{"id":18615,"date":"2023-04-06T10:24:51","date_gmt":"2023-04-06T08:24:51","guid":{"rendered":"https:\/\/biblus.accasoftware.com\/fr\/?p=18615"},"modified":"2023-04-07T10:11:55","modified_gmt":"2023-04-07T08:11:55","slug":"documents-de-maintenance-de-quoi-sagit-il","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/biblus.accasoftware.com\/fr\/documents-de-maintenance-de-quoi-sagit-il\/","title":{"rendered":"Documents de maintenance&nbsp;:&nbsp;de quoi s&rsquo;agit-il et comment les g\u00e9rer ?"},"content":{"rendered":"<p class=\"sommario\">Les documents de maintenance accompagnent les phases du flux de travail de maintenance et sont essentiels \u00e0 la r\u00e9ussite de l&rsquo;intervention. D\u00e9couvrez comment les g\u00e9rer au mieux<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p>Une bonne intervention de maintenance passe \u00e9galement par une gestion correcte et efficace des documents, aussi bien des nouveaux documents qui sont trait\u00e9s pendant les activit\u00e9s de maintenance que de ceux qui font d\u00e9j\u00e0 partie du \u00ab\u00a0dossier\u00a0\u00bb de notre actif.<\/p>\n<p>Les documents de maintenance doivent \u00eatre <strong>accessibles et utilisables \u00e0 tout moment du flux de travail de maintenance<\/strong> pour assurer une ex\u00e9cution correcte de l&rsquo;intervention de maintenance. Il est donc clair qu&rsquo;avoir des piles de documents en papier difficilement consultables et partageables compromettrait l&rsquo;efficacit\u00e9 de la maintenance. C&rsquo;est pourquoi nous vous recommandons de g\u00e9rer les documents de maintenance avec un<a class=\"textualLink_usbim-maint\" href=\"https:\/\/www.accasoftware.com\/fr\/facility-management-software\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"> logiciel GMAO<\/a>\u00a0qui, en plus de vous aider \u00e0 planifier l&rsquo;activit\u00e9 de maintenance, \u00a0vous permet de g\u00e9rer toute la documentation en la rendant toujours accessible et partageable.<\/p>\n<p>Mais savons-nous en d\u00e9tail quels sont ces documents et comment les g\u00e9rer au mieux\u00a0?<\/p>\n<p>Voyons-les ensemble dans cet article&nbsp;!&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"quels-sont-les-documents-de-maintenance\">Quels sont les documents de maintenance\u00a0?<\/h2>\n<p>Les documents de maintenance sont tous les documents qui <strong>accompagnent les diff\u00e9rentes \u00e9tapes du flux de travail de maintenance<\/strong>, sans lesquels le processus ne disposerait pas d&rsquo;informations suffisantes pour effectuer correctement et efficacement l&rsquo;intervention de maintenance elle-m\u00eame. Prenons un exemple.<\/p>\n<p>En cas de panne ou de dysfonctionnement, le responsable de la maintenance le signale et ouvre un ticket de demande d&rsquo;intervention de maintenance, en pr\u00e9cisant\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>le type de probl\u00e8me d\u00e9tect\u00e9\u00a0;<\/li>\n<li>la partie de l&rsquo;actif concern\u00e9e\u00a0;<\/li>\n<li>la date\u00a0;<\/li>\n<li>toute autre information utile \u00e0 la planification de l&rsquo;intervention.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La demande de maintenance qui, comme nous l&rsquo;avons vu, a d\u00e9j\u00e0 commenc\u00e9 \u00e0 g\u00e9n\u00e9rer des documents est analys\u00e9e. En fonction du <strong>type de panne et du niveau d&rsquo;urgence, <\/strong>l\u2019intervention est planifi\u00e9e \u00e0 la fois en termes de type et de temps de mise en \u0153uvre. Avant de proc\u00e9der \u00e0 l\u2019intervention de mani\u00e8re autonome, cependant, nous v\u00e9rifions\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>l&rsquo;historique des interventions sur la m\u00eame pi\u00e8ce\u00a0;<\/li>\n<li>la garantie du fabricant\u00a0;<\/li>\n<li>le manuel d\u2019utilisation de la pi\u00e8ce en question (dans le cas o\u00f9 elle n&rsquo;est pas couverte par la garantie).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Une fois l\u2019intervention termin\u00e9e, un document sp\u00e9cifique est r\u00e9dig\u00e9 qui t\u00e9moigne le type d&rsquo;intervention effectu\u00e9 et qui sp\u00e9cifie toutes les donn\u00e9es utiles \u2013 mat\u00e9riaux, pi\u00e8ces de rechange, date, technicien responsable, distance de temps par rapport \u00e0 l&rsquo;intervention pr\u00e9c\u00e9dente, etc.