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RFI na construção

RFI na construção: guia completo

O Request for Information (RFI) na construção é redigido pela empresa para obter esclarecimentos durante a fase de execução do projeto. Aqui está o guia para desenvolvê-lo.

Um projeto de construção é, por si só, um sistema complexo e cheio de informações estruturais, arquitetônicas, de sistemas, relacionais, contratuais. É comum, se não inevitável, que, durante a execução, o empreiteiro tenha dificuldades em compreender partes e desenhos técnicos.

Para superar essa “assimetria informacional”, as empresas estão cada vez mais enviando Requests for Information (RFI) aos projetistas. Já ouviu falar? Sabe o que são? Descubra neste artigo!

O que é um Request for Information (RFI) na construção?

RFI é o acrônimo de “Request for Information”, ou seja, “pedido de informações”, e é um documento formal fundamental para a gestão de um projeto de construção.

Ele é redigido pela empresa executora para solicitar esclarecimentos e/ou informações adicionais sobre o projeto ao técnico projetista.

O projeto de construção pode não abordar todos os aspectos do processo construtivo ou apresentar lacunas ou ambiguidades nos desenhos, nas relações explicativas ou nas especificações técnicas. Portanto, as partes interessadas podem enviar RFIs para esclarecimentos adicionais, para identificar um problema ou propor uma alternativa de projeto.

Um RFI representa uma ferramenta de comunicação essencial entre as partes envolvidas durante as fases executivas, pois ajuda a superar problemas que podem causar atrasos e aumentos de custos no projeto.

Diferenças entre RFI, RFQ, RFP e RFT

Durante o âmbito de um contrato, existem vários tipos de solicitações: RFP, RFT, RFQ e RFI. Pode ser difícil distingui-las, então vejamos brevemente as principais diferenças:

  1. uma RFI, como vimos, é um pedido de informações, com o objetivo de esclarecer especificações durante a execução de uma obra;
  2. uma RFP, “Request for Proposal”, é um pedido de proposta, usado para propor soluções alternativas ou inovadoras em relação ao projeto, alcançando os mesmos objetivos previstos;
  3. uma RFQ, “Request for Quotation”, é um pedido de cotação, para avaliar os custos das soluções projetuais solicitadas (ou propostas após uma RFP);
  4. uma RFT, “Request for Tender”, é usada por empreiteiros para apresentar uma oferta de bens, serviços ou trabalhos, durante uma licitação.
Tipos de Request for

Tipos de Request for

Principais tipos de RFI utilizados na construção

Existem diferentes tipos de RFI usados na construção, aplicados em momentos diferentes do processo construtivo. Os principais incluem:

  • problemas gerais: aborda questões genéricas e pode ser enviado pelo executor para destacar ou esclarecer aspectos gerais.
  • Esclarecimentos de projeto: o empreiteiro pode precisar de mais informações sobre o projeto ou aspectos específicos, com o objetivo de entender detalhes e resolver ambiguidades.
  • Coordenação de projeto/execução: são solicitações de coordenação entre as partes, referentes a documentos de contrato, programas, planos ou procedimentos de segurança a serem implementados.
  • Estado do local: após analisar as condições do local, a empresa executora pode informar ao projetista que estas diferem das definidas na fase de projeto.
  • Alterações de materiais: o executor, ao analisar os materiais previstos no projeto, solicita o uso de materiais diferentes e mais adequados.
  • Alterações no processo de projeto: informa sobre a necessidade de alterações no projeto ou nas fases de projeto; isso pode ser devido a erros ou ao surgimento de novos problemas não considerados na fase de projeto.
  • Interferências surgindo: durante a execução da obra, interferências prejudiciais às operações podem se desenvolver, e este RFI as destaca, solicitando esclarecimentos.
Request for Information RFI na construção

Request for Information na construção

Processo e partes envolvidas no Request for Information na construção

O processo RFI define as modalidades de formulação e resposta às perguntas apresentadas e geralmente envolve as duas principais partes envolvidas, ou seja, o empreiteiro e o projetista.

