Verwaltung von AEC-Projektdokumente: 6 Best Practices

Wenn Sie diesen Artikel lesen, ist Ihr Büro wahrscheinlich von Dokumenten überflutet, die Sie nicht mehr papierbasiert verwalten können. Es ist bekannt, dass im AEC-Bereich jedem Projekt Akten von Dokumenten folgen, die theoretisch leicht archiviert und bei Bedarf gefunden werden sollten, aber in der Praxis ist es oft schwierig, das gesuchte Dokument zu finden, ohne Zeit zu verlieren.

Die Dokumentenverwaltung von AEC-Projekten ist die Gesamtheit der Prozesse, Werkzeuge und Regeln, die es ermöglichen, alle technischen Dokumente, die während des Lebenszyklus eines Projekts erstellt werden, zu archivieren, zu klassifizieren, zu überprüfen, zu genehmigen, zu teilen und aufzubewahren.

Die Dokumentenverwaltung, unterstützt durch eine Software für das Engineering Document Management, ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente effektiv zu verwalten, die Genauigkeit und Integrität der Daten aufrechtzuerhalten und die Produktivität zu steigern.

Lassen Sie uns gemeinsam 6 Best Practices zur Verwaltung von Dokumenten in AEC-Projekten betrachten und wie Sie diese effektiv in Ihrem Kontext anwenden können.

Verwaltung technischer Dokumente während des gesamten Projektlebenszyklus

Die technische Dokumentenverwaltung begleitet jede Phase des AEC-Projekts, von der Vorplanung bis zur Wartung des realisierten Werks.

CAD-Zeichnungen, Mengenermittlungen, Baustellenprotokolle, technische Datenblätter, Fortschrittsberichte, Zertifikate und „As Built“-Dokumentation müssen ordentlich und konsistent organisiert werden, um operative Kontinuität, Informationskontrolle und Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten Projektbeteiligten zu gewährleisten.

Ein Engineering Document Management System ermöglicht die zentrale Verwaltung des gesamten Informationsbestands eines Projekts in einer gemeinsamen digitalen Umgebung. Dadurch wird das Risiko von Datenverlusten reduziert und die Qualität der Arbeit verbessert.

Im BIM-Bereich verbindet sich diese Logik auch mit dem Konzept des CDE, Common Data Environment, also einer Umgebung zum Teilen von Daten, in der Informationen, Dokumente, Modelle und Revisionen gemäß gemeinsamen Regeln verwaltet werden können.

Die Annahme einer effektiven Strategie für Datenmanagement im Bauwesen hilft technischen Büros, Unternehmen und Fachleuten, große Mengen an Projektinformationen zu kontrollieren und zu verhindern, dass Dokumente, Revisionen und Daten zwischen verschiedenen Werkzeugen, Ordnern und Kommunikationskanälen verstreut bleiben.

Während des Lebenszyklus des Projekts durchläuft jedes Dokument verschiedene Phasen:

• Erstellung und Überprüfung;
• Genehmigung und Freigabe;
• Archivierung und Aufbewahrung;
• Aktualisierung und Konsultation;
• Gegebenenfalls Löschung gemäß den Unternehmensrichtlinien.

In vielen technischen Dokumentationsworkflows ist es nützlich, jedem Dokument auch einen klaren Dokumentenstatus zuzuordnen, z. B.: Entwurf, in Überprüfung, genehmigt, veröffentlicht, überholt oder archiviert.

Die Digitalisierung der Prozesse ermöglicht es somit, den gesamten Lebenszyklus des Dokuments zu steuern, von der ursprünglichen Erstellung bis zur endgültigen Aufbewahrung.

Organisation von Zeichnungen, Revisionen und technischen Dateien in einem einzigen Workflow

Eines der häufigsten Probleme in AEC-Projekten betrifft die Fragmentierung der Dateien zwischen lokalen Ordnern, E-Mails, externen Festplatten und verschiedenen Plattformen. Diese Situation führt zu Fehlern, operativen Verzögerungen und Schwierigkeiten bei der Koordination zwischen Planern, Unternehmen und der Bauleitung.

