Funções e vantagens da Work Breakdown Structure (WBS)
Como funciona e quais são as reais vantagens da Work Breakdown Structure na organização e no planejamento das atividades? Vamos descobrir como fazer para relacionar o resultado final com os elementos de trabalho (parte 2)
No precedente artigo de aprofundamento introduzimos as características gerais da Work Breakdown Structure, analisando estrutura e características fundamentais. Neste artigo iremos analisar como funciona e quais são as vantagens da WBS.
A definição de Milestones
Os marcos (milestones) são objetivos intermediários identificados no contexto do projeto a fim de monitorar o progresso do mesmo.
Eis alguns exemplos:
- a conclusão do teste de uma instalação elétrica
- a assinatura de um contrato
- a conclusão do teste de uma instalação hidráulica
- etc.
A identificação dos marcos pode ser representada através de um diagrama de Gantt.
As regras para criar de forma correta uma WBS
Para criar uma WBS, independentemente do tipo de projeto, é necessário conhecer previamente os objetivos para alcançar, já numa fase preliminar. Sem um correto planejamento, na verdade, seria complicado definir as atividades específicas para realizar.
O nível de subdivisão deve ser suficiente para melhor definir os “pacotes de trabalho”, que têm que estar claros evitando assim duplicação na atribuição das tarefas.
É aconselhável que a subdivisão do projeto seja executada de forma lógica, definindo previamente o nível de subdivisão para escolher, por exemplo:
- por fases: a subdivisão é realizada de acordo com as várias fases que conduzem ao alcance de um objetivo (ex.: desenho, aquisição, construção, etc.);
- por processos: a subdivisão é feita de acordo com os processos que conduzem à realização dos output de trabalho (deliverables). Este tipo de subdivisão é geralmente utilizada nas obras com um alto nível de estandardização (ex.: fundações, muros, teto, etc.);
- por localização: a subdivisão é feita de acordo com o lugar de construção (ex.: canteiro de obras em Londres, canteiro de obras em Paris, etc.).
WBS e a regra dos 100%
Uma das regras essenciais em que a criação da WBS se baseia é a regra dos 100%:
A WBS deve incluir 100% do trabalho definido pelo escopo do projeto e captura todas as entregas – internas, externas, intermediárias – de forma ao trabalho estar completo, incluído o gerenciamento do projeto.
A aplicação desta regra vale para todos os níveis na hierarquia: a soma de todos o trabalho dos níveis “filhos” deve ser igual a 100% do trabalho representado pelo “pai”.
A regra do 100% também se aplica ao nível de atividades: o trabalho representado pelas atividades de cada pacote deve produzir 100% do trabalho necessário para completar o trabalho do pacote.
Para melhor esclarecermos a regra dos 100%, vejamos como aplicá-la ao nosso exemplo precedente.
As vantagens da WBS
Como já tínhamos visto, usar uma WBS no contexto de um projeto permite obter várias vantagens, tais como:
- identificar as responsabilidades para cada fase do projeto;
- descrever as atividades para realizar de forma clara e completa, evitando ambiguidades;
- atribuir uma certa tarefa a determinadas pessoas ou determinados recursos, evitando a duplicação na atribuição das tarefas;
- simplificar a comunicação entre os vários atores envolvidos na realização do projeto;
- melhorar a compreensão do projeto de todas as partes interessadas internas;
- melhorar a compreensão do projeto das partes interessadas externas.
