¿Qué es el Healthcare Facility Management (HFM)?

Por Healthcare Facility Management o HFM, se entiende la gestión de instalaciones sanitarias. Descubre qué es y cuáles son sus principales funciones

Al final de una pandemia, somos conscientes más que nunca de la importancia y la relevancia de las estructuras sanitarias y de su correcto funcionamiento. Igualmente crucial y delicado es, por lo tanto, la healthcare facility management (HFM), es decir, la gestión eficiente de estas estructuras a través de un facility management software.

En este artículo veremos en qué consiste el HFM y cuáles son sus funciones.

¿Qué es el Healthcare Facility Management?

El healthcare facility management (HFM), también llamada gestión de instalaciones hospitalarias, se refiere a la gestión de instalaciones sanitarias. El término “Healthcare” abarca todas las estructuras que ofrecen a la sociedad un servicio relacionado con la asistencia y la salud de la persona: hospitales, clínicas, centros quirúrgicos, centros fisioterapéuticos, centros de rehabilitación, etc.

La gestión de estas estructuras incluye el mantenimiento y la administración de cada elemento del activo, por lo que está claro que al tratarse de estructuras en las que se cuida la salud de las personas su mantenimiento y gestión es tan importante como delicada.

Healthcare Facility Management

¿Cuáles son las principales funciones del facility management en los centros de salud?

La fase de gestión de un activo es particularmente delicada ya que debe operar de tal modo que el activo mantenga, durante todo su ciclo de vida, con las mismas funcionalidades con las que ha sido diseñado.

En el caso del healthcare facility management, la tarea es aún más delicada porque se trata de gestionar las funciones, la seguridad y el mantenimiento de todas las partes de una estructura que se ocupa de la salud de las personas.

Las tareas del healthcare facility management son ciertamente vastas y varían según el tipo específico de estructura sanitaria, pero hay siete funciones fundamentales que ciertamente no deben faltar en la planificación de un HFM y son:

1. Gestión de las operaciones diarias (Managing Day-To-Day Operations): las operaciones diarias para un Healthcare Facility Manager incluyen:
   • establecer políticas de seguridad y programas de mantenimiento;
   • identificar las necesidades de reparaciones o restructuraciones;
   • coordinar a los contratistas para las reparaciones de los edificios;
   • inspeccionar y evaluar el estado de los equipos y suministros médicos;
   • garantizar el cumplimiento normativo;
   • realizar evaluaciones periódicas de la seguridad de la estructura y del sistema de extinción de incendios;
   • efectuar inspecciones y mantenimiento de las instalaciones HVAC, de los equipos médicos que prevén el uso de gas medicinal, etc.;
   • garantizar que todos los edificios cumplan las normas de seguridad;
   • supervisar la gestión de los servicios y de las instalaciones eléctricas;
   • inspeccionar las habitaciones de los pacientes, salas de espera, quirófanos, etc. para la limpieza y el orden;
   • comprar e instalar muebles y equipos;
   • inspeccionar los edificios para identificar los problemas estructurales existentes o emergentes;
   • hipotetizar y respetar los presupuestos relativos a las operaciones de gestión;
   • gestionar acuerdos con los proveedores.
2. Garantizar las certificaciones y el cumplimiento (Ensuring Certification and Compliance): se trata de gestionar la estructura de manera que mantenga siempre las certificaciones necesarias -relativas a la seguridad, a la protección de la privacidad de los pacientes, etc. – y de forma que siempre cumpla con la normativa vigente.
3. Mantener un entorno de atención de alta calidad (Maintaining a High-Quality Care Environment): proporcionar un entorno de atención seguro y confiable para los pacientes es esencial para todos los centros de atención médica. En este sentido, el healthcare facility manager tendrá la responsabilidad de efectuar inspecciones periódicas sobre: seguridad contra incendios, instalación eléctrica, gestión de los sistemas hídricos, calidad del aire, etc. El equipo de HFM generalmente se asocia con la administración del hospital para desarrollar estrategias y políticas que protejan a los pacientes, visitantes y empleados.
4. Gestionar los proyectos y las intervenciones (Construction Project Management): garantizar que las intervenciones en la estructura se completen dentro del presupuesto y, sobre todo, a tiempo es otro aspecto fundamental. De hecho, está claro que retrasos, por ejemplo, en la entrega de un área de la estructura, temporalmente cerrada por mantenimiento, puede causar serios problemas de servicio a los pacientes de la estructura.
5. Garantizar la seguridad (Ensuring Security): la seguridad es una de las principales preocupaciones en el sector sanitario. En este caso, el Facility Manager es responsable de una serie de tareas, entre las que se incluyen las siguientes:
   • accesibilidad: quién puede y quién no puede entrar y salir de un centro sanitario;
   • monitoreo: a través de vídeo vigilancia o en tiempo real;
   • protección de datos: los datos de los pacientes y los historiales médicos electrónicos forman parte de la información que debe protegerse.
6. Mantenimiento preventivo (Preventive Maintenance): como con cualquier estructura, el mantenimiento preventivo – que previene la aparición del problema – es ciertamente preferible al mantenimiento reactivo – que en cambio interviene solo una vez que el problema se ha producido. Los planes de mantenimiento preventivo permiten al equipo de HFM abordar el mantenimiento regular antes de que surjan problemas, lo que prolonga la vida útil eficiente del activo y de sus instalaciones y equipos.
7. Gestión de las finanzas (Finances): en lo que se refiere a las finanzas, la responsabilidad más importante del equipo de HFM es la elaboración y el cumplimiento de un presupuesto operativo para la instalación. No solo deben comprender los engranajes económicos de la estructura para crear el presupuesto, sino que también deben tomar decisiones sobre nuevas inversiones, establecer prioridades de gastos y negociar acuerdos de servicio.