Aus diesem Grund ist es entscheidend, technische Zeichnungen, Revisionen und Projektdokumente innerhalb eines einzigen digitalen Workflows zu organisieren. Ein zentrales System ermöglicht:

• die automatische Verwaltung der Versionskontrolle der Dateien;
• die Kontrolle von Zugriffsrechten und Benutzerberechtigungen;
• die Nachverfolgung von Änderungen, Kommentaren und Genehmigungen;
• das schnelle Teilen aktualisierter Dokumente mit dem Team;
• die Reduzierung des Risikos, veraltete Dateien zu verwenden.

Die Anwesenheit standardisierter Workflows verbessert auch die interdisziplinäre Koordination zwischen Architekten, Ingenieuren, Unternehmen und externen Beratern.

Insbesondere die Integration mit BIM-Prozessen macht die Dokumentenverwaltung noch effizienter, dank der Verbindung zwischen Informationsmodellen und technischer Dokumentation. Kein Wunder, dass einer der Hauptvorteile von BIM für Bauingenieure genau die Möglichkeit ist, in kollaborativen Umgebungen zu arbeiten, in denen Daten, Revisionen und Dokumente immer synchronisiert und leicht auffindbar sind.

Verwaltung der technischen Dokumentation

Die besten Praktiken für das Management technischer Dokumentation

Das Management technischer Dokumentation gewährleistet Qualität, Einhaltung von Vorschriften und betriebliche Kontinuität in Projekten der Ingenieurwissenschaften, Architektur und Bauwesen. Eine ineffiziente Dokumentenverwaltung kann in der Tat zu Verzögerungen, Planungsfehlern, Streitigkeiten und zusätzlichen Kosten führen.

Zur Verbesserung des Dokumenten-Managements ist es hilfreich, standardisierte Verfahren zu übernehmen, die es ermöglichen, den Status der Dateien, die Verantwortlichkeiten und den Freigabeprozess zu überwachen.

In diesem Zusammenhang bezieht sich die Rückverfolgbarkeit nicht nur auf das Speichern von Dateien, sondern auch auf die Möglichkeit zu wissen, wer ein Dokument erstellt, bearbeitet, genehmigt oder geteilt hat und zu welchem Zeitpunkt. Diese Audit-Trail ist besonders nützlich, wenn es notwendig ist, die Geschichte der Planungsentscheidungen nachzuvollziehen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft das Management der abschließenden Phasen des Projekts. Während der Abschlussdokumentation und Übergabeprozesse ist es notwendig, sämtliche abschließenden Unterlagen zu sammeln, zu überprüfen und zu archivieren: Zertifikate, „As Built“-Unterlagen, Protokolle, Prüfungen und technische Handbücher. Ein organisiertes Dokumentationssystem ermöglicht es, diese Aktivitäten zu beschleunigen und das Risiko des Informationsverlusts zu reduzieren.

Was sind die 6 Best Practices für das Dokumenten-Management im Ingenieurbereich?

Wenn Dokumente papierbasiert oder über unstrukturierte Ordner verwaltet werden, kann die Suche und Organisation der Informationen viel Zeit in Anspruch nehmen, was negative Auswirkungen auf die Produktivität des Teams hat. Der Übergang zu einem digitalen System für Engineering Dokumenten-Management kann daher die Produktivität und Effizienz eines Unternehmens steigern.

Im AEC-Bereich ist das korrekte Dokumenten-Management während des gesamten Lebenszyklus des Vermögens von entscheidender Bedeutung, da es zur Verbesserung der Informationskontrolle, der Datensicherheit und des Schutzes des geistigen Eigentums oder persönlicher Informationen beiträgt.

Um kostspielige Fehler im Dokumenten-Management zu vermeiden, wird empfohlen, diese 6 Best Practices zu befolgen:

