Funções e vantagens da Work Breakdown Structure (WBS)
Como funciona e quais são as reais vantagens da Work Breakdown Structure na organização e no planejamento das atividades? Vamos descobrir como fazer para relacionar o resultado final com os elementos de trabalho (parte 2)
No precedente artigo de aprofundamento introduzimos as características gerais da Work Breakdown Structure, analisando estrutura e características fundamentais. Neste artigo iremos analisar como funciona e quais são as vantagens da WBS.
A definição de Milestones
Os marcos (milestones) são objetivos intermediários identificados no contexto do projeto a fim de monitorar o progresso do mesmo.
Eis alguns exemplos:
- a conclusão do teste de uma instalação elétrica
- a assinatura de um contrato
- a conclusão do teste de uma instalação hidráulica
- etc.
A identificação dos marcos pode ser representada através de um diagrama de Gantt.
Os marcos num diagrama de Gantt
As regras para criar de forma correta uma WBS
Para criar uma WBS, independentemente do tipo de projeto, é necessário conhecer previamente os objetivos para alcançar, já numa fase preliminar. Sem um correto planejamento, na verdade, seria complicado definir as atividades específicas para realizar.
O nível de subdivisão deve ser suficiente para melhor definir os “pacotes de trabalho”, que têm que estar claros evitando assim duplicação na atribuição das tarefas.
É aconselhável que a subdivisão do projeto seja executada de forma lógica, definindo previamente o nível de subdivisão para escolher, por exemplo:
- por fases: a subdivisão é realizada de acordo com as várias fases que conduzem ao alcance de um objetivo (ex.: desenho, aquisição, construção, etc.);
- por processos: a subdivisão é feita de acordo com os processos que conduzem à realização dos output de trabalho (deliverables). Este tipo de subdivisão é geralmente utilizada nas obras com um alto nível de estandardização (ex.: fundações, muros, teto, etc.);
- por localização: a subdivisão é feita de acordo com o lugar de construção (ex.: canteiro de obras em Londres, canteiro de obras em Paris, etc.).
WBS e a regra dos 100%
Uma das regras essenciais em que a criação da WBS se baseia é a regra dos 100%:
A WBS deve incluir 100% do trabalho definido pelo escopo do projeto e captura todas as entregas – internas, externas, intermediárias – de forma ao trabalho estar completo, incluído o gerenciamento do projeto.
A aplicação desta regra vale para todos os níveis na hierarquia: a soma de todos o trabalho dos níveis “filhos” deve ser igual a 100% do trabalho representado pelo “pai”.
A regra do 100% também se aplica ao nível de atividades: o trabalho representado pelas atividades de cada pacote deve produzir 100% do trabalho necessário para completar o trabalho do pacote.
Para melhor esclarecermos a regra dos 100%, vejamos como aplicá-la ao nosso exemplo precedente.
A regra dos 100% na Work Breakdown Structure
As vantagens da WBS
Como já tínhamos visto, usar uma WBS no contexto de um projeto permite obter várias vantagens, tais como:
- identificar as responsabilidades para cada fase do projeto;
- descrever as atividades para realizar de forma clara e completa, evitando ambiguidades;
- atribuir uma certa tarefa a determinadas pessoas ou determinados recursos, evitando a duplicação na atribuição das tarefas;
- simplificar a comunicação entre os vários atores envolvidos na realização do projeto;
- melhorar a compreensão do projeto de todas as partes interessadas internas;
- melhorar a compreensão do projeto das partes interessadas externas.
