Was ist Healthcare Facility Management (HFM)?

Unter Healthcare Facility Management oder HFM versteht man das Management von Gesundheitseinrichtungen. Entdecken Sie, worum es sich genau handelt und was seine Hauptfunktionen sind

Am Ende einer Pandemie ist jedem bewusst, wie wichtig und entscheidend Gesundheitseinrichtungen sind und dass sie ordnungsgemäß funktionieren. Deshalb ist das Healthcare Facility Management (HFM), d.h. die effiziente Verwaltung dieser Einrichtungen durch spezifische CMMS-Software grundlegend.

In diesem Artikel werden wir uns ansehen, was HFM ist und was seine Funktionen sind.

Was ist Healthcare Facility Management?

Healthcare Facility Management (HFM), auch Hospital Facility Management genannt, bezieht sich auf die Verwaltung von Gesundheitseinrichtungen. Der Begriff “ Healthcare“ umfasst alle Einrichtungen, die der Gesellschaft eine Dienstleistung im Zusammenhang mit der Pflege und Gesundheit anbieten: Krankenhäuser, Kliniken, Operationszentren, Physiotherapiezentren, Langzeitpflegeeinrichtungen usw.

Da es sich um Einrichtungen handelt, in denen die Gesundheit der Menschen gepflegt wird, ist die Wartung und Verwaltung dieser Einrichtungen ebenso wichtig wie heikel.

Healthcare Facility Management

Welche sind die Hauptfunktionen des Facility Managements in Gesundheitseinrichtungen?

Die Verwaltungsphase eines Vermögenswerts ist besonders heikel, da sie dazu beträgt, dass es während seines gesamten Lebenszyklus die gleichen Funktionen  mit der es entworfen wurde beibehält.

Im Falle des Healthcare Facility Management ist die Aufgabe sogar noch komplexer, da es darum geht, die Funktionalität, Sicherheit und Instandhaltung aller Teile einer Einrichtung zu verwalten, welche sich mit der Gesundheit der Menschen befasst.

Die Aufgaben des Healthcare Facility Managements sind sicherlich umfangreich und variieren je nach Art der Gesundheitseinrichtung, aber es gibt sieben grundlegende Funktionen, die bei der Planung eines HFM auf keinen Fall fehlen dürfen:

1. Verwaltung der täglichen Aktivitäten (Managing Day-To-Day Operations): Zu den täglichen Aktivitäten eines Healthcare Facility Managers gehören:
   • Festlegung von Sicherheitsstrategien und Wartungsprogrammen;
   • Ermittlung des Reparatur- oder Renovierungsbedarfs;
   • Koordinierung von Auftragnehmern für Gebäudereparaturen;
   • Inspektion und Bewertung des Zustands der Geräte und medizinischen Versorgung;
   • Gewährleistung der Einhaltung der Rechtsvorschriften;
   • Durchführung regelmäßiger Bewertungen des Sicherheits- und Brandschutzsystems;
   • Inspektionen und Wartung von HLK-Anlagen und der medizinischen Geräte, welche die Verwendung von medizinischen Gasen beinhalten usw.;
   • Gewährleistung, dass alle Gebäude den Sicherheitsstandards entsprechen;
   • Überwachung der Verwaltung von Versorgungseinrichtungen und elektrischen Anlagen;
   • Inspektion in Bezug auf Reinigung und Ordnung von Patientenzimmern, Warteräumen, Operationssälen usw.
   • Kauf und Installation von Mobiliar und Ausrüstung;
   • Inspektion der Gebäude, um bestehende oder entstehende strukturelle Probleme zu erkennen;
   • Annahme und Einhaltung des Budgets für die Verwaltungsvorgänge;
   • Festlegung von Sicherheitsstrategien und Wartungsprogrammen;
   • Ermittlung des Reparatur- oder Renovierungsbedarfs;
   • Koordinierung von Auftragnehmern für Gebäudereparaturen;
   • Inspektion und Bewertung des Zustands der Geräte und Medizinische Versorgung;
   • Gewährleistung der Einhaltung der Rechtsvorschriften;
   • Durchführung regelmäßiger Bewertungen des Sicherheits- und Brandschutzsystems;
   • Inspektionen und Wartung von HLK-Anlagen und der medizinischen Geräte, welche die Verwendung von medizinischen Gasen erforden usw.;
   • Gewährleistung der Gebäudesicherheitsstandards;
   • Überwachung der Verwaltung von Versorgungseinrichtungen und elektrischen Anlagen;
   • Inspektion in Bezug auf Reinigung und Ordnung von Patientenzimmern, Warteräumen, Operationssälen usw.
   • Kauf und Installation von Möbeln und Ausrüstungen;
   • Inspektion der Gebäude, um bestehende oder entstehende strukturelle Probleme zu erkennen;
   • Annahme und Einhaltung des Budgets für die Verwaltungsvorgänge;
   • Verwaltung von Vereinbarungen mit Lieferanten.
2. Sicherstellung der Zertifizierung und Einhaltung der Vorschriften (Ensuring Certification and Compliance): Es geht darum, die Struktur so zu verwalten, dass sie immer die erforderlichen Zertifizierungen, in Bezug auf Sicherheit, Schutz der Privatsphäre der Patienten usw.  beibehältund immer den geltenden Vorschriften entspricht.
3. Die Aufrechterhaltung einer qualitativ hochwertigen Pflegeumgebung (Maintaining a High-Quality Care Environment): Die Bereitstellung einer sicheren und zuverlässigen Pflegeumgebung für Patienten ist für jede Gesundheitseinrichtung unerlässlich. In diesem Sinne ist der Healthcare Facility Manager für die Durchführung regelmäßiger Inspektionen verantwortlich: Brandschutz, elektrische Anlage, Wassermanagement, Luftqualität usw. Das HFM-Team kooperiert normalerweise mit der Krankenhausverwaltung, um Strategien und Richtlinien zum Schutz von Patienten, Besuchern und Mitarbeitern zu entwickeln.
4. Management von Bauprojekten (Construction Project Management): Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Sicherstellung, dass die Eingriffe am Bauwerk im Rahmen des Budgets und vor allem des Zeitplans abgeschlossen werden. Es ist klar, dass Verzögerungen, zum Beispiel bei der Lieferung eines Bereichs der Einrichtung, der aufgrund von Wartungsarbeiten vorübergehend geschlossen ist, zu schwerwiegenden Beeinträchtigungen für die Patienten führen können.
5. Gewährleistung der Sicherheit (Ensuring Security): Die Sicherheit ist eines der Hauptanliegen im Gesundheitssystem. Der Facility Manager ist in diesem Fall für eine Reihe von Aufgaben verantwortlich, darunter:
   • Zugänglichkeit: wer eine Gesundheitseinrichtung betreten und verlassen kann und wer nicht;
   • Überwachung: durch Videoaufzeichnungen oder in Echtzeit;
   • Datenschutz: Patientendaten und elektronische Patientenakten gehören zu den zu schützenden Informationen.
6. Vorbeugende Instandhaltung (Preventive Maintenance): Wie bei jedem Gebäude, ist die vorbeugende Instandhaltung, welche das Auftreten des Problems verhindert, sicherlich der reaktiven Instandhaltung vorzuziehen, da sie erst dann eingreift, wenn das Problem bereits aufgetreten ist,. Die vorbeugende Instandhaltung ermöglicht dem HFM-Team, regelmäßige Wartungsarbeiten durchzuführen, bevor Probleme auftreten, und die effiziente Lebensdauer des Gebäudes sowie der zugehörigen Anlagen und Geräten zu verlängern.
7. Finanzmanagement (Finance): In Bezug auf Finanzen ist die wichtigste Verantwortung für das HFM-Team die Entwicklung und Einhaltung eines Betriebsbudgets für das Gebäude. Darüber hinaus müssen diese, Entscheidungen über neue Investitionen treffen, Prioritäten bei den Ausgaben setzen und Vereinbarungen über Dienstleistungen aushandeln.

