

  1. données produit : les données produit incluent les spécifications techniques, les informations sur le fabricant et tous les matériaux à utiliser dans le projet de construction. Les documents de soumission sur les données produit peuvent donc inclure : manuels, fiches techniques, normes de qualité ou informations sur la garantie ;
  2. dessins : rappelons que la soumission est un document par lequel une approbation est demandée, c’est pourquoi les dessins techniques sont un détail fondamental à présenter au concepteur. Le but est de communiquer au concepteur des détails utiles à l’évaluation de la proposition, les dessins peuvent donc inclure : détails dimensionnels, sections avec stratifications correspondantes et informations sur les matériaux ainsi que des détails informatifs pour une installation ou une pose correcte ;
  3. échantillons : par échantillons, on entend des échantillons physiques des matériaux réels utilisés dans le projet. Les exemples pourraient inclure des sols, des carreaux, des peintures, des enduits, etc. Ces échantillons sont vitaux pour le processus de révision de la qualité, des performances et des normes du projet.

Ceux que nous venons de lister sont, comme nous l’avons anticipé, les trois types de soumission les plus courantes. Parmi les nombreux autres types de soumission qui peuvent être élaborés, il convient de mentionner : 

  • modèles et prototypes : répliques à l’échelle réelle ou prototypes d’une partie d’un projet de construction dans le but de reproduire la fonctionnalité et l’aspect du produit final ;
  • rapports de test : rapports reçus de tiers concernant des tests et des essais effectués sur des matériaux et des équipements ;
  • calculs : les calculs sont utiles pour démontrer comment les matériaux et les équipements satisfont aux exigences du projet. Par exemple, un entrepreneur peut préparer des calculs pour vérifier et démontrer la capacité de charge d’un matériau ou l’efficacité énergétique d’un équipement.
Les 3 principaux documents de soumission

Les 3 principaux documents de soumission

Quel processus suivent les soumissions dans la construction ?

Le processus d’approbation qui suit ce type particulier de document dépend de l’ampleur du projet, de ce qui concerne la soumission spécifique et du nombre de personnes qui doivent le visionner et l’approuver. En général, cependant, les étapes par lesquelles passent tous les soumissions sont les suivantes : 

  1. révision des documents de projet : cette étape, qui précède la préparation même du document, est fondamentale pour avoir une compréhension claire des exigences du projet, des demandes du client et des normes de qualité à respecter ;
  2. préparation du document de soumission : en fonction de ce qui a été déduit de l’étape 1 et des détails disponibles (dessins, tests, calculs, etc.), on procède à la préparation du document ;
  3. présentation du document de soumission : à ce stade, on passe à la présentation de la soumission. Cette phase suit des procédures bien définies concernant les délais, les modalités de livraison et le nombre de copies ;
  4. attente de la révision/approbation : pendant cette étape, il ne reste plus qu’à attendre l’évaluation par les concepteurs qui pourraient éventuellement demander une intégration du document ;
  5. intégration/révision et nouvelle présentation du document de soumission : si, dans un premier temps, nous ne recevons pas l’approbation demandée, nous aurons le temps et la possibilité d’analyser les raisons du refus et d’apporter les modifications nécessaires ;
  6. identification des ressources nécessaires : une fois l’approbation de la soumission obtenue, il est possible de démarrer le processus d’approvisionnement des matériaux et des équipements nécessaires au projet et de commencer ainsi la phase d’exécution.

Comment gérer numériquement les documents de soumission la construction

Nous avons vu comment le processus de présentation/approbation des soumissions est un processus par lequel les documents relatifs aux matériaux, équipements ou autres éléments nécessaires à un projet de construction sont présentés et soumis à l’approbation des parties prenantes, telles que les architectes, les concepteurs et les clients. Ce processus est essentiel pour garantir que tous les éléments utilisés dans la réalisation du projet satisfont aux exigences de qualité, de sécurité et de conformité spécifiées, et qu’ils sont conformes aux demandes du client et aux normes de l’industrie.

Pour bien gérer ce processus important, il est essentiel d’utiliser un logiciel de gestion de la construction qui permet de digitaliser et d’optimiser les processus, d’améliorer la communication et de garantir la conformité aux exigences du projet de manière efficace et efficiente.

Cet outil offre une série d’avantages et d’outils qui améliorent l’efficacité et la transparence du processus : 

  • visualisation claire du flux de travail : en utilisant le mode «board», il est possible de visualiser clairement le flux de travail du processus de révision/approbation des soumissions. Chaque phase du processus, de la préparation de soumission à sa présentation, sa révision, son intégration et son approbation, peut être représentée comme une colonne sur le tableau. Cela permet à tous les membres de l’équipe d’avoir une vue d’ensemble du processus et de suivre l’avancement des soumissions individuels en temps réel ;
  • suivi des activités : il est possible de suivre facilement les activités associées à chaque document de soumission et de prendre en compte les éventuelles modifications, intégrations ou demandes de révision. Chaque soumission peut être enrichi de toutes les informations pertinentes et des commentaires relatifs au processus de révision/approbation ;
  • gestion des délais : il est possible de définir des délais spécifiques pour chaque soumission et de surveiller leur respect en temps réel. Des notifications automatiques peuvent être envoyées aux membres de l’équipe, garantissant ainsi qu’aucun document de soumission n’est négligé ou retardé ;
  • collaboration et communication efficaces : les membres de l’équipe peuvent collaborer de manière efficace en ajoutant des commentaires, des pièces jointes et des notes aux document de soumission individuels directement dans la discussion associée à la tâche. Cela facilite la communication entre les membres de l’équipe et réduit le risque de malentendus ou d’erreurs lors du processus de révision/approbation.
Gestion du processus de soumission/révision des dossiers de soumission issu du logiciel usBIM.resolver

Gestion du processus de soumission/révision des dossiers de soumission issu du logiciel usBIM.resolver

Comment renforcer le processus de soumission ?

Comme nous l’avons déjà dit à plusieurs reprises, le processus de numérisation reste l’une des étapes fondamentales de simplification et de soutien à la construction. En particulier, la gestion documentaire peut être complexe et chaotique si elle est abordée de manière traditionnelle, tout comme le processus de soumission. Prendre conscience de la nécessité de gérer les documents de projet de manière numérique et avec le soutien d’un logiciel contribuera à apporter des avantages évidents.

En restant concentrés sur le processus de soumission, voici quelques conseils pour le rendre plus efficace : 

  • archiver et organiser les documents dans le cloud : grâce à des plateformes collaboratives spécifiques au secteur de la construction, vous pouvez réduire les délais et éviter les retards, améliorant ainsi l’organisation, la gestion et l’archivage de tous les documents. De cette manière, les documents sont facilement accessibles, consultables et partageables dans une perspective ouverte et transparente des processus de construction ;
Archivage et gestion des documents AECO issu du logiciel usBIM

Archivage et gestion des documents AECO issu du logiciel usBIM

  • numériser et suivre le processus de présentation/révision des documents de soumission : grâce à des logiciels de gestion de la construction, les parties prenantes impliquées dans le processus peuvent automatiser le processus de présentation/révision des dossiers de soumission et voir à quelle étape de demande d’approbation se trouve le dossier de soumission spécifique et les étapes suivantes à entreprendre.

Les conseils que nous avons présentés sont caractérisés par la mise en œuvre au sein de votre équipe de solutions spécifiques qui vous permettront d’archiver tous les documents dans un emplacement centralisé unique et d’automatiser le processus de gestion des documents de soumission. Il ne vous reste plus qu’à les essayer gratuitement!

 

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