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Projektumfang im Bauwesen

Projektumfang im Bauwesen: Was ist das und wie man ihn schreibt

Ein Projektumfang im Bauwesen, oder ‚Scope of Work‘ (SOW), beschreibt die Projektaktivitäten und setzt die Erwartungen für alle Vertragsparteien fest. Erfahren Sie, wie man ihn erstellt, welche Elemente einzuschließen sind und wie er zu verwalten ist


Im Baubereich bezeichnet der Begriff „Scope of Work“ (auf deutsch Projektumfang oder auch Leistungsumfang) ein spezielles Dokument, das Kunden, Auftragnehmer und Subunternehmer über ihre Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt informiert. Dies stellt sicher, dass alle die Ziele, die erwarteten Ergebnisse und die Details der einzelnen Aktivitäten kennen.

In diesem Artikel befassen wir uns mit der Bedeutung und Definition des Projektumfangs im Bauwesen und untersuchen, wie dieser zum Erfolg von Bauprojekten beitragen kann.

Was versteht man unter Projektumfang im Bauwesen?

In der Ingenieur- und Bauindustrie gibt es viele Dokumente, die Projekte begleiten, und es ist oft nützlich, spezifische Tools für das Dokumentenmanagement in der AEC-Branche zu implementieren. Zu den Dokumenten, die üblicherweise erstellt werden, gehört genau der sogenannte Projektumfang oder Scope of Work (SOW).
Dieses Dokument definiert detailliert und präzise, was innerhalb eines Bauprojekts getan werden muss und legt die Erwartungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten aller beteiligten Parteien fest, vd.h. Auftraggeber, Auftragnehmer und Subunternehmern. Ein gut definierter Projektumfang  hilft, Missverständnisse, Konflikte und Verzögerungen in Bauprojekten zu vermeiden.

Der Projektumfang:

  • bestimmt, welche Aktivitäten in das Bauprojekt einbezogen sind;
  • beschreibt die Ziele, Meilensteine und Ergebnisse des Projekts;
  • definiert die Verantwortlichkeiten des Projektteams sowie die Voraussetzungen, Konditionen und Anforderungen.

Mit anderen Worten sollte der Projektumfang im Bauwesen eine detaillierte Aufschlüsselung aller spezifischen Aktivitäten enthalten, die erforderlich sind, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Mit einem punktuellen und detailliert definierten Projektumfang kennen der Auftragnehmer und das Bauteam die Erwartungen ihrer Kunden und können einen Plan erstellen, um das Projekt bestmöglich umzusetzen.

Merkmale des umfang eines Projekts im Bauwesen

Merkmale des Projektumfangs im Bauwesen

Wie schreibt man einen Projektumfang für ein Bauprojekt?

Um einen guten Projektumfang im Bauwesen zu schreiben, ist es sicherlich unerlässlich, das Projekt und seine spezifischen Aktivitäten im Detail zu analysieren und zu kennen. Es gibt also keine universell gültigen Methoden, um dieses Dokument zu schreiben, aber andererseits kann ein Prozess identifiziert werden, der uns bei der Erstellung dieses Dokuments führen kann. Der Prozess umfasst die folgenden Schritte:

  1. Die Ziele des Projekts definieren: Bevor ein Projektumfang geschrieben wird, ist es entscheidend, ein klares Verständnis des Projekts zu haben und zu definieren, welche Ziele mit der Durchführung der einzelnen aufgeführten Aktivitäten erreicht werden sollen;
  2. Eine Work Breakdown Structure (WBS) verwenden: Der erste Schritt beim Schreiben eines Projektumfangs besteht darin, alle Aktivitäten des Projekts zu identifizieren. Dies erfolgt mithilfe einer Work Breakdown Structure (WBS), auch als strukturierte Gliederung des Projekts bekannt. Dieses Projektmanagement-Tool ermöglicht es, Projekte und Arbeiten in einzelne Aktivitäten aufzuteilen, um sie besser planen zu können;
  3. Projekt-Deliverables bestimmen: Die Ergebnisse des Projekts, die sogenannten Deliverables, dienen dazu, eine klare Vorstellung davon zu vermitteln, woran gearbeitet wird. Gut definierte Ergebnisse halten Auftragnehmer und Kunden über den Projektfortschritt informiert;
  4. Einen Zeitplan erstellen: Sobald Ziele, Ergebnisse und Aktivitäten identifiziert wurden, können wir einen genauen Zeitplan für das Projekt festlegen. Dank dieses Zeitplans können Auftragnehmer und Kunden den Fortschritt der Aktivitäten überwachen und eventuelle Verzögerungen feststellen;
  5. Verantwortlichkeiten an Teammitglieder zuweisen: Nachdem die Aktivitäten des Projekts klar sind, können wir damit beginnen, die verschiedenen verantwortlichen Figuren im Arbeitsteam zu identifizieren. Dies dient dazu, einen stabilen und gut organisierten Workflow zu schaffen, in dem jede Figur ihre Aufgaben kennt und weiß, an wen sie sich wenden kann, um Fragen zu Arbeitsbereichen zu klären, die nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fallen;
  6. Kommunikationsverfahren festlegen: Kommunikation und Transparenz zwischen dem Projektteam und den Stakeholdern sind für den Projekterfolg sehr wichtig. Daher sollte das Dokument des Projektumfangs einen Abschnitt enthalten, in dem die Bedingungen und Methoden analysiert werden, unter denen dies geschieht.

