O que é Facility Management?

O Facility Management é o processo que ajuda a garantir a funcionalidade, segurança e eficiência dos edifícios e da infra-estrutura. Conheça!

O Facility Management é atualmente uma das disciplinas profissionais e operacionais de mais rápido crescimento em todo o mundo. O seu sucesso está ligado à capacidade de tornar os edifícios em que vivemos e trabalhamos e as infraestruturas envolventes muito mais eficientes, funcionais, seguras e confortáveis.

No entanto, gerenciar as atividades de manutenção é uma tarefa muito difícil que requer o suporte de softwares específicos. Portanto, se você precisa gerenciar atividades de gerenciamento de ativos, nosso conselho é começar imediatamente a experimentar um software que o ajude a gerenciar os ativos corretamente.

Uma gestão adequada das estruturas na verdade, ajuda a melhorar a qualidade de vida dos ocupantes, a reduzir os riscos de segurança e a obter maior desempenho operacional e econômico.

Neste artigo iremos explorar o significado de Facility Management, as principais funções, potencialidades e vantagens deste processo.

O que é Facility Management

A International Organization for Standardization (ISO) define o Facility Management como uma “função organizacional que integra pessoas, lugares e processos dentro do ambiente construído para melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade do core business da empresa”.

Embora o principal objetivo do Facility Management seja apoiar a gestão de um ativo (incluindo habitação), a definição destaca a importância deste processo como disciplina empresarial, que visa coordenar o espaço físico de trabalho com os recursos humanos e as atividades que são realizadas dentro de uma empresa.

Em palavras mais simples, o Facility Management representa uma abordagem integrada para a gestão de edifícios, sistemas e recursos pertencentes a uma determinada organização, para garantir que o ambiente físico seja capaz de atender às necessidades dos usuários e suportar as principais funções da própria empresa.

O Facility Management também pode ser integrado com o BIM para otimizar os processos de manutenção de ativos e garantir uma gestão mais eficiente do ciclo de vida de uma obra, falamos neste caso de BIM Facility Management.

Quais são as principais funções do Facility Management

Seja qual for o setor de aplicação, as principais funções do Facility Management incluem:

  • manutenção de recursos: como o próprio nome indica, Facility Management consiste essencialmente na manutenção dos edifícios, nomeadamente no que diz respeito aos equipamentos, sistemas (eléctricos, mecânicos, canalizações, etc.), hortaliças, limpeza e vigilância. A manutenção adequada e frequente das estruturas minimiza a ocorrência de falhas e garante que o edifício e todos os seus componentes permaneçam em ótimas condições e mantenham sua funcionalidade ao longo do tempo. O gerenciamento de manutenção geralmente requer o uso de sistemas CAFM (Computer Aided Facility Management) ou CMMS (Computerized Maintenance Management System) ou software que auxilia os Facility Managers de uma empresa a coletar e armazenar informações, manter um inventário atualizado e preciso dos diversos ativos, otimizar os custos de manutenção, cumprir as normas de segurança, acompanhar as atividades e garantir a eficiência das diversas operações;
  • Organização de processos: o gerenciamento de ativos engloba atividades destinadas a organizar e estruturar os processos da empresa para garantir a melhoria da eficiência e garantir o aumento da produtividade. Esta função é muito ampla e inclui várias aplicações que podem abranger, por exemplo, planejamento e controle de orçamentos, monitorização de ordens de serviço, gestão de contratos e fornecimentos, uniformização de workflows empresariais, planejamento e procedimentos de emergência, etc.;
  • Otimização do ambiente de trabalho: uma das funções mais importantes do Facility Management é criar ambientes de trabalho seguros, confortáveis e acolhedores para todos os usuários. Este objetivo é perseguido através de um adequado planejamento do espaço, organização dos postos de trabalho, monitorização dos parâmetros ambientais, gestão das cargas de trabalho, etc. O Facility Management também auxilia as organizações a observar as diversas regulamentações que regem a saúde e segurança no trabalho, garantindo o cumprimento das normas regulatórias;
  • Integração com tecnologia: cada área de Facility Management pode se beneficiar da integração com inovações tecnológicas recentes. Um exemplo significativo é o crescente envolvimento de Internet das Coisas (IoT) em processos de gerenciamento de estruturas. Graças a essa tecnologia, objetos e dispositivos do dia a dia podem enviar e receber dados e interagir em uma rede global.

Outras soluções em que se confia no Facility Managers diz respeito a tecnologias de manutenção avançada (como manutenção preditiva), plataformas dedicadas à administração e otimização de recursos do ambiente de trabalho (como IWMS, Integrated Workplace Management System) e sistemas de automação e controle predial.

