Alocação de recursos na construção: o que é e como planejá-la da melhor forma

A principal desafio dos Gerentes de Projeto na construção é completar o projeto com sucesso, dentro do prazo e do orçamento previsto. Um dos passos fundamentais do processo de gerenciamento de todo o projeto de construção é a alocação de recursos.

Vejamos em detalhes do que se trata, por que é tão importante e algumas dicas para realizá-lo da melhor maneira!

O que é alocação de recursos na construção?

O processo de alocação de recursos no setor AECO abrange tanto os recursos humanos quanto os materiais. No processo de construção, portanto, recursos significam:

• mão-de-obra,
• materiais,
• equipamentos.

A alocação de recursos na construção é o planejamento de seu processo de gestão e tem como objetivo garantir a conclusão das atividades projetuais por meio de seu uso eficaz e eficiente. Mais especificamente, esse processo de planejamento inclui:

• a estimativa de recursos;
• o fornecimento de recursos;
• a alocação de recursos;
• o monitoramento de recursos até a conclusão do projeto.

Alocar de forma eficiente e eficaz os recursos significa, de fato, garantir que:

• cada fase do processo seja atribuída ao pessoal mais qualificado para realizá-la;
• o material esteja sempre disponível quando necessário;
• não haja atrasos devido à falta de estoque de material;
• os equipamentos estejam disponíveis, revisados e mantidos, prontos para serem utilizados quando o planejamento do projeto assim o exigir.

Dos pontos listados acima, podemos imaginar que uma alocação correta e pontual de recursos resulta em economia de tempo e custos. A equipe, treinada e capacitada para a fase construtiva específica, saberá tomar as decisões mais eficientes, e a disponibilidade, no momento certo, de materiais e equipamentos evitará a necessidade de ações urgentes com custos inesperados e paralisação temporária das obras.

Por que uma alocação eficaz de recursos é tão importante na construção?

Já mencionamos que uma alocação bem estudada e implementada de recursos ajuda a:

• manter os gastos dentro do orçamento previsto;
• respeitar o cronograma;
• maximizar a produtividade;
• garantir a satisfação tanto da equipe de trabalho quanto do cliente.

Se quisermos entrar em mais detalhes, gerenciar eficientemente os recursos e alocá-los da melhor maneira possível para as várias utilizações disponíveis traz uma série de importantes benefícios, incluindo:

• uso eficiente dos recursos: uma alocação eficaz dos recursos garante que estes sejam utilizados da maneira mais eficiente possível. Isso, por sua vez, resulta em economia de custos e maior produtividade.
• Cumprimento de prazos: um planejamento adequado da gestão de recursos garante que as atividades sejam concluídas dentro do período de tempo estabelecido. Isso significa evitar atrasos desagradáveis e custosos.
• Melhoria na qualidade do processo construtivo e do projeto final: a alocação e o planejamento de recursos podem garantir que os recursos certos sejam usados no momento certo, resultando em melhoria na qualidade do processo construtivo e do resultado final.
• Melhoria na comunicação: um planejamento e alocação eficazes de recursos podem melhorar a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe e os diversos stakeholders.

Vantagens de uma alocação eficaz de recursos na construção

Quais são os desafios na alocação de recursos no mundo da construção?

Apesar de desejável uma alocação eficaz e eficiente de recursos, infelizmente esse processo também está sujeito a erros devido a desafios particularmente difíceis. Entre os problemas com os quais o processo de gestão de recursos pode se deparar, encontramos:

• falta de mão de obra qualificada: a mão de obra qualificada desempenha um papel fundamental no sucesso de qualquer projeto de construção. Por esse motivo, a atual escassez de mão de obra especializada é um dos desafios mais difíceis enfrentados pelo setor AECO. A falta de mão de obra tem repercussões sobre o resto da equipe, que é sobrecarregada pelos projetos, causando atrasos e custos imprevistos.
• Falta de ferramentas e ferramentas adequadas para o planejamento de recursos: sabemos que nos processos de construção o número de recursos é muito alto e o volume de documentos relacionados a eles pode sobrecarregar o gerente de projeto, especialmente se não for apoiado pela tecnologia certa e pelos softwares de gerenciamento de projeto adequados.
• Mudanças imprevistas na construção devido a variações externas e/ou internas: as mudanças de última hora não agradam a ninguém e também representam um desafio importante no processo de alocação de recursos, especialmente se gerenciadas sem tecnologias específicas.
• Comunicação deficiente: um dos objetivos do gerente de projeto é promover a comunicação e a colaboração da equipe, garantindo assim a rápida solução de eventuais problemas. Nesse aspecto, software e plataformas colaborativas específicas para o setor AECO são ferramentas valiosas.

