Qu'est-ce que le Facility Management ?

Le Facility Management est le processus qui aide à assurer la fonctionnalité, la sécurité et l’efficacité de bâtiments et d’infrastructures. Découvrez son potentiel !

Le Facility Management est actuellement l’une des disciplines professionnelles et opérationnelles qui connaît la plus forte croissance dans le monde. Son succès est lié à la capacité de rendre les bâtiments dans lesquels nous vivons et travaillons et les infrastructures environnantes beaucoup plus efficaces, fonctionnels, sûrs et confortables.

La gestion des activités de maintenance, cependant, est une tâche très difficile qui nécessite le soutien d’un logiciel spécifique. Ainsi, si vous devez gérer des activités de gestion et maintenance, nous vous suggérons d’essayer dès maintenant un logiciel GMAO qui vous aide à gérer correctement les structures.

Une bonne gestion des structures permet d’améliorer la qualité de vie des occupants, de réduire les risques pour la sécurité et d’obtenir de meilleures performances opérationnelles et économiques.

Dans cet article, nous allons voir plus en détail la définition de ce qu’est le Facility Management, les principales fonctions, le potentiel et les avantages de ce processus.

Qu’est-ce que le Facility Management

L’Organisation Internationale de Normalisation (ISO) définit le Facility Management comme « une fonction organisationnelle qui intègre les personnes, les lieux et les processus au sein de l’environnement construit afin d’améliorer la qualité de vie des personnes et la productivité de l’activité principale de l’entreprise ».

Bien que l’objectif principal du Facility Management soit de soutenir la gestion d’une structure (y compris résidentielle), la définition souligne l’importance de ce processus en tant que discipline d’entreprise, qui vise à coordonner l’espace de travail physique avec les ressources humaines et les activités qui se déroulent au sein d’une entreprise.

En d’autres termes, le Facility Mangement est une approche intégrée pour la gestion des bâtiments, des systèmes et des ressources appartenant à une organisation, afin de s’assurer que l’environnement physique soit capable de répondre aux besoins des utilisateurs et de prendre en charge les principales fonctions de l’entreprise elle-même.

Le Building Information Modeling peut également s’intégrer au Facility Management afin d’optimiser les processus de maintenance des actifs et d’assurer une gestion plus efficace du cycle de vie d’un bâtiment, dans ce cas nous parlerons de BIM Facility Management.

Quelles sont les principales fonctions du Facility Management

Quel que soit le domaine d’application, les principales fonctions du Facility Management comprennent :

la maintenance des ressources : comme son nom l’indique, le Facility Management consiste essentiellement en l’entretien du bâti, notamment en ce qui concerne les équipements, les installations (électriques, mécaniques, hydrauliques, etc.), le vert, le nettoyage et la surveillance. Une maintenance correcte et fréquente des structures minimise les défaillances et garantit que le bâtiment et tous ses composants restent dans un état optimal et maintiennent leur fonctionnalité au fil du temps. La gestion de la maintenance nécessite généralement l’utilisation de systèmes CAFM (Computer Aided Facility Management) ou CMMS (Computerized Maintenance Management System) ou de logiciels qui aident les Facility Manager d’une entreprise à collecter et à stocker des informations, à tenir un inventaire à jour et précis des différents actifs, à optimiser les coûts liés à la maintenance, à se conformer aux réglementations de sécurité, à suivre les activités et à garantir l’efficacité des différentes opérations ;
l’organisation des processus : le Facility Management prévoit des activités visant à l’organisation et à la structuration des processus d’entreprise afin d’assurer l’amélioration de l’efficacité et d’assurer l’augmentation de la productivité. Cette fonction est très étendue et comprend plusieurs applications qui peuvent inclure, par exemple, la planification et le contrôle du budget, le suivi des ordres de travail, la gestion des contrats et des approvisionnements, la normalisation des flux de travail d’entreprise, l’élaboration de plans et de procédures d’urgence, etc. ;
l’optimisation de l’environnement de travail : l’une des fonctions les plus importantes du Facility Management est de créer des environnements de travail sûrs, confortables et accueillants pour tous les utilisateurs. Cet objectif est poursuivi à travers une planification appropriée des espaces, l’organisation des postes de travail, la surveillance des paramètres environnementaux, la gestion des charges de travail, etc. La gestion et maintenance aide également les organisations à respecter les différentes normes qui régissent la santé et la sécurité au travail, en garantissant le respect des standards réglementaires ;
l’intégration avec la technologie : chaque domaine du Facility Management peut bénéficier de l’intégration avec les dernières innovations technologiques. Un exemple significatif est l’implication croissante de l’Internet des objets (IdO) dans les processus de gestion des structures. Grâce à cette technologie, les objets et les appareils de tous les jours peuvent envoyer et recevoir des données et interagir à travers un réseau global.