Was sind die 5 Elemente, die ein Projektumfang im Bauwesen enthalten sollte?

Da jetzt der Prozess zur Erstellung eines Projektumfangs bekannt ist, werden wir sehen, welche Elemente dieses Dokuments enthalten sollte, um klar und effizient zu sein:

  • Projektübersicht: Eine kurze Zusammenfassung des Projekts und der zu erreichenden Ziele erstellen;
  • Projektergebnisse: In diesem Abschnitt wird eine detaillierte Beschreibung der erwarteten Ergebnisse eingefügt, wobei relevante Informationen hinzugefügt werden, um den Auftragnehmern klar zu machen, was von ihnen verlangt wird;
  • Projektplanung: Die Planung umfasst eine Zeitachse für bevorstehende Fristen, Meetings und andere wichtige Termine sowie eine Liste der Aufgaben und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds;
  • Projektmanagement und Zahlungsdetails: Um unangenehme Zwischenfälle und Missverständnisse zu vermeiden, ist es nützlich, im Projektumfang eine kurze Erklärung aufzunehmen, in der die Zahlungsmodalitäten, die Fristen, die Vertragsspezifikationen, die rechtlichen Anforderungen und die Änderungsaufträge aufgeführt sind;
  • Unterschriften der Vertragsparteien: In diesem kurzen Abschnitt erklären die Vertragsparteien, dass sie ihre Verantwortlichkeiten kennen und die Fristen gemäß den angegebenen Bedingungen einhalten.

Was sind Beispiele für einen Projektumfang im Bauwesen?

Jeder Projektumfang ist ein einzigartiges und spezifisches Dokument, das speziell für das einzelne Projekt erstellt wird. Aber für welche Projekte und Aktivitäten im Bauwesen ist es nützlich, einen Scope of Work (SOW) zu erstellen? Schauen wir uns die beiden häufigsten Beispiele an:

  • Unteraufträge: Ein Unterauftrag umfasst nur einen Teil des gesamten Projekts, daher wird der entsprechende SOW nicht mit dem allgemeinen übereinstimmen, sondern ein separater und spezifischer wird erstellt;
  • Öffentliche Bauvorhaben: Für diese Art von Projekten folgt der Projektumfang den gleichen Schritten und enthält die gleichen Elemente wie bisher beschrieben, beginnend mit der Definition der Bedingungen, damit alle am Projekt beteiligten Vertragsparteien die Ziele, die erwarteten Ergebnisse und die Einzelheiten der einzelnen Aktivitäten kennen.
Beispiele für umfang eines Projekts in der Baubranche

Beispiele für Projektumfang im Bauwesen

Welche Tipps sollten bei der Abfassung eines guten Projektumfangs beachtet werden?

Das Schreiben eines Projektumfangs im Bauwesen ist keine übermäßig komplizierte Aufgabe, erfordert jedoch Aufmerksamkeit, Kenntnis des Projekts und seiner Phasen sowie Analyse von Zeit, Rollen und Verantwortlichkeiten. Ein detaillierter und präziser Projektumfang als Referenz zu haben, wird dazu beitragen, Streitigkeiten, laufende Änderungen, Verzögerungen und unvorhergesehene Kosten zu reduzieren.
Hier sind einige Tipps zur Erstellung eines guten Projektumfangs:

