Réunion de coordination

Réunion de coordination : de quoi s’agit-il et pourquoi est-elle importante

La réunion de coordination est une activité fondamentale pour coordonner tous les intervenants impliqués dans les travaux de chantier. Découvrez comment la gérer au mieux.


Dans le domaine de la construction, la phase de pré-construction joue un rôle essentiel car c’est à ce moment-là que les aspects critiques à aborder dans les phases ultérieures sont définis.

En organisant des réunion de coordination appropriées, les parties prenantes peuvent planifier en détail chaque activité, définir clairement les rôles et identifier les risques afin de minimiser les perturbations et de garantir la livraison du projet dans le respect du budget et des délais prévus.

Dans cet article, vous découvrirez comment planifier et mener efficacement une réunion de coordination, quels sujets doivent généralement être abordés lors de ces réunions, et comment améliorer l’organisation des réunions de chantier grâce à un logiciel de coordination BIM que vous pouvez utiliser gratuitement.

Interface du logiciel usBIM utile pour gérer les réunions de coordination

Interface du logiciel usBIM utile pour gérer les réunions de coordination

Qu’est-ce qu’une réunion de coordination

Une réunion de coordination est une activité stratégique à laquelle participent les parties prenantes telles que le maître d’ouvrage, les concepteurs, les entrepreneurs et tous les autres acteurs impliqués dans le processus de conception et de réalisation de l’ouvrage.
Le but de ces réunions est de définir une compréhension claire et partagée des exigences, des objectifs et des défis du projet.

Les sujets généralement discutés lors d’une réunion de coordination comprennent la planification, les délais, le budget, la logistique, les risques, la sécurité, etc.

En tenant ces réunions préliminaires, il est possible d’anticiper les problèmes potentiels, d’explorer des solutions alternatives et de mettre en place un plan d’action clair et efficace pour assurer le succès du projet.

Comment se préparer aux réunions de coordination

Afin de garantir la productivité d’une réunion de coordination et que toutes les parties prenantes partagent les mêmes objectifs, il est important de se préparer en suivant les étapes fondamentales ci-dessous : 

  1. collectez les informations : assurez-vous tout d’abord de disposer de toutes les informations pertinentes relatives au projet, y compris les plans, les spécifications, le budget, la planification, les échéances, etc. ;
  2. définissez les objectifs : établissez clairement les objectifs de la réunion en identifiant les sujets à aborder et les décisions à prendre ;
  3. identifiez les parties prenantes : en fonction des objectifs prédéfinis, identifiez les parties impliquées et assurez-vous qu’elles sont invitées à participer ;
  4. définissez les rôles et les responsabilités : définissez dès le départ qui sera le modérateur de la réunion et qui prendra note des détails, en veillant à ce que tous les rôles et responsabilités soient clairement attribués ;
  5. effectuez des recherches préliminaires : avant la réunion, effectuez des recherches approfondies sur les défis ou les problèmes potentiels liés au projet. Cela vous aidera à être prêt à aborder des questions complexes ;
  6. revoyez les documents précédents : s’il y a eu des réunions précédentes, passez en revue les comptes rendus pour comprendre l’état actuel du projet et les sujets déjà abordés ;
  7. Élaborez un ordre du jour : préparez un agenda détaillé qui répertorie les points clés à discuter lors de la réunion, afin de maintenir la réunion centrée et organisée ;
  8. préparez une liste de questions : préparez des questions pertinentes à poser lors de la réunion, démontrant ainsi votre engagement et votre participation active ;
  9. organisez les ressources : assurez-vous que toutes les ressources nécessaires (telles que l’équipement audiovisuel, les systèmes de connexion, etc.) sont disponibles et opérationnelles ;
  10. préparez des supports : préparez à l’avance des supports (tels que des dessins, des documents et des présentations) à partager pendant la réunion.
Infographie préparation à une réunion de coordination

Infographie préparation à une réunion de coordination

Contenu d’une réunion de coordination

Afin de bien se préparer à une réunion de coordination, tous les participants doivent être informés à l’avance des sujets qui seront abordés lors de la réunion. Voici une liste complète des sujets principaux généralement abordés : 

