Qu’est-ce que le Healthcare Facility Management (HFM) ?

Le Healthcare Facility Management (HFM) est l’équivalent anglais de la gestion des établissements de santé. Découvrez de quoi parlons-nous et quelles sont ses principales fonctions

Au terme d’une pandémie, nous sommes plus que jamais conscients de l’importance et des aspects cruciaux des établissements de santé et de leur bon fonctionnement. Tout aussi crucial et délicat est donc le healthcare facility management (HFM) c’est à dire la gestion efficace de ces établissements à travers des logiciels GMAO.

Dans cet article, nous verrons en quoi consiste le HFM et quelles sont ses fonctions.

Qu’est-ce que le Healthcare Facility Management ?

Par Healthcare Facility Management (HFM), également appelé Hospital Facility Management, nous entendons la gestion d’établissements de santé. Le terme « Healthcare » englobe toutes les structures qui offrent à la société un service lié aux soins et à la santé de la personne : hôpitaux, cliniques, centres chirurgicaux, centres de physiothérapie, centres de long séjour, etc.

La gestion de ces structures comprend la maintenance et l’administration de chaque élément du bien, il est donc clair que, s’agissant d’établissements où l’on prend soin de la santé des personnes, leur maintenance et leur gestion sont aussi importantes que délicates.

Facility Management établissements de santé

Quelles sont les principales fonctions du facility management dans les établissements de santé ?

La phase de gestion d’un actif est particulièrement importante car son but est celui de garantir à l’actif de conserver, tout au long de son cycle de vie, les mêmes fonctionnalités pour lesquelles il a été conçu.

Dans le cas du facility management dans les établissements de santé, la tâche est encore plus délicate car il s’agit de gérer les fonctionnalités, la sécurité, la maintenance de toutes les parties d’une structure qui s’occupe de la santé des personnes.

Les objectifs du facility management dans les établissements de santé sont certainement vastes et varient en fonction du type spécifique d’établissements. Cependant les sept fonctions fondamentales suivantes ne doivent certainement pas manquer dans la planification d’un HFM : 