1. Ordnungsgemäße und konsistente Benennung von Dateien und Ordnern: Auch wenn oft unterschätzt, ist dieser Aspekt von grundlegender Bedeutung für eine effiziente Zusammenarbeit. Es ist daher hilfreich, von Anfang an ein Modell festzulegen, das die Teammitglieder anleitet, wie sie die Dokumentennamen strukturieren sollten. Dies sorgt für Einheitlichkeit und Konsistenz in der gesamten Organisation und erleichtert die kollaborative Verwaltung der Dokumente. Eine effektive Benennungsrichtlinie sollte wesentliche Informationen wie Projektcode, Disziplin, Dokumenttyp, fortlaufende Nummer, Revision und Dateistatus enthalten. Zum Beispiel ermöglicht eine strukturierte Benennung eine schnelle Unterscheidung zwischen einem architektonischen Plan, einem Leistungsverzeichnis oder einem technischen Bericht.
2. Verwirrung bei Versionen reduzieren: Ein weiterer besonders nützlicher Tipp für das Dokumenten-Management im AEC-Bereich ist, wenn möglich, an einer einzigen, gemeinsamen Datei zu arbeiten. Änderungen, auch wenn sie gleichzeitig von mehreren Benutzern vorgenommen werden, werden in einer neuen Version des Dokuments gespeichert, ohne dass Integrationen und neue Uploads erforderlich sind.
3. Dokumente und Unterschriften rückverfolgbar machen: Es ist wichtig, die Dokumente zu überwachen und die Phase des Lebenszyklus zu verwalten, in der sie sich befinden, indem festgestellt wird, ob sie aktiv, in Überprüfung, genehmigt, archiviert oder bereit zur Löschung gemäß den Unternehmensrichtlinien sind. Die Dokumentation sollte insbesondere aktuell gehalten werden, da oft ein gewisser Grad an Verantwortung für die verschiedenen Teammitglieder damit verbunden ist. Die Aktualisierung der Dokumentation in der Cloud und die Integration digitaler Unterschriftssysteme ermöglichen es, die Genehmigungen zu beschleunigen, die Rückverfolgbarkeit zu erhöhen und die Kosten für das Dokumenten-Management zu senken.
4. Genehmigungs-Workflows einrichten: Um ein gutes Dokumenten-Management zu gewährleisten, ist es notwendig, den Prozess der Erstellung, Aktualisierung und Archivierung von Dokumenten zu vereinfachen. Es wäre daher hilfreich, eine Art Genehmigungs-Workflow einzurichten, der nicht nur das Personal auffordert, ein Dokument zu überprüfen und zu unterschreiben, sondern auch anzeigt, ob und wann dies geschehen ist, um mögliche Engpässe zu identifizieren. Dieser Ansatz ermöglicht es, den Genehmigungsprozess schneller und kontrollierter zu gestalten, Wartezeiten, manuelle Schritte und nicht rückverfolgbare E-Mail-Austausche zu reduzieren.
5. Zugriff von mobilen Geräten ermöglichen: Wir wissen, dass mobile Geräte mittlerweile wirklich multitaskingfähig sind und nicht mehr nur die typischen Funktionen eines Telefons erfüllen. Dies ermöglicht es uns, viele Dinge zu erledigen, auch wenn wir nicht im Büro sind. Warum also nicht auch das Dokumenten-Management mobil zugänglich machen? Dies ermöglicht es den Fachleuten, nicht auf die Rückkehr ins Büro oder den Zugriff auf einen PC zu warten, um Dokumente zu konsultieren, zu genehmigen oder zu aktualisieren. Der mobile Zugriff spart somit Zeit in den Genehmigungsprozessen und reduziert Probleme mit der Versionsverwaltung.
6. Archivierung: Aus rechtlichen Gründen müssen viele Unternehmen Dokumente über bestimmte Zeiträume hinweg archivieren und aufbewahren, oft auch über sehr lange Zeiträume. Einige dürfen sogar Dokumente, oder einige davon, nicht löschen und sind daher oft gezwungen, spezielle Bereiche zu identifizieren und bereitzustellen, die als physisches Archiv dienen. Die Arbeit in der Cloud mit Dokumenten revolutioniert die Art und Weise, wie technische Dokumentation verwaltet wird. Es ist möglich, alle erforderlichen Dokumente zu archivieren und sie für den von den Unternehmensrichtlinien oder gesetzlichen Anforderungen vorgesehenen Zeitraum aufzubewahren, mit dem Vorteil, dass sie für autorisierte Benutzer von überall leicht auffindbar und zugänglich sind.

Bewährte Verfahren für das Dokumenten-Management

Warum das Engineering Dokumenten-Management in Ihrer Arbeit anwenden?

Wir haben die nützlichen Best Practices gesehen, die zu befolgen sind. Jetzt werden sehen, warum ein Prozess des Engineering Dokumenten-Managements in Ihrer Arbeit angewendet werden sollte.

