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Alcance de un proyecto de construcción

Alcance de un proyecto de construcción: qué es y cómo redactarlo

El alcance de un proyecto de construcción, o «scope of work» (SOW), define las actividades del proyecto y las expectativas para las partes contratantes. Descubre cómo elaborarlo y gestionarlo


En el mundo de la construcción, el término «scope of work» (alcance de un proyecto de construcción) se refiere a un documento específico que informa a clientes, contratistas y subcontratistas sobre sus responsabilidades con respecto a un proyecto específico. Esto asegura que todos estén al tanto de los objetivos, los resultados esperados y los detalles de las actividades individuales.

En este artículo hablaremos sobre la importancia y definición del alcance de un proyecto en la construcción, examinando cómo esta práctica puede contribuir al éxito de los proyectos de construcción.

¿Qué se entiende por alcance de un proyecto en el sector de la construcción?

En el campo de la ingeniería y la construcción, hay mucha documentación que acompaña a los proyectos y para la cual a menudo es útil implementar herramientas específicas de gestión documental de proyectos AECO. Entre los documentos que se suelen producir, se encuentra el «scope of work» (SOW).

Este documento define de manera detallada y precisa lo que debe hacerse dentro de un proyecto de construcción. Es decir, establece las expectativas, las tareas y las responsabilidades de todas las partes involucradas, desde el cliente hasta los contratistas y subcontratistas. Un «scope of work» bien definido ayuda a evitar malentendidos, conflictos y retrasos en los proyectos de construcción.

Más específicamente, un alcance de un proyecto de construcción:

  • delimita qué actividades están incluidas en el proyecto de construcción;
  • describe los objetivos, las etapas y los resultados del proyecto;
  • define las responsabilidades del equipo del proyecto, así como los términos, condiciones y requisitos.

En otras palabras, el alcance del trabajo debe incluir un desglose detallado de todas las actividades específicas necesarias para completar con éxito el proyecto. Con un alcance de trabajo definido de manera precisa y detallada, el contratista y el equipo de construcción conocen las expectativas de sus clientes y pueden crear un plan sobre cómo realizar mejor el proyecto.

Características del alcance de un proyecto en la construcción

Características del alcance de un proyecto en la construcción

¿Cómo escribir un alcance de trabajo para un proyecto de construcción?

Para escribir un buen alcance de un proyecto de construcción, es indispensable analizar y conocer en detalle el proyecto y sus actividades específicas. Por lo tanto, si bien no existen formas universalmente válidas de escribir este documento, se puede identificar un proceso que nos guiará en la redacción del mismo. El proceso implica los siguientes pasos:

1. Definir los objetivos del proyecto

Antes de escribir un alcance de trabajo, es fundamental tener una comprensión clara del proyecto y definir qué objetivos se pretende alcanzar con la ejecución de las actividades enumeradas.

2. Utilizar una estructura de desglose del trabajo (WBS)

El primer paso al escribir un alcance de trabajo es identificar todas las actividades del proyecto. Esto se hace utilizando una estructura de desglose del trabajo, también conocida como work breakdown structure (WBS) en inglés. Esta herramienta de gestión de proyectos permite dividir los proyectos y trabajos en actividades individuales, para poder planificarlos y programarlos mejor.

3. Determinar los entregables del proyecto

Los resultados del proyecto, los llamados entregables, sirven para proporcionar una idea clara de para qué se está trabajando. Tener resultados bien definidos mantiene informados a los contratistas y clientes sobre el progreso del proyecto.

4. Crear una línea de tiempo

Una vez identificados los objetivos, resultados y actividades, podemos definir una línea de tiempo precisa del proyecto. Gracias a esta línea de tiempo, tanto los contratistas como los clientes podrán monitorear el progreso de las actividades y detectar posibles retrasos.

5. Asignar responsabilidades a los miembros del equipo

Una vez estén claras las actividades que compondrán el proyecto, es posible pasar a la identificación de las diversas figuras responsables dentro del equipo de trabajo. Esto sirve para crear un flujo de trabajo estable y bien organizado en el que cada figura conozca su tarea y sepa a quién recurrir para aclaraciones sobre áreas de trabajo que no son de su competencia.

6. Establecer procedimientos de comunicación

La comunicación y la transparencia entre el equipo del proyecto y las partes interesadas son muy importantes para el éxito del trabajo, por lo que el documento de alcance de trabajo debería incluir una sección que analice los términos y las formas en que se llevará a cabo.

¿Cuáles son los 5 elementos que un alcance de un proyecto de construcción debería incluir?

Después de analizar el proceso a seguir para la redacción de un buen alcance de trabajo, veamos qué elementos sería útil que este documento contenga para ser claro y eficiente:

  • visión general del proyecto: un breve resumen que resuma el proyecto y los objetivos que se desean alcanzar;
  • resultados del proyecto: en esta sección se incluirá una descripción detallada de los resultados esperados, incluyendo información relevante para ayudar a los contratistas a comprender claramente lo que se les está pidiendo;
  • planificación del proyecto: la planificación incluirá una línea de tiempo de fechas límite inminentes, reuniones y otras fechas importantes. Además, incluye una lista de tareas y responsabilidades de cada miembro del equipo;
  • gestión de proyectos y detalles de pago: para evitar inconvenientes y malentendidos, es útil incluir en el documento una breve declaración que contenga detalles de pago. Por ejemplo: fechas de vencimiento de pagos, especificaciones del contrato, requisitos legales y órdenes de cambio;
  • firmas de las partes contratantes: en esta breve sección, los contratantes declaran conocer sus responsabilidades y comprometerse a respetar los plazos establecidos.

