La WBS (Work Breakdown Structure ou organigramme des tâches du projet – OTP), qu’est-ce que c’est et comment l’utiliser

Un projet à développer au mieux doit être analysé singulièrement dans toutes ses phases. Beaucoup de projets complexes impliquent l’exécution de nombreuses activités qui, sans une planification et une organisation appropriées, seraient difficiles à réaliser.

Pour essayer de rendre toutes les phases d’un projet plus compréhensibles, la WBS (Work Breakdown Structure) ou OTP (organigramme des tâches du projet), également définie comme «décomposition hiérarchique du projet», nous est utiles : c’est une méthodologie mise au point aux Etats-Unis, utile pour structurer et définir clairement toutes les activités d’un projet.

Qu’est-ce que la WBS ?

La WBS est un outil utilisé pour la décomposition analytique d’un projet en parties élémentaires.

Le but est d’organiser le travail en éléments plus facilement gérables et de rendre la compréhension du projet moins complexe, afin de communiquer à toutes les parties prenantes (stakeholder) les phases et les activités à réaliser pour atteindre un objectif.

La WBS, en général, peut être appliqué à tout type de projet, tel que:

• ouvrage de génie civil
• construction d’un bâtiment
• organisation des activités d’un chantier
• conception d’un artefact
• etc.

La WBS fournit une aide précieuse au chef de projet (project manager), en particulier dans la définition et l’organisation des activités des projets complexes.

Avec l’outil WBS, le projet est donc décomposé hiérarchiquement en composants (par exemple sous-objectifs, activités et tâches spécifiques), avec un plus grand degré de détail, suivant une approche descendante (top-down), c’est-à-dire en partant des macro-domaines puis en les subdivisant en partie de plus en plus petites.

Chaque niveau représente toujours des parties détaillées du projet.

Il n’y a pas de numéro de niveaux défini: la décomposition dépend de la complexité du projet. La décomposition se termine lorsque le dernier niveau de hiérarchie a un degré de détail tel que:

• décrire de façon univoque chaque travail à effectuer
• permettre l’attribution de la responsabilité exécutive

Comment représenter un WBS

La WBS est généralement représenté sous forme graphique (structure arborescente) ou descriptive (structure d’index).

Pour que la WBS apporte des résultats concrets il est nécessaire que l’objectif à atteindre soit bien clair dès la phase d’avant-projet.Avant que le travail commence sur chaque activité individuelle, la décomposition peut être progressivement redéfinie.

Arborescence WBS

Structure index

Les Work Packages dans la WBS

L’objectif fondamental des WBS est d’identifier au dernier niveau de décomposition les « work packages« , mieux définis en tant que types d’action ou activités.

Toutes les instructions à suivre pour réaliser une activité et une tâche spécifiques sont indiquées dans le Work package.

Work Package dans une WBS

Pour que la décomposition soit considérée comme optimale, chaque lot de travail doit être:

• décrit de manière claire et concise
• différencié des autres lots de travail
• prévoir l’attribution de la tâche / activité à une personne responsable
• décrire de façon univoque le travail individuel à effectuer

Dans le work package de travail, il est possible d’identifier:

• toutes les activités (task) et tâches à effectuer
• les intrants (input) nécessaires pour réaliser le travail et atteindre les objectifs
• la description des résultats attendus
• les ressources nécessaires identifiées
• les dates de début et de fin des travaux
• les livrables du travail (output/deliverable)
• les activités qui ne sont pas incluses dans le projet
• les responsabilités de la tâche