Die Vorteile betreffen nicht nur die Archivierung von Dateien, sondern die gesamte operative Kontrolle der technischen Dokumentation. Ein System für Engineering Dokumenten-Management ermöglicht:

• eine Sichere, organisierte und cloudbasierte Archivierung aller Dokumente;
• die Zugänglichkeit und Auffindbarkeit der Dokumente von jedem Gerät und von jedem Ort;
• die Verwaltung der Versionierung der verschiedenen Projektdateien;
• ein erhöhte Kontrolle über Revisionen, Genehmigungen und Verantwortlichkeiten;
• die Reduzierung des Risikos, veraltete oder nicht genehmigte Dokumente zu verwenden;
• eine bessere Zusammenarbeit zwischen Planern, Unternehmen, Bauleitung und Auftraggebern.

Um diese Vorteile zu erzielen, wird empfohlen, eine Software für das Engineering Dokumenten-Management zu verwenden, die in der Lage ist, den dokumentarischen Teil von Projekten in den Bereichen Ingenieurwesen, Architektur und Bauwesen zu verwalten. Mit dieser Software können Sie Ihre Projektunterlagen korrekt und vollständig in der Cloud archivieren und organisieren, was Ihnen Zeit- und damit Kostenersparnis sichert.

Es ist wichtig, ein einfaches Cloud-Archiv von einem technischen Dokumenten-Management-System zu unterscheiden: Erstere speichert und teilt Dateien, während letzteres auch Versionen, Revisionen, Genehmigungsworkflows, Berechtigungen, Unterschriften, Dokumentenstatus und Rückverfolgbarkeit der Aktivitäten verwaltet.

Wie ein Dokumenten-Management-System technische Teams und die Arbeit in der Cloud unterstützt

In modernen AEC-Projekten arbeiten die Teams oft zwischen technischen Büros, Baustellen, externen Standorten und Architekturbüros. Aus diesem Grund reicht es nicht aus, Dateien in gemeinsamen Ordnern zu archivieren: Es ist notwendig, ein System zu haben, das Rollen, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten für Dokumente klar zuweist.

Ein Dokumenten-Management-System ermöglicht es Planern, Unternehmen, Bauleitern, Beratern und Auftraggebern, nur auf die Dokumente zuzugreifen, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, den Status der Aktivitäten zu überprüfen und aktuelle Informationen gemäß ihrer Rolle zu konsultieren.

Die Cloud macht diesen Prozess flexibler, da sie es ermöglicht, auch von verschiedenen Standorten oder direkt von der Baustelle aus zu arbeiten. Automatische Backups, Synchronisierung, Verwaltung der Berechtigungen und Zugriff von mobilen Geräten helfen, die operative Kontinuität und Datensicherheit aufrechtzuerhalten.

Diese Werkzeuge sind auch für Koordinierungsfiguren wie den Construction Project Manager besonders nützlich, der Aktivitäten, Genehmigungen, Revisionen und den Fortschritt der Projektunterlagen überwachen muss.

Dokumenten-Management-Cloud

Warum ist die CAD-Integration in technischen Dokumentations-Workflows wichtig?

In den Projekten der Ingenieur- und Architekturbranche stellen CAD-Dateien eine grundlegende Komponente der technischen Dokumentation dar. Entwurfszeichnungen, Konstruktionsdetails und dreidimensionale Modelle müssen ständig aktualisiert und mit den übrigen Projektdokumenten koordiniert werden.

Die Integration des Dokumenten-Managements mit CAD-Software ermöglicht eine signifikante Verbesserung der Betriebseffizienz und der Versionskontrolle. Jede Änderung an den Unterlagen kann somit automatisch nachverfolgt werden, was das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen zwischen den verschiedenen Dateien verringert.

Die CAD-Integration ermöglicht zudem:

• eine direkte Verknüpfung von Zeichnungen und zugehörigen Dokumenten;
• die Automatisierung der Versionsverwaltung;
• eine Beschleunigung des Austauschs technischer Dateien;
• die Verbesserung der Koordination zwischen Planung und Baustelle;
• eine Reduzierung von Duplikationen und Datenverlusten.