Las principales funciones del HFM

¿Cuál es la lista de verificación para una gestión eficiente de las instalaciones sanitarias?

En la gestión de un activo, en este caso de una estructura sanitaria, tener una lista, ya estudiada y planificada, a la que hacer referencia en el curso de la gestión es particularmente útil para no omitir nada y estar seguros de que cada aspecto y cada elemento de la obra se gestiona en el tiempo y de la manera correcta. Aquí hay un ejemplo de una lista de verificación de la gestión de las instalaciones de atención médica (HFM healtcare facility management checklist):

• problemas eléctricos: la vida de muchos pacientes depende del flujo constante de electricidad, por lo que es esencial que la instalación eléctrica y todo lo relacionado con ella se supervise y mantenga constantemente y que se sepa cómo intervenir en caso de que se produzcan fallos;
• acontecimientos meteóricos excepcionales: es esencial mantener los pasos y las zonas de tránsito peatonal y transitable perfectamente funcionales y seguros incluso en caso de fenómenos meteóricos excepcionales.
• mantenimiento de las cocinas: el servicio de restauración es esencial para los pacientes del establecimiento. Por lo tanto, es importante confiar en una empresa con experiencia en la instalación y reparación de equipos de cocina industrial;
• gestión de la documentación: los centros de salud recopilan una gran cantidad de información personal y privada de los pacientes. Por lo tanto, uno de los puntos que no debe faltar en la lista de verificación de HFM es la gestión segura de estos datos;
• muebles y equipos: estos dos elementos son fundamentales dentro de un centro de salud, que debe acoger y garantizar la comodidad y el bienestar del paciente. Por lo tanto, será una de las tareas de HFM asegurarse de que el mobiliario de la estructura esté siempre en perfecto estado.

La gestión de un centro de salud es sin duda un aspecto delicado y de gran responsabilidad; afortunadamente, hay software específicos que proporciona un valioso apoyo al facility manager. Por eso te recomiendo utilizar un software de gestión de activos empresariales para conocer en primera persona los beneficios de una gestión segura y eficiente de las instalaciones sanitarias.