D’autres solutions sur lesquelles les Facility Managers s’appuient sont les technologies de maintenance avancées (comme la maintenance prédictive), les plateformes dédiées à l’administration et à l’optimisation des ressources de l’environnement de travail (comme l’IWMS, Integrated Workplace Management System) et les systèmes d’automatisation et de contrôle des bâtiments.

Fonctions du Facility Management

Quel est le rôle du Facility Manager

Quelle que soit la structure à gérer (un bureau, un hôpital, une usine, un centre commercial, un stade, un musée, un aéroport, etc.), le Facility Manager a une tâche bien précise : s’assurer que les bâtiments et tous leurs composants fonctionnent correctement, que les différents systèmes répondent aux objectifs visés et que le personnel soit productif, sûr et à l’aise.

En plus d’être responsable de la maintenance des ressources, le Facility Manager assure également le bon fonctionnement des opérations de l’entreprise et assure une coordination efficace entre les espaces de travail physiques et les personnes qui y travaillent quotidiennement.

Les responsabilités d’un Facility Manager peuvent inclure, par exemple :

la supervision des contrats de fourniture de services (tels que la sécurité, le stationnement, le nettoyage, la restauration, la technologie, etc.) ;
la gestion du budget destiné à l’entretien ;
le respect des standards et des normes environnementales, sanitaires et de sécurité ;
la supervision des projets de restructuration ;
la planification des espaces à allouer aux ressources ;
le conseil aux entreprises pour accroître l’efficacité énergétique et l’économie ;
la gestion des installations ;
la coordination des équipes pluridisciplinaires chargées du nettoyage, de la maintenance, de la sécurité, etc.

Pour mieux comprendre les activités menées par un Facility Manager, il est important de connaître les différents types de services liés à la gestion des structures. Découvrons-les ensemble.

Quels sont les deux niveaux de gestion des structures

Les services de Facility Management sont généralement divisés en deux catégories principales :

Hard Facilities Management Services;
Soft Facilities Management Services.

Les premiers se concentrent sur la gestion des composants physiques des structures, par conséquent la plupart d’entre eux appartiennent au secteur de la maintenance. Les Hard Services comprennent, par exemple, toutes les activités visant à gérer :

les installations sanitaires et de drainage ;
les systèmes d’éclairage et CVC ;
les systèmes de sécurité incendie ;
les installations mécaniques et électriques ;
les composants constructifs du bâtiment.

Les Soft Services sont liés au maintien d’un lieu de travail confortable et sûr, ils se concentrent donc sur la satisfaction des besoins des utilisateurs. Les exemples courants incluent :

les services de nettoyage et de surveillance ;
l’élimination des déchets ;
la planification de l’espace ;
l’entretien des terrains et des paysages ;
l’adoption de mesures de sécurité ;
la fourniture de meubles et d’équipements ;
le maintien des standards de confort ;
la gestion des systèmes d’information.

Hard & Soft Facility Management Services

Quels sont les avantages du Facility Management

Le Facility Management est un processus fondamental car il garantit que l’environnement bâti reste sûr, confortable, durable et efficace dans le temps. En plus de rendre un environnement opérationnel sain, ce processus aide les entreprises de différents secteurs à :

améliorer l’efficacité et la productivité : le Facility Management recherche des solutions optimales pour améliorer les systèmes existants et les rendre aussi fluides que possible, en aidant les employés à mener à bien leurs tâches quotidiennes plus facilement ;
garantir le respect de la santé et de la sécurité : avec un entretien régulier et planifié, le Facility Management veille à ce que l’environnement de travail soit pleinement conforme aux réglementations en vigueur ;
assurer une plus longue durée de vie des équipements : un bon entretien aide l’équipement non seulement à fonctionner avec une efficacité maximale, mais aussi à durer plus longtemps ;
réduire le stress des employés : en surveillant les paramètres environnementaux et en gérant correctement les équipements, le Facility Management garantit que tous les occupants du bâtiment sont en sécurité et dans des conditions de bien-être, en améliorant leurs performances de travail et en réduisant le stress ;
favoriser la durabilité : au-delà du confort environnemental, le Facility Management a la responsabilité sociale de promouvoir des pratiques plus écologiques et durables, par exemple en réduisant les déchets et en optimisant l’efficacité énergétique ;
économiser sur les coûts : en contribuant à créer un environnement de travail productif, la gestion des installations peut avoir un impact positif sur les revenus de l’entreprise.

Les Facility Manager ne peuvent profiter pleinement de ces avantages que grâce à l’utilisation de logiciels de maintenance des actifs spécifiques qui permettent de planifier, de suivre et de surveiller les interventions et de simplifier l’ensemble du processus de gestion. Si vous souhaitez vous aussi profiter des avantages d’un tel système, confiez-vous à un logiciel GMAO professionnel qui peut vous aider dans votre travail en tant que Facility Manager et vous aider à gérer tout processus de maintenance des structures.