Dank integrierter Dokumentations-Workflows können die Teams grafische Unterlagen, zugehörige Dokumente und technische Revisionen leichter verknüpfen und Inkonsistenzen zwischen Zeichnungen, Berichten und anderen Projektdokumenten vermeiden.

Die richtige Lösung für das Dokumenten-Management im AEC-Bereich wählen

Die Wahl der Software für das Engineering Dokumenten-Management hat direkten Einfluss auf die Organisation, Produktivität und Zusammenarbeit in AEC-Projekten. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen, jedoch gibt es einige Merkmale, die eine effektive Plattform immer gewährleisten sollte.

Zu den wichtigsten zu bewertenden Aspekten gehören:

• Sichere und skalierbare Cloud-Speicherung;
• Erweiterte Verwaltung von Revisionen und Versionierung;
• Anpassbare Genehmigungs-Workflows;
• Integration mit CAD- und BIM-Software;
• Zugänglichkeit von mobilen Geräten;
• Zugriffskontrolle und Rückverfolgbarkeit der Aktivitäten;
• Benutzerfreundlichkeit und schnelle Implementierung.

Die am besten geeignete Lösung ist nicht unbedingt die mit den meisten Funktionen, sondern die, die sich besser in die Prozesse der Organisation integriert, mit den bereits verwendeten Softwarelösungen und dem Komplexitätsgrad der verwalteten Projekte.

In ein modernes Dokumenten-Management für AEC-Projekte zu investieren, bedeutet, interne Prozesse zu optimieren, die operative Kontrolle zu verbessern und eine effizientere und sicherere Verwaltung der technischen Dokumentation über den gesamten Lebenszyklus des Projekts zu gewährleisten.

FAQ zum Dokumenten-Management im AEC-Bereich

Was ist das Dokumentenmanagement im AEC-Bereich?

Das Dokumenten-Management im AEC-Bereich umfasst die Prozesse und Werkzeuge, die verwendet werden, um technische Dokumente, die in Architektur-, Ingenieur- und Bauprojekten erstellt werden, zu organisieren, zu archivieren, zu überarbeiten, zu genehmigen, zu teilen und zu speichern.

Welche Dokumente müssen in einem AEC-Projekt verwaltet werden?

In einem AEC-Projekt müssen CAD-Zeichnungen, BIM-Modelle, Mengenermittlungen, technische Berichte, Genehmigungsanträge, Baustellenprotokolle, technische Datenblätter, Zertifikate, „As Built“-Dokumente, Prüfberichte und Wartungshandbücher verwaltet werden.

Wie können Fehler bei der Versionierung technischer Dokumente vermieden werden?

Um Fehler bei der Versionierung zu vermeiden, ist es hilfreich, auf einem zentralisierten Dokumentationssystem zu arbeiten, klare Regeln für Revisionen und Dateistände festzulegen, Änderungen nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass jeder Benutzer stets auf die aktualisierte und genehmigte Version des Dokuments zugreift.

Was ist der Unterschied zwischen Cloud-Speicher und Dokumenten-Management im AEC-Bereich?

Ein Cloud-Speicher ermöglicht hauptsächlich das Speichern und Teilen von Dateien. Ein Dokumenten-Management-System im AEC-Bereich hingegen ermöglicht auch die Verwaltung von Versionen, Revisionen, Genehmigungs-Workflows, Unterschriften, Berechtigungen, Dokumentenständen und die Rückverfolgbarkeit der Aktivitäten.

Warum ist das Dokumenten-Management in BIM-Prozessen wichtig?

Im BIM-Prozess ist das Dokumenten-Management wichtig, da es ermöglicht, Informationsmodelle, technische Unterlagen, Daten und Revisionen innerhalb eines kontrollierten Dokumentenflusses zu verknüpfen. Dies verbessert die Zusammenarbeit zwischen Planern, Unternehmen, Bauleitern und Auftraggebern.

Welche Rolle spielt das CDE im Dokumenten-Management im AEC-Bereich?

Das CDE, Common Data Environment, ist eine digitale Umgebung, in der Projektinformationen gesammelt, verwaltet und verteilt werden. In AEC-Projekten ermöglicht es die Zentralisierung von Dokumenten, Modellen, Revisionen und Kommunikationen, wodurch die Kontrolle und Rückverfolgbarkeit der Informationen verbessert wird.