Mit den eigenen Dokumenten in der Cloud arbeiten: Vorteile und Chancen

Wie man in der Cloud arbeitet und Microsoft Office®-Dokumente (Word, Excel, Power Point) online teilt: die neue Art, Projekte zu verwalten

Für die Ausarbeitung von Projekten jeglicher Art müssen eine Reihe von Dokumenten erstellt werden, um mit Mitarbeitern, Unternehmen und Kunden zu kommunizieren (z.B. Berichte, Checklisten, Verträge, Vertragsbedingungen usw.) oder um Genehmigungen bei den zuständigen Stellen zu erhalten (technische Berichte, Bescheinigungen usw.).

Die Möglichkeit, alle Dokumente zu verwalten, und Informationen jederzeit von unterwegs abzurufen, ist sicherlich eine wertvolle Hilfe für alle Fachleute.

Oft ist es notwendig, Fachberichte direkt vor Ort zu bearbeiten, Daten während einer Besprechung zu