Ele pode ser esquematizado em 3 fases principais:

  • FASE 1: a parte que solicita informações emite um RFI. Geralmente, é o empreiteiro que solicita esclarecimentos sobre o processo de projeto ou especificações técnicas, indicando um prazo para resposta. Este RFI é então enviado à equipe do projeto.
  • FASE 2: a parte receptora analisa a solicitação feita e responde antes da data de vencimento. Pode integrar na resposta documentos e elaborações projetuais para esclarecer dúvidas e pode solicitar detalhes adicionais se a pergunta não estiver formulada adequadamente.
  • FASE 3: se a resposta ao RFI for satisfatória, considera-se o problema resolvido; se não for, pode ser necessário emitir um novo RFI para esclarecimentos.

Como redigir eficientemente um RFI de construção?

Para redigir eficientemente um RFI de construção, você deve tentar ser o mais claro possível; está tentando expor um problema e é melhor evitar criar mais confusão. Nesse sentido, padronizar o formato do RFI é uma excelente solução, incluindo algumas informações importantes em cada modelo:

  • número do RFI, é bom desenvolvê-los em ordem progressiva em cada projeto;
  • data de elaboração do RFI;
  • prazo de resposta do RFI;
  • código de referência do caso, que varia para cada projeto;
  • detalhes do projeto de referência;
  • detalhes do solicitante, como nome, empresa e contatos;
  • detalhes do destinatário, como nome, empresa, endereço e contatos;
  • descrição detalhada da solicitação e do eventual problema;
  • anexos como fotos, documentos, faturas;
  • campo livre para resposta do destinatário.

Ao criar modelos padronizados e RFIs estruturados, será mais fácil para ambas as partes preencherem e entenderem o problema destacado, reduzindo também os tempos de resposta e espera.

Dicas para desenvolver eficientemente o processo RFI

Para desenvolver da melhor forma o processo de criação de um RFI, primeiro tente padronizar o processo de criação, para ter modelos prontos para qualquer situação de emergência.

Se tiver dúvidas sobre alguns detalhes executivos, envie imediatamente o RFI: não espere para apresentar sua solicitação, pois a resposta seguinte não será imediata. É melhor evitar prolongar muito os tempos de execução.

Faça solicitações claras, contextualizando sua pergunta, com anexos, descrições detalhadas e referências claras aos projetos elaborados e, se possível, proponha também uma solução.

Tente organizar da melhor forma a quantidade de dados e informações envolvidas no processo de criação de um RFI, colaborando com as partes interessadas. Para isso, pode ser muito útil o uso de uma plataforma de nuvem específica para o setor da construção, onde você pode gerenciar, arquivar e compartilhar Requests for Information (RFI) e aproveitar uma série de benefícios, como:

  • acesso universal: a plataforma de nuvem permite acesso universal às informações relacionadas aos RFIs. Usuários autorizados podem acessar documentos de qualquer lugar e dispositivo conectado à Internet, garantindo uma compartilhamento rápido e sem problemas.
  • Colaboração em tempo real: no setor da construção, a colaboração entre diferentes partes interessadas é fundamental. A plataforma de nuvem oferece ferramentas para colaboração em tempo real, permitindo que equipes de projeto, subcontratados, consultores e proprietários trabalhem juntos na mesma plataforma, melhorando a comunicação e a transparência.
  • Armazenamento seguro: os RFIs contêm informações cruciais para o projeto, e uma plataforma de nuvem dedicada oferece uma solução segura para arquivar e proteger esses documentos.
  • Rastreamento de alterações: os RFIs podem estar sujeitos a alterações ao longo do projeto. Uma plataforma de nuvem rastreia todas as alterações feitas nos documentos, permitindo uma auditoria completa e controle das revisões anteriores.
  • Redução de erros: a centralização das informações reduz a chance de erros devido à dispersão de documentos. Uma plataforma de nuvem garante que todos estejam trabalhando com as informações mais atualizadas e precisas.
  • Economia de tempo e recursos: a gestão manual de documentos pode ser dispendiosa em termos de tempo e recursos. Uma plataforma de nuvem automatiza muitos processos, reduzindo os custos operacionais e melhorando a eficiência geral.

Para ter um ambiente seguro e colaborativo e gerenciar eficazmente as informações cruciais para o sucesso dos projetos de construção, utilize gratuitamente a plataforma de nuvem dedicada a profissionais AEC. Você tem 15 aplicativos online gratuitos e 10 GB de espaço na nuvem para melhorar a gestão do seu projeto, a comunicação entre as partes envolvidas e reduzir os riscos e atrasos.

 

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