BIM na gestão das unidades de saúde

Saiba mais sobre a gestão de unidades de saúde, como ela interage com o Facility Management e um checklist para te ajudar nessa tarefa

No final de uma pandemia, estamos mais conscientes do que nunca da importância e crucialidade das unidades de saúde e do seu bom funcionamento. Igualmente crucial e delicado é, portanto, a gestão eficiente das unidades de saúde por meio de software de gestão de manutenção.

Neste artigo veremos em que consiste o e quais são suas funções.

O que se entende por unidade de saúde?

A gestão de unidades de saúde abrange todas as estruturas que oferecem à sociedade um serviço ligado à assistência e à saúde da pessoa: hospitais, clínicas, centros cirúrgicos, centros de fisioterapia, centros de cuidados continuados, etc.

A gestão destas instalações inclui manutenção e administração de cada elemento do bem, fica assim claro que sendo estas estruturas em que se cuida da saúde das pessoas, a sua manutenção e gestão é tão importante quanto delicada.

Gerenciamento de estabelecimentos de saúde

Como o Facility Management se aplica às unidades de saúde?

A fase de gestão de um ativo, após a sua construção, é sempre particularmente delicada, pois seu objetivo é que o ativo mantenha a mesma funcionalidade com a qual foi projetado ao longo de todo o seu ciclo de vida.

No caso da gestão de unidades de saúde, a tarefa é ainda mais delicada porque envolve a gestão do funcionalidade, segurança, manutenção de todas as partes de uma estrutura que trata da saúde das pessoas.

As tarefas da gestão de estabelecimentos de saúde são certamente vastas e variam de acordo com o tipo específico de estabelecimento de saúde, mas existem sete funções básicas que certamente não podem faltar na gestão de uma unidade de saúde são:

1. Controle da operações do dia-a-dia: as operações diárias de um gerente de unidade de saúde incluem:
   • estabelecer políticas de segurança e cronogramas de manutenção;
   • identificar necessidades de reparação ou reformas;
   • coordenar equipes de manutenção;
   • inspecionar e avaliar a condição de equipamentos e suprimentos médicos;
   • garantir a conformidade regulatória;
   • realizar avaliações periódicas da segurança da estrutura e do sistema de incêndio;
   • realizar inspeções e manutenção de sistemas de climatização, equipamentos médicos que requeiram o uso de gases medicinais, etc;
   • assegurar que todos os edifícios cumprem as normas de segurança;
   • supervisionar a gestão de utilidades e sistemas elétricos;
   • inspecionar quartos de pacientes, salas de espera, salas de cirurgia, etc. para limpeza e ordem;
   • adquirir e instalar móveis e equipamentos;
   • inspecionar edifícios para identificar problemas estruturais existentes ou emergentes;
   • formular hipóteses e respeitar os orçamentos relativos às operações de gestão;
   • gerenciar acordos com fornecedores.
2. Garantir o comprimento das principais certificações de conformidade: trata-se de gerir a estrutura para que ela mantenha sempre as certificações necessárias relacionadas à segurança, proteção da privacidade do paciente, etc.  e para que esteja sempre em conformidade com as normas vigentes.
3. Manutenção de um ambiente de atendimento de alta qualidade: fornecer um ambiente seguro e confiável de atendimento ao paciente é essencial para todas as instalações de saúde. Neste sentido, caberá ao gestor do estabelecimento de saúde realizar inspeções periódicas sobre: segurança contra incêndios, sistema elétrico, gestão dos sistemas de água, qualidade do ar, etc. A equipe geralmente trabalha com a administração do hospital para desenvolver estratégias e políticas que protejam pacientes, visitantes e funcionários.
4. Gerenciar projetos e intervenções: garantir que as intervenções na estrutura sejam concluídas dentro do orçamento e, sobretudo, dentro do prazo é outro aspecto fundamental. Com efeito, está claro como atrasos, por exemplo, na entrega de uma área do estabelecimento, temporariamente fechada para manutenção, podem causar sérios prejuízos aos pacientes do estabelecimento.
5. Segurança: a segurança é uma grande preocupação na área da saúde. O Facility Manager é neste caso responsável por uma série de tarefas, incluindo a gestão:
   • acessibilidade: quem pode e quem não pode entrar e sair de uma unidade de saúde;
   • monitoramento: por meio de gravações de vídeo ou em tempo real;
   • proteção de dados: dados de pacientes e prontuários eletrônicos estão entre as informações a serem protegidas.
6. Manutenção preventiva: como em qualquer estrutura, a manutenção preventiva – que evita a ocorrência do problema – é certamente preferível à manutenção reativa – que, por outro lado, só intervém quando o problema ocorre. Os planos de manutenção preventiva permitem que a equipe trate da manutenção regular antes que surjam problemas, prolongando a vida útil do ativo e da planta e equipamento associados.
7. Gerenciar finanças: no que diz respeito às finanças, a responsabilidade mais importante da equipe é desenvolver e aderir a um orçamento operacional para a instalação. Eles não apenas devem entender as engrenagens econômicas da estrutura para criar o orçamento, mas também devem tomar novas decisões de investimento, priorizar gastos e negociar contratos de serviços.

As principais funções do HFM

Checklist para uma gestão eficaz das unidades de saúde

Na gestão de um ativo, neste caso uma unidade de saúde, ter uma lista, já estudada e planeada, a consultar durante a gestão é particularmente útil para não deixar nada de fora e ter a certeza de que todos os aspetos e todos os elementos da obra são geridos nos tempos e formas corretas. Então, aqui está um exemplo de uma checklist útil na gestão de uma unidade de saúde:

• problemas elétricos: a vida de muitos pacientes depende do fluxo constante de eletricidade, por isso é essencial que o sistema elétrico e tudo o que está conectado seja constantemente monitorado e mantido e que saibamos como intervir em caso de falhas.
• Eventos meteorológicos excepcionais: é essencial manter as passagens pedestres e veiculares perfeitamente funcionais e seguras, mesmo em caso de fenómenos meteorológicos excepcionais.
• Manutenção de cozinha: o serviço de catering é essencial para os hóspedes pacientes da estrutura. Portanto, é importante contratar uma empresa com experiência em instalação e reparo de equipamentos de cozinha comercial;
• Documentação: as unidades de saúde coletam muitas informações pessoais e particulares dos pacientes. Um dos pontos que não pode faltar no checklist é justamente o gerenciamento seguro desses dados.
• Mobília e equipamento: fundamentais para garantir conforto e bem-estar ao paciente.

A gestão de um estabelecimento de saúde é certamente um aspecto delicado e de grande responsabilidade; felizmente, existem softwares específicos que fornecem um suporte valioso aos gerentes de instalações. Para isso, recomendamos o uso de um software de gestão de instalações empresariais para experimentar os benefícios de uma gestão segura e eficiente das unidades de saúde.