  • Setzen Sie realistische Ziele und Erwartungen: Die Projektziele müssen ehrgeizig, aber realistisch sein. Daher sollten sie so formuliert werden, dass sie leicht referenziert werden können, aber spezifisch genug sind, um die erforderlichen Informationen für die Leistung zu liefern. Es wird auch nützlich sein, die Beschreibung der Projektziele mit Informationen zu Zeitplänen und Materialien für jede Aktivität zu ergänzen, damit Auftragnehmer und Unterauftragnehmer wissen, was sie benötigen und wie lange sie ihre Aktivitäten ausführen müssen;
  • Enthalten Sie grafische Informationen: Fotos, Renderings, Grafiken oder Zeichnungen sind eine ausgezeichnete Unterstützung für Kommunikation und Transparenz. Bereitstellung von fotorealistischen Renderings oder detaillierten technischen Zeichnungen mit Hilfe von BIM-Softwares, die es ermöglichen, Pläne automatisch zu aktualisieren, wenn Änderungen am Projekt vorgenommen werden, kann Missverständnisse reduzieren und einen Vergleich mit dem tatsächlichen Projektfortschritt ermöglichen;
  • Sorgen Sie dafür, dass Auftragnehmer und Unterauftragnehmer ihre Kopie des Dokuments unterschreiben: Dies ist eine oft unterschätzte, aber nützliche Möglichkeit, Streitigkeiten zu verhindern. Jeder Unterauftragnehmer unterschreibt seine Kopie des Dokuments vom Projektumfang, um zu bestätigen, dass er seine Verpflichtungen erhalten, gelesen und verstanden hat. Die Unterschrift sollte nicht nur zu Beginn, sondern auch bei jeder Lieferung oder erreichten Ziel erfolgen.

Die effektive Verwaltung, Archivierung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Verträgen und Ausführungsplänen ist entscheidend für den Erfolg von Bauprojekten. Um sicherzustellen, dass alles reibungslos und ohne Probleme verläuft, empfehle ich die Verwendung einer Software für das AEC-Dokumentenmanagement, da dies folgende Vorteile bietet:

  1. Vereinfachung der Dokumentenarchivierung und -zugriff: Die Software ermöglicht eine schnelle Archivierung und den Zugriff auf alle Dokumente eines Projekts. Es ist nicht mehr erforderlich, zwischen Stapeln von Papierdokumenten oder unordentlichen lokalen digitalen Dateien zu suchen. Mit einem speziellen AEC-Cloud sind alle Dokumente intuitiv organisiert, was das Auffinden der benötigten Informationen einfach und schnell macht;
  2. Verbesserung der Zusammenarbeit und gemeinsamen Nutzung: Die Software ermöglicht eine effiziente gemeinsame Nutzung von Dokumenten zwischen allen Teammitgliedern. Architekten, Ingenieure, Fachleute und Auftragnehmer können in Echtzeit auf relevante Dokumente von jedem Ort aus zugreifen, was die Kommunikation verbessert und die Ausfallzeiten reduziert. Der Arbeitsumfang kann über spezifische Kommunikationstools effektiver geteilt und diskutiert werden, wodurch ein gemeinsames Verständnis zwischen allen Beteiligten gewährleistet wird;
  3. Sicherung von Versionskontrolle und Rückverfolgbarkeit von Dokumenten: Während des Lebenszyklus eines Bauprojekts können Dokumente geändert und angepasst werden. Die Software bietet eine vollständige Versionskontrolle, die sicherstellt, dass jede Änderung nachverfolgt und dokumentiert wird. Dies ist besonders wichtig für den Projektumfang, da jede Änderung erhebliche Auswirkungen auf das gesamte Projekt haben kann. Die Möglichkeit, zu sehen, wer die Änderungen wann vorgenommen hat, und die Möglichkeit, frühere Versionen wiederherzustellen, bietet eine bessere Kontrolle über die Qualität der Dokumente;
  4. Erhöhung der Flexibilität: Mit dem cloudbasierten Zugriff auf Dokumente können AECO-Fachleute von jedem Gerät mit Internetanschluss aus flexibler arbeiten. Dies ist besonders nützlich, wenn sie vor Ort oder in Meetings außerhalb des Unternehmens sind.

Diese Technologie verbessert daher die Produktivität, Zusammenarbeit, Sicherheit und Flexibilität und trägt so zum Erfolg von Bauprojekten in einer zunehmend digitalen und dynamischen Welt bei. Erfahren Sie selbst diese und viele weitere Vorteile, indem Sie jetzt Ihren kostenlosen Testmonat aktivieren.

 

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