<\/p>\n<p>\u00c0 partir de l&rsquo;exemple qui vient d&rsquo;\u00eatre donn\u00e9, une <strong>s\u00e9rie de documents <\/strong>ont \u00e9t\u00e9 utilis\u00e9s\u00a0qui, sans nous en rendre compte, accompagnent les diff\u00e9rentes phases du processus de maintenance&nbsp;:&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>ticket de demande de maintenance\u00a0;<\/li>\n<li>attribution de l&rsquo;ordre de travail\u00a0;<\/li>\n<li>manuels d\u2019utilisation et de maintenance\u00a0;<\/li>\n<li>garantie du produit\u00a0;<\/li>\n<li>documentation finale.<\/li>\n<\/ul>\n<h2 id=\"quels-sont-les-differents-types-de-documents\">Quels sont les diff\u00e9rents types de documents ?<\/h2>\n<p>Une fa\u00e7on utile de classifier les documents du processus de maintenance est de le faire en fonction de la <strong>phase du flux de travail<\/strong> pendant laquelle ils doivent \u00eatre r\u00e9dig\u00e9s ou ils sont utiles.<\/p>\n<p>Nous aurons donc\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>documents qui accompagnent et d\u00e9crivent nos <strong>mat\u00e9riaux<\/strong>, nos <strong><strong>\u00e9quipements <\/strong><\/strong>et nos<strong>\u00a0appareils<\/strong> ainsi que notre \u00e9quipe de maintenance. Ce sont des documents de ce type&nbsp;:&nbsp;\n<ul>\n<li>fichiers CAO et IFC ;<\/li>\n<li>garanties\u00a0;<\/li>\n<li>polices d&rsquo;assurance\u00a0;<\/li>\n<li>codes et sigles d&rsquo;identification\u00a0;<\/li>\n<li>documents descriptifs de l&rsquo;\u00e9quipe de maintenance\u00a0;<\/li>\n<li>certificats de cours de formation et de mise \u00e0 jour\u00a0;<\/li>\n<li>inscriptions aux registres ;<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>documents qui accompagnent et soutiennent l&rsquo;<strong>\u00e9quipe de maintenance<\/strong> en indiquant les bonnes <strong>proc\u00e9dures de maintenance <\/strong>:\n<ul>\n<li>manuels d\u2019utilisation et de maintenance\u00a0;<\/li>\n<li>listes de contr\u00f4le de la maintenance ;<\/li>\n<li>programmes de maintenance pr\u00e9ventive ;<\/li>\n<li>proc\u00e9dures op\u00e9rationnelles standard\u00a0;<\/li>\n<li>proc\u00e9dures de s\u00e9curit\u00e9 sp\u00e9cifiques\u00a0;<\/li>\n<li>informations utiles sur les mati\u00e8res dangereuses.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>documents que <strong>l&rsquo;\u00e9quipe de maintenance <\/strong>r\u00e9dige au fur et \u00e0 mesure qu&rsquo;elles <strong>effectue les diff\u00e9rentes t\u00e2ches de la maintenance<\/strong>. Ces documents sont, d&rsquo;une part, un t\u00e9moignage du travail de l&rsquo;\u00e9quipe et, d&rsquo;autre part, utiles pour de futures consultations si une autre d\u00e9faillance viendrait \u00e0 se produire sur la m\u00eame pi\u00e8ce. Parmi ce type de documents sont inclut&nbsp;:&nbsp;\n<ul>\n<li>demandes de maintenance\u00a0;<\/li>\n<li>ordres de travail\u00a0;<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/biblus.accasoftware.com\/fr\/metriques-et-kpi-pour-la-maintenance\/\">m\u00e9triques et KPI de maintenance <\/a>;<\/li>\n<li>rapports finaux<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h2 id=\"comment-une-plateforme-gmao-aide-t-elle-a-gerer-efficacement-la-documentation-de-maintenance\">Comment une plateforme GMAO aide-t-elle \u00e0 g\u00e9rer efficacement la documentation de maintenance\u00a0?<\/h2>\n<p>L&rsquo;une des variables qui conditionne le plus la bonne gestion des documents de la maintenance est celle de pouvoir avoir <strong>tous les documents en un seul endroit et dans une seule version<\/strong>, de sorte qu&rsquo;ils soient facilement identifiables et toujours utilisables, \u00e0 partir de n&rsquo;importe o\u00f9 et \u00e0 tout moment. C&rsquo;est en cela que la plateforme GMAO fait la diff\u00e9rence.<\/p>\n<p>Imaginons que vous continuiez \u00e0 g\u00e9rer les <em>documents\u00a0de maintenance <\/em>de mani\u00e8re traditionnelle, le r\u00e9sultat serait\u00a0: des piles de documents difficiles \u00e0 archiver, difficiles \u00e0 consulter et difficiles \u00e0 partager. Tout cela aurait clairement des r\u00e9percussions sur la gestion globale et le r\u00e9sultat final de l&rsquo;intervention de maintenance.