6 dicas a seguir para um processo eficiente de alocação de recursos

Do que foi dito até agora, fica claro que o processo de alocação de recursos no setor da construção é uma atividade bastante crítica em que as decisões de hoje afetam os resultados futuros. É importante abordá-lo da melhor maneira possível e estar preparado; por esse motivo, listamos algumas dicas importantes a seguir:

1. defina o escopo do seu projeto: antes de poder alocar e gerenciar os recursos, é necessário determinar o escopo do projeto em que está trabalhando. Em outras palavras, é necessário definir o contexto e os limites do seu trabalho, determinando seu tamanho, os prazos para sua realização, os objetivos de cada fase, etc. Uma vez definidos esses parâmetros, será possível prosseguir com o gerenciamento adequado dos recursos.
2. Faça uma estimativa dos recursos necessários: agora que você definiu alguns pontos fundamentais do seu projeto, é capaz de entender quais recursos são necessários para levá-lo adiante. Provavelmente você já terá alguns deles disponíveis, enquanto outros precisarão ser adquiridos ou alugados.
3. Analise o uso e a disponibilidade dos recursos: agora que você conhece quais recursos serão necessários para atingir seus objetivos projetuais, o próximo passo é identificar quais deles você já tem à disposição e, principalmente, garantir que, quando precisar deles, não estejam já comprometidos em outros trabalhos.
4. Crie um plano de alocação de recursos: neste ponto, chega a parte mais substancial, graças às informações que você obteve nos passos anteriores, você poderá elaborar um plano de alocação de recursos, bem como o respectivo custo, quantidade, por quanto tempo e quando precisará deles. Depois de delinear este plano, é sempre útil fazer uma verificação adicional com base no escopo do trabalho e garantir que tudo esteja correto.
5. Acompanhe os recursos do seu projeto: depois de elaborar o plano de alocação de recursos, não se pode pensar que ele não precisa ser monitorado. Mudanças no projeto são sempre possíveis e essas mudanças necessariamente exigirão uma adaptação dos recursos correspondentes.
6. Utilize relatórios de alocação de recursos: os relatórios de alocação de recursos são uma das ferramentas utilizadas para monitorar o seu planejamento. Eles são úteis, por exemplo, para verificar se os recursos estão realmente disponíveis quando necessários e garantir que a equipe de trabalho não esteja sobrecarregada ou, pelo contrário, inativa.

6 dicas para uma alocação eficiente de recursos na construção

Quais ferramentas usar para alocação eficiente de recursos na construção?

Em um dos parágrafos anteriores, vimos como a falta ou uso inadequado de tecnologias apropriadas e softwares específicos podem representar uma questão crítica para uma alocação eficiente de recursos, que requer a implementação de ferramentas específicas, incluindo:

• matriz de alocação de recursos: esta ferramenta, um pouco como a matriz de conflitos, é uma tabela que oferece uma visão geral dos recursos do projeto, ajudando a identificar possíveis gargalos ou desequilíbrios antecipadamente.
• Estrutura de decomposição de recursos (RBS): este é um gráfico hierárquico dos recursos necessários para realizar o projeto e inclui tudo, desde mão de obra até materiais e equipamentos.
• Gráficos de Gantt: esta ferramenta representa uma maneira simples de mapear as atividades do projeto e os recursos necessários. Graças aos gráficos de Gantt, você poderá ver e alocar recursos ao longo de um cronograma do projeto, para saber exatamente quando serão necessários e por quanto tempo.
• Softwares específicos de gerenciamento de projetos: mais uma vez, a tecnologia se apresenta como o braço direito do homem em muitas atividades do mundo AECO. Neste caso, o uso de softwares de gerenciamento, assim como a implementação do BIM, representam uma das maneiras mais eficientes de gerenciar o projeto de forma integrada e eficiente.

Após esta visão geral do processo de alocação de recursos e depois de ver juntos como o uso de ferramentas específicas é a chave para o sucesso deste passo fundamental de gestão, só posso recomendar que você experimente gratuitamente um software de gerenciamento de projetos e avalie por si mesmo a diferença nos resultados. Você não vai se arrepender!