A imagem ilustra as funcoes do Facility Management

Funções do Facility Management

Qual é o papel do Facility Manager

Qualquer que seja a estrutura a administrar (escritório, hospital, fábrica, shopping, estádio, museu, aeroporto, etc.), o Facility Manager é a pessoa que tem uma tarefa muito específica: garantir que os edifícios e todos os seus componentes funcionem corretamente, que os vários sistemas atendam às finalidades pretendidas e que os funcionários sejam produtivos, seguros e à vontade.

Além de ser responsável pela manutenção dos recursos, o Facility Manager garante também o bom funcionamento das operações da empresa e assegura uma coordenação eficaz entre os espaços físicos de trabalho e as pessoas que neles trabalham diariamente.

As responsabilidades de um Facility Manager podem incluir, por exemplo:

  • supervisão de contratos de prestação de serviços (como segurança, estacionamento, limpeza, alimentação, tecnologia etc.);
  • gestão do orçamento a ser destinado à manutenção;
  • conformidade com os regulamentos e normas ambientais, de saúde e segurança;
  • supervisão de projetos de reestruturação;
  • planejamento de espaço e alocação de recursos;
  • assessoria às empresas para aumentar a eficiência e economia energética;
  • gestão de sistemas de instalações;
  • a coordenação das equipes multidisciplinares envolvidas na limpeza, manutenção, segurança, etc.

Para melhor compreender as atividades desempenhadas por um Facility Manager, é importante conhecer os diferentes tipos de serviços relacionados com a gestão das instalações. Vamos descobrir quais são.

Quais são os dois níveis de gerenciamento das estruturas

Os serviços de Facility Management são geralmente divididos em duas categorias básicas:

  1. Hard Facilities Management Services
  2. Soft Facilities Management Services

As primeiras focam-se na gestão dos componentes físicos das estruturas, consequentemente a maioria pertence ao sector da manutenção. Os Hard Services incluem, por exemplo, todas as atividades destinadas a gerir:

  • sistemas de canalização e drenagem.
  • Sistemas de iluminação e HVAC.
  • Sistemas de segurança contra incêndio.
  • Sistemas mecânicos e elétricos.
  • Componentes construtivos do edifício.

Os Soft Services estão relacionados à manutenção de um ambiente de trabalho confortável e seguro, por isso focam no atendimento das necessidades dos usuários. Exemplos comuns incluem:

  • serviços de limpeza e vigilância.
  • Depósito de lixo.
  • Planejamento de espaço.
  • Manutenção da terra e da paisagem.
  • Adoção de medidas de segurança.
  • Fornecimento de móveis e equipamentos.
  • Manutenção dos padrões de conforto.
  • Gestão de sistemas de informação.
A imagem mostra o que compoem o Hard e o Soft Facilities Management Services

Hard e Soft Facility Management Services

Quais são as vantagens do Facility Management

Facility Management é um processo de fundamental importância, pois garante que o ambiente construído permaneça seguro, confortável, sustentável e eficiente ao longo do tempo. Além de tornar o ambiente operacionalmente saudável, esse processo auxilia empresas de diversos setores a:

  • melhorar a eficiência e a produtividade: o Facility Management procura as melhores soluções para melhorar os sistemas existentes e fazer com que tudo corra da melhor forma possível, ajudando os colaboradores a realizarem as suas tarefas diárias com maior facilidade.
  • Garantir o cumprimento da saúde e segurança: com manutenções regulares e programadas, o Facility Management garante que o ambiente de trabalho esteja em total conformidade com as normas vigentes.
  • Garantir uma vida útil mais longa do equipamento: a manutenção correta ajuda o equipamento não só a operar com a máxima eficiência, mas também a durar mais.
  • Reduzir o estresse dos funcionários: através da monitorização dos parâmetros ambientais e da correta gestão dos equipamentos, a Facility Management assegura que todos os ocupantes do edifício estão seguros e em condições de bem-estar, melhorando o seu desempenho laboral e reduzindo o stress.
  • Promover a sustentabilidade: além do conforto ambiental, o Facility Management tem a responsabilidade social de promover práticas mais ecológicas e sustentáveis, por exemplo, reduzindo o desperdício e otimizando a eficiência energética.
  • Economizar em custos: ao ajudar a criar um ambiente de trabalho produtivo, o gerenciamento de instalações pode ter um impacto positivo nas receitas da empresa.

Os Facility Managers podem desfrutar plenamente desses benefícios apenas através do uso de software específico de manutenção de ativos que lhes permite planejar, rastrear e monitorar intervenções, e simplificar todo o processo de gestão.

Se você também deseja experimentar as vantagens de tal sistema, conte com um software de facility management profissional capaz de apoiá-lo em seu trabalho como Facility Manager e ajudá-lo a gerenciar qualquer processo de manutenção de estruturas.

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