Fonctions et avantages de la Work Breakdown Structure (WBS)
Comment fonctionne la Work Breakdown Structure (WBS) et quels sont ses réels avantages dans l’organisation et la planification des activités? Allons voir comment on peut relier le résultat final avec les éléments de travail. (partie 2/2)
Dans le précédent focus on a introduit les caractéristiques générales de la Work Breakdown Structure (WBS), en analysant sa structure et ses caractéristiques fondamentaux. Dans cet approfondissement on va analyser comment fonctionne la Work Breakdown Structure (WBS) et quels sont ses avantages.
L’identification des Jalons
Les Jalons (Milestone) sont des objectifs intermédiaires identifiés dans le projet dans le but de suivre leurs états d’avancement.
Quelques exemples de Jalons:
- la fin des essais d’une installation électrique
- signature d’un contrat
- la fin d’une mise en oeuvre et la validation d’une installation sanitaire
- etc.
On peut représenter l’identification des étapes des Milestone grâce à un diagramme de Gant.
Jalons et diagramme de GANTT
Règles pour une bonne création d’un WBS
Pour la création d’un WBS, quel que soit le type de projet, il est nécessaire de connaître a priori les objectifs à poursuivre, déjà à un stade préliminaire. Sans une bonne planification, il serait compliqué de pouvoir définir les activités individuelles à réaliser.
Le niveau de répartition doit être tel qu’il soit possible de définir au mieux les «lots de travaux» qui doivent être clairs et bien définis, en évitant les doublons dans l’attribution des tâches.
Il est conseillé de suivre la répartition du projet en suivant une logique de fond, en définissant a priori le niveau de décomposition à choisir, tel que:
- en phases: on fait la répartition en fonction des différentes phases qui conduisent à la réalisation d’un objectif (ex: planification, approvisionnement, construction, etc.)
- selon l’articulation du processus: la répartition est basée sur les processus qui conduisent à la réalisation des livrables. En général il est utilisé dans les travaux répondants aux standards de normalisation (fondations, murs, le toits, etc.)
- selon la localisation: On effectue la répartition selon le lieu de construction (chantier à Londres, chantier à Paris, etc.).
WBS et la règle des 100%
Une des règles derrière la création de WBS est la règle des 100% qui affirme les suivants principes:
Le WBS doit inclure 100% du travail défini par le projet et tout ce qui est nécessaire – interne, externe et délocalisé- à la réalisation du projet, en incluant la gestion du projet.
La règle s’applique à tous les niveaux de la hiérarchie: la somme du travail des niveaux «enfants» doit être égale à 100% du travail représenté par leur «père».
La règle s’applique également au niveau d’activité: le travail représenté par les activités dans chaque paquet de travail doit donner, dans l’ensemble, 100% du travail nécessaire pour compléter le paquet.
Pour mieux clarifier la règle du 100%, on voie comment l’appliquer à notre exemple précédent.
Règle du 100% – WBS
Les avantages de la WBS
Comme expliqué précédemment, l’utilisation d’un WBS dans un projet implique de nombreux avantages:
- identifier les responsabilités pour chaque phase du projet
- décrire les activités à mener clairement en évitant les ambiguïtés
- assigner une tâche à une personne ou une ressource spécifique en évitant la duplication dans l’attribution des tâches
- faciliter la communication entre les différents acteurs impliqués dans l’exécution du projet
- améliorer la compréhension du projet par tous les sujets impliqués
- améliorer la compréhension du projet par des sujets externes
