Funciones y ventajas de la Work Breakdown Structure (WBS)
¿Cómo funciona y cuáles son los beneficios reales de la Word Breakdown Structure en la organización y planificación de las actividades? Descubramos cómo relacionar el resultado final con los elementos de trabajo (parte 2)
En el focus anterior presentamos las características generales de la Work Breakdown Structure, analizando la estructura y los datos básicos. En el presente artículo analizaremos cómo funciona y cuáles son sus ventajas.
La identificación de las Milestone
Las milestone son metas u objetivos intermedios que se identifican dentro de un proyecto con el objetivo de monitorear su progreso.
Algunos ejemplos podrían ser:
- la prueba final de la instalación eléctrica
- la firma del contrato
- la prueba final de la instalación hidráulica
- etc.
La identificación de las metas de las milestone se puede representar por medio del diagrama de Gantt.
Las Milestone en un diagrama de GANTT
Reglas para la correcta creación de una WBS
Para la creación de una WBS, sea cual sea el tipo de proyecto, es necesario conocer a priori los objetivos a perseguir ya desde una etapa preliminar. Sin una previa y adecuada planificación sería complicado poder definir las actividades individuales que se llevaran a cabo.
En el nivel de descomposición es necesario definir de la mejor manera los “paquetes de trabajo” ya que deben ser claros y definidos para evitar la duplicación en la asignación de tareas.
Es recomendable que la descomposición del proyecto se siga de manera lógica con la previa definición del nivel de desagregación a elegir, como, por ejemplo:
- por etapas: la descomposición se lleva a cabo sobre la base de las diversas etapas que conducen a la realización de un objetivo (p. ej., planificación, adquisición, construcción, etc.)
- por procesos: la descomposición se basa en los procesos que conducen a la realización de los informes. Generalmente se usa en trabajos de alto nivel de estandarización (p. ej., cimentaciones, paredes, techo, etc.)
- por ubicación: la descomposición se lleva a cabo según el emplazamiento de la construcción (p. ej., obra en construcción en Londres, obra en construcción en París, etc.).
WBS y la regla del 100%
Una de las reglas fundamentales detrás de la creación de la WBS es la regla del 100% que afirma:
La WBS debe incluir el 100% del trabajo definido por el proyecto y todo lo necesario – interno, externo y subcontratado – para la realización del proyecto incluida la gestión del mismo.
La regla se aplica a todos los niveles de jerarquía: la suma del trabajo de los niveles “hijos” debe ser igual al 100% del trabajo representado por el “padre”.
La regla se aplica también al nivel de actividad: el trabajo representado por las actividades de cada paquete de trabajo en sumatoria debe dar el 100% del trabajo necesario para completar el paquete.
Para aclara mejor la regla del 100% veamos cómo aplicarla a nuestro ejemplo precedente.
La regla del 100% en la Work Breakdown Structure
Las ventajas de la WBS
Como ya se ha visto, usar la WBS dentro de un proyecto implica una serie de ventajas, tales como:
- identificar las responsabilidades en cada fase del proyecto
- describir las actividades que se llevarán a cabo de manera clara y completa evitando cualquier ambigüedad
- asignar una tarea a una persona o recurso especifico evitando la duplicación en la asignación de las tareas
- facilitar la comunicación entre los diferentes actores involucrados en la ejecución del proyecto
- mejorar la comprensión del proyecto por parte de todos los sujetos involucrados
- mejorar la comprensión del proyecto a sujetos externos
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