<\/p>\n<p>En passant \u00e0 une gestion <em>informatis\u00e9e<\/em> et en s&rsquo;appuyant sur l&rsquo;utilisation de <a class=\"textualLink_usbim-maint\" href=\"https:\/\/www.accasoftware.com\/fr\/facility-management-software\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">logiciels de maintenance sp\u00e9cifiques<\/a>, la gestion des documents en b\u00e9n\u00e9ficierait \u00e9galement. Toute la documentation serait toujours s\u00e9curis\u00e9e, accessible, facilement identifiable et partageable.<\/p>\n<div id=\"attachment_18618\" style=\"width: 810px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-18618\" class=\"wp-image-18618 size-full\" src=\"https:\/\/biblus.accasoftware.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/4\/2023\/03\/Plateforme-GMAO-usBIM-maint.webp\" alt=\"GMAO - Gestion de Maintenance Assist\u00e9e par l'Ordinateur\" width=\"800\" height=\"324\" srcset=\"https:\/\/biblus.accasoftware.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/4\/2023\/03\/Plateforme-GMAO-usBIM-maint.webp 800w, https:\/\/biblus.accasoftware.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/4\/2023\/03\/Plateforme-GMAO-usBIM-maint-300x122.webp 300w, https:\/\/biblus.accasoftware.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/4\/2023\/03\/Plateforme-GMAO-usBIM-maint-768x311.webp 768w, https:\/\/biblus.accasoftware.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/4\/2023\/03\/Plateforme-GMAO-usBIM-maint-705x286.webp 705w, https:\/\/biblus.accasoftware.com\/fr\/wp-content\/uploads\/sites\/4\/2023\/03\/Plateforme-GMAO-usBIM-maint-395x160.webp 395w\" sizes=\"(max-width: 800px) 100vw, 800px\" \/><p id=\"caption-attachment-18618\" class=\"wp-caption-text\">GMAO &#8211; Gestion de Maintenance Assist\u00e9e par l&rsquo;Ordinateur<\/p><\/div>\n<h2 id=\"quelles-sont-les-astuces-pour-une-gestion-efficace-des-documents-de-maintenance\">Quelles sont les astuces pour une gestion efficace des documents de maintenance ?<\/h2>\n<p>La d\u00e9marche de documentation du processus de maintenance devient relativement simple lorsqu&rsquo;elle est prise en charge par les bons logiciels. Mais passer de la th\u00e9orie \u00e0 la pratique peut toujours r\u00e9server quelques surprises. Voici, donc, quelques <strong>bons conseils pour toujours g\u00e9rer au mieux les documents de maintenance <\/strong>:<\/p>\n<ol>\n<li>R\u00e9diger et suivre des listes de contr\u00f4le sp\u00e9cifiques ;<\/li>\n<li>Mettre \u00e0 jour la formation de l&rsquo;\u00e9quipe de maintenance ;<\/li>\n<li>Suivre l\u2019\u00e9volution de la documentation dans le cloud ;<\/li>\n<li>Utiliser les documents contenus dans le cloud pour planifier les op\u00e9rations de maintenance.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Traiter et g\u00e9rer correctement la documentation est, donc, essentiel <strong>tant au niveau r\u00e9glementaire que pour le succ\u00e8s de l&rsquo;intervention de maintenance<\/strong>. Heureusement, il existe \u00e9galement des <a class=\"textualLink_usbim-maint\" href=\"https:\/\/www.accasoftware.com\/fr\/facility-management-software\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">logiciels de GMAO <\/a>sp\u00e9cifiques qui, en plus de nous aider \u00e0 planifier les activit\u00e9s de maintenance, s&rsquo;occupent \u00e9galement de la partie de gestion des documents. Il ne vous reste, donc, plus qu&rsquo;\u00e0 les int\u00e9grer dans le processus de maintenance de vos actifs.<\/p>\n<div class=\"international-product-banner-desktop\" style=\"text-align: center;\"><a class=\"product-banner-link\" href=\"https:\/\/www.accasoftware.com\/fr\/facility-management-software\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" src=\"\/wp-content\/themes\/enfold-child\/img\/banner_prodotto\/usbim-maint-fr.jpg\" alt=\"usbim-maint\" \/><\/a><\/div>\n<div class=\"international-product-banner-mobile\" style=\"text-align: center;\"><a class=\"product-banner-link\" href=\"https:\/\/www.accasoftware.com\/fr\/facility-management-software\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" src=\"\/wp-content\/themes\/enfold-child\/img\/banner_prodotto_mobile\/usbim-maint-fr.jpg\" alt=\"usbim-maint\" \/><\/a><\/div>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Les documents de maintenance accompagnent les phases du flux de travail de maintenance et sont essentiels \u00e0 la r\u00e9ussite de l&rsquo;intervention. 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