1. Gérer les opérations quotidiennes (Managing Day-To-Day Operations) : les opérations quotidiennes pour un facility manager dans les établissements de santé comprennent : 
   • définir des politiques de sécurité et des programmes de maintenance ;
   • identifier les besoins en réparations ou en rénovations ;
   • coordonner les entreprises pour les réparations des bâtiments ;
   • inspecter et évaluer l’état des équipements et fournitures médicaux ;
   • assurer la conformité réglementaire ;
   • effectuer des évaluations périodiques de la sécurité de la structure et du système de lutte contre l’incendie ;
   • effectuer des inspections et de la maintenance des installations CVC, des équipements médicaux impliquant l’utilisation de gaz médicaux, etc. ;
   • veiller à ce que tous les bâtiments répondent aux normes de sécurité ;
   • superviser la gestion des services publics et des installations électriques ;
   • inspecter les chambres des patients, les salles d’attente, les salles d’opération, etc. pour le nettoyage et l’ordre ;
   • acheter et installer des meubles et des équipements ;
   • inspecter les bâtiments pour identifier les problèmes structurels existants ou émergents ;
   • estimer et respecter les budgets relatifs aux opérations de gestion ;
   • gérer les accords avec les fournisseurs.
2. Garantir les certifications et la conformité (Ensuring Certification and Compliance) : il s’agit de gérer la structure de manière à ce qu’elle conserve toujours les certifications nécessaires – relatives à la sécurité, à la protection des données des patients, etc. – et de manière à ce qu’elle soit toujours conforme à la réglementation en vigueur.
3. Maintenir un environnement de haute qualité (Maintaining a High-Quality Care Environment) : mettre à disposition des patients un environnement de soins sûr et fiable est essentiel pour chaque établissement de santé. En ce sens, le healthcare facility manager aura la responsabilité d’effectuer des inspections périodiques sur : la sécurité incendie, l’installation électrique, la gestion des systèmes sanitaires, la qualité de l’air, etc. L’équipe HFM collabore généralement avec l’administration hospitalière pour élaborer des stratégies et des politiques qui protègent les patients, les visiteurs et les employés.
4. Gérer les projets et les interventions (Construction Project Management) : s’assurer que les interventions sur la structure sont terminées dans le respect du budget et surtout dans les délais prévus est un autre aspect fondamental. Il est clair en effet que des retards, par exemple, dans la livraison d’une zone de la structure, temporairement fermée pour maintenance, peuvent causer de graves inefficacités aux patients de la structure.
5. Assurer la sécurité (Ensuring Security) : la sécurité est une préoccupation majeure dans le secteur de la santé. Dans ce cas, le Facility Manager est responsable d’un certain nombre de tâches. Parmi celles-ci il doit gérer : 
   • l’accessibilité : qui peut et ne peut pas entrer et sortir d’un établissement de santé ;
   • la surveillance : par le biais d’enregistrements vidéo ou en temps réel ;
   • la protection des données : les données des patients et les dossiers médicaux électroniques font partie des informations à protéger.
6. Maintenance préventive (Preventive Maintenance) : comme pour toute structure, la maintenance préventive – qui prévient l’apparition du problème – est certainement préférable à la maintenance réactive – qui n’intervient qu’une fois le problème survenu. Les plans de maintenance préventive permettent à l’équipe HFM de faire face à une maintenance régulière avant que des problèmes ne surviennent, en prolongeant la durée de vie efficace de l’actif, des installations et des équipements correspondants.
7. Gérer les finances : en ce qui concerne les finances, la responsabilité la plus importante pour l’équipe HFM est le développement et le respect d’un budget opérationnel pour la structure. Ils doivent non seulement comprendre les rouages économiques de la structure pour créer le budget, mais aussi prendre des décisions concernant de nouveaux investissements, établir des priorités de dépenses et négocier des accords de service.

Les principales fonctions du HFM

Quels sont les contrôles à faire pour une gestion efficace des établissements de santé ?

Dans la gestion d’un actif, dans le cas d’un établissement sanitaire, avoir une liste, déjà analysée et planifiée, à laquelle se référer au cours de la gestion est particulièrement utile pour ne rien négliger et être sûr que chaque aspect et chaque élément de l’ouvrage est géré dans les temps et de la bonne manière. Voici donc un exemple de healtcare facility management (HFM) checklist : 

• problèmes électriques : la vie de nombreux patients dépend du flux constant d’électricité, il est donc essentiel que le système électrique et tout ce qui y est connecté soit surveillé et maintenu en permanence et que vous sachiez comment intervenir en cas de panne ;
• événements météorologiques exceptionnels : il est essentiel de maintenir les passages et les zones de transit piétonnier et routier parfaitement fonctionnels et sûrs, même en cas de phénomènes météorologiques exceptionnels ;
• maintenance des cuisines : le service de restauration est essentiel pour les patients hospitalisés. Il est, donc, important de se référer à une entreprise expérimentée dans l’installation et la réparation d’équipements de cuisine commerciales ;
• gestion de la documentation : les établissements de santé mettent ensemble de nombreuses informations personnelles et privées sur les patients. L’un des points qui ne doit, donc, pas manquer dans la liste de contrôle du HFM est précisément la gestion sécurisée de ces données ;
• ameublement et équipements : ces deux éléments sont fondamentaux au sein d’un établissement de santé, qui doit accueillir et garantir confort et bien-être au patient. Ce sera donc l’une des tâches de l’HFM de s’assurer que le mobilier de la structure est toujours en parfait état.

La gestion d’un établissement de santé est certainement un aspect délicat et de grande responsabilité ; heureusement, il existe des logiciels spécifiques qui fournissent une aide précieuse aux facility manager. C’est pourquoi nous vous invitons à utiliser un logiciel de gestion des actifs d’entreprise pour profiter vous-même des avantages d’une gestion sûre et efficace des établissements de santé.