  • objectifs du projet : discussion des objectifs généraux et spécifiques du projet de construction, avec une définition détaillée du but, des attentes et des résultats attendus ;
  • planification et calendrier : examen du calendrier de construction, analyse des dates de début et de fin, des phases de travail et des échéances intermédiaires ;
  • budget et financement : discussion du budget disponible, des ressources nécessaires et des contrôles pour s’assurer que le projet respecte les limites financières prévues ;
  • conception et spécifications : examen des conceptions architecturales et techniques, des caractéristiques des matériaux et des finitions, et évaluation des éventuels changements nécessaires ;
  • organisation et logistique : traitement des questions logistiques telles que l’approvisionnement en matériaux, l’accès au chantier, la gestion des déchets et l’organisation générale du projet ;
  • rôles et responsabilités : définition des rôles et des responsabilités de chaque membre de l’équipe impliquée, y compris les ingénieurs, les architectes, les entrepreneurs et autres consultants ;
  • communication et collaboration : clarification de la manière dont la communication se fera au sein de l’équipe et avec le client tout au long du projet ;
  • gestion des risques : identification des risques potentiels liés au projet et planification de stratégies appropriées pour les aborder et les atténuer ;
  • autorisations et permis : définition des autorisations, des approbations et des permis nécessaires pour commencer la construction ;
  • santé et sécurité : traitement des problèmes liés à la sécurité des travailleurs et des occupants, et planification des mesures préventives nécessaires ;
  • vérification des matériaux : évaluation des matériaux à utiliser dans la construction pour garantir qu’ils sont conformes aux normes de qualité et de sécurité requises ;
  • gestion documentaire : définition de la gestion de la documentation de chantier, y compris les états d’avancement, les rapports, les autorisations, les plans de sécurité, le dossier d’œuvre, etc. ;
  • aspects environnementaux : évaluation de l’impact du projet sur l’environnement et définition des stratégies pour respecter les réglementations et les pratiques durables ;
  • planification future : définition d’un plan d’action détaillé pour les activités immédiates et futures, avec spécification des tâches et des délais attribués à chaque membre de l’équipe.

Comment mener une réunion de coordination

Pour mener efficacement une réunion de coordination, je vous recommande de : 

  1. Planifier soigneusement tous les sujets à aborder.
  2. Choisir une date et une heure convenant à toutes les parties prenantes.
  3. S’assurer d’avoir tous les matériaux et documents nécessaires.
  4. Commencer la réunion par une introduction claire sur les objectifs.
  5. Exposer clairement l’ordre du jour.
  6. Suivre l’agenda avec précision pour faciliter la discussion et favoriser la collaboration entre les parties prenantes.
  7. Maintenir la conversation axée sur le sujet et prévenir les déviations excessives.
  8. Aborder les questions de manière objective et gérer calmement les conflits, les imprévus ou les complexités, en trouvant des solutions appropriées pour chaque participant.
  9. Attribuer clairement des tâches et des responsabilités, enregistrer soigneusement les décisions prises.
  10. Documenter tous les détails de la réunion et conclure la réunion en récapitulant les points clés.

Pour organiser plus facilement et efficacement vos réunions de coordination, vous pouvez utiliser gratuitement des logiciels de coordination BIM spécifiques, que vous pouvez utiliser en ligne sans avoir à télécharger quoi que ce soit sur votre ordinateur. Ces outils fournissent un environnement virtuel centralisé où toutes les informations relatives au projet sont accessibles en temps réel, de n’importe où et depuis n’importe quel appareil. Ainsi, lors des réunions de coordination, les parties prenantes ont la possibilité de visualiser des modèles 3D, d’examiner des dessins détaillés et d’analyser des informations techniques de manière collaborative afin de faciliter une compréhension approfondie du projet par toutes les parties prenantes, de réduire les ambiguïtés et de prévenir les erreurs coûteuses. De plus, ces applications offrent de nombreuses autres fonctionnalités : 

  • annotations et commentaires directement sur les modèles permettant aux participants de mettre en évidence des domaines spécifiques d’intérêt ou de poser des questions en temps réel. Ces annotations peuvent être traitées pendant la réunion elle-même, favorisant une communication claire et immédiate entre les parties prenantes ;
  • la possibilité de suivre les modifications apportées au projet au fil du temps. Chaque modification est documentée au sein de la plateforme et garantit que tout le monde est toujours informé des dernières versions. Cela contribue à éviter les désalignements lors des réunions de coordination et favorise une discussion plus ciblée et productive ;
  • la possibilité de partager des calendriers, de définir des rappels et d’envoyer des notifications automatiques, de sorte que tous les participants soient toujours informés des prochaines réunions et de leurs ordres du jour, garantissant la participation maximale et la préparation de tous les membres de l’équipe.
Application usBIM.calendar intégrée à la plateforme usBIM pour gérer les réunions de coordination

Application usBIM.calendar intégrée à la plateforme usBIM pour gérer les réunions de coordination

 

 

 

usbim
usbim