Die Hauptfunktionen des HFM

Welche ist die Checkliste für ein effizientes Management von Gesundheitseinrichtungen?

Bei der Verwaltung eines Gebäudes, in diesem Fall einer Gesundheitseinrichtung, ist es besonders nützlich, über eine bereits zusammengestellte und geplante Liste zu verfügen, auf die man sich im Laufe des Managements beziehen kann, um nichts auszulassen und sicher zu sein, dass jeder Aspekt und jedes Element des Bauwerks ordnungsgemäß verwaltet wird. Hier ist ein Beispiel für eine Healthcare Facility Management (HFM) Checkliste:

• Elektrische Probleme: Da das Leben vieler Patienten vom konstanten Stromfluss abhängt, ist es grundlegend, dass die elektrische Anlage und alles was damit verbunden ist, ständig unter Kontrolle gehalten und gewartet wird und dass man immer weiß, wie man eingreift, falls Störungen auftreten sollten.
• Außergewöhnliche Wetterereignisse: Es ist wichtig, dass Passagen sowie Fußgänger- und Fahrbahnzonen auch bei außergewöhnlichen Wetterereignissen voll funktionsfähig und sicher bleiben.
• Instandhaltung der Küchen: Die Speiseversorgung ist für die Patienten in der Einrichtung unerlässlich. Es ist daher wichtig, sich auf ein Unternehmen zu verlassen, das Erfahrung in der Installation und Reparatur von Großküchengeräten hat.
• Dokumentationsmanagement: Gesundheitseinrichtungen sammeln viele persönliche und private Daten von Patienten. Einer der Punkte, die auf der Checkliste des HFM nicht fehlen dürfen, ist der sichere Umgang mit diesen Daten.
• Inneneinrichtung und Geräte: Diese sind von grundlegender Bedeutung für eine Gesundheitseinrichtung, da sie den Komfort und das Wohlbefinden der Patienten gewährleisten und immer einwandfrei sein müssen.

Die Verwaltung einer Gesundheitseinrichtung ist zweifellos ein heikler und höchst verantwortungsvoller Aspekt; glücklicherweise gibt es dazu spezielle Softwares, die Facility Managern eine wertvolle Unterstützung bieten. Dazu empfehlen wir Ihnen, eine CMMS-Software zu verwenden, um selbst alle Vorteile einer sicheren und effizienten Verwaltung von Gesundheitseinrichtungen zu testen.