¿Cuáles son ejemplos de un alcance de un proyecto en el sector de la construcción?

Cada alcance es un documento único y específico elaborado exáctamente para el proyecto individual. Pero, ¿para qué proyectos y actividades en la construcción es útil redactar un alcance de trabajo (SOW)? Veamos los dos ejemplos más comunes:

  1. subcontratos: un subcontrato abarca solo una parte del proyecto completo, por lo que el correspondiente SOW no coincidirá con el general, sino que se redactará uno específico;
  2. proyectos de obras públicas: para este tipo de proyectos, el alcance de trabajo seguirá los mismos pasos e incluirá los mismos elementos descritos hasta ahora. De hecho, se comienza con la definición de términos para que todos los contratistas involucrados en el proyecto conozcan los objetivos, resultados esperados y detalles de las actividades individuales.
Alcance de un proyecto: ejemplos en la construcción

Alcance de un proyecto: ejemplos en la construcción

¿Qué consejos seguir para la redacción de un buen alcance de un proyecto de construcción?

Escribir un alcance de trabajo no es una operación excesivamente complicada. Sin embargo, requiere atención, conocimiento del proyecto y sus fases, y análisis de tiempos, roles y responsabilidades. De hecho, tener como referencia un alcance de trabajo detallado y preciso ayudará a reducir controversias, cambios en el curso de la obra, retrasos y gastos imprevistos.
Aquí hay algunos consejos para redactar un buen alcance de trabajo:

1. Establecer objetivos y expectativas razonables

Los objetivos del proyecto deben ser ambiciosos pero realistas. Por lo tanto, deben formularse sea de manera lo suficientemente amplia como para poder hacer referencia fácilmente, pero lo suficientemente específicos como para proporcionar la información necesaria para el rendimiento. También será útil enriquecer la descripción de los objetivos del proyecto con información sobre los tiempos y materiales previstos para cada actividad. Esto ayuda a que los contratistas y subcontratistas sepan qué necesitan y en qué plazo realizar las actividades de su competencia.

2. Incluir información gráfica

Fotos, renders, gráficos o dibujos son un excelente apoyo para la comunicación y la transparencia. De hecho, proporcionar renders fotorrealistas o dibujos técnicos detallados, puede reducir malentendidos. Además, puede proporcionar un punto de comparación con el avance real del proyecto. Todo esto es posible realizarlo con software BIM que permiten actualizar automáticamente los planos gráficos cada vez que se realiza una modificación en el proyecto.

3. Asegurarse de que los contratistas y subcontratistas firmen su copia del documento

Esta es una forma subestimada pero increíblemente simple de prevenir controversias. Cada subcontratista firma su copia del documento de alcance para confirmar que ha recibido, leído y entendido sus obligaciones. La firma debe hacerse no solo al principio sino también en cada entrega o hito alcanzado.

Herramientas software para la gestión del alcance de un proyecto de construcción

La eficaz gestión, archivado y compartición de documentos, contratos y planos es crucial para el éxito de los proyectos de construcción. Para que todo funcione sin problemas, te recomiendo utilizar un software para la gestión de documentación AECO porque de esta manera:

1. Simplificas el archivado y el acceso a la documentación

El software permite el rápido archivado y acceso a todos los documentos de un proyecto. Ya no es necesario buscar entre montones de documentos en papel o archivos digitales desordenados. Con un almacenamiento en la nube específico para AECO, todos los documentos están organizados de manera intuitiva, lo que facilita y acelera la recuperación de la información necesaria.

2. Mejoras la colaboración y compartición

El software permite una compartición eficiente de documentos entre todos los miembros del equipo. Arquitectos, ingenieros, diseñadores y contratistas pueden acceder a los documentos relevantes en tiempo real desde cualquier lugar. Esto mejora la comunicación y reduce los tiempos muertos. El alcance de trabajo, puede ser compartido y discutido a través de herramientas de comunicación específicas de manera más efectiva, garantizando una comprensión común entre todas las partes involucradas.

3. Aseguras el control de versiones y trazabilidad de los documentos

En el ciclo de vida de un proyecto de construcción, los documentos pueden sufrir variaciones y modificaciones. El software ofrece un control completo de versiones, garantizando que cada cambio esté rastreado y documentado. Esto es especialmente importante para el alcance de trabajo, ya que cualquier cambio puede tener un impacto significativo en el proyecto. La posibilidad de ver quién realizó los cambios y cuándo, junto con la capacidad de restaurar versiones anteriores, ofrece un mayor control sobre la calidad de los documentos.

4. Obtienes más flexibilidad

Con el acceso a documentos basado en la nube, los profesionales AECO pueden trabajar de manera más flexible desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Esto es particularmente útil cuando se está en el lugar de la obra o en reuniones fuera del sitio.

Esta tecnología mejora así la productividad, la colaboración, la seguridad y la flexibilidad. Además, contribuye al éxito de los proyectos de construcción en un mundo cada vez más digitalizado y dinámico. ¡Experimenta tú mismo estos y muchos otros beneficios activando ahora tu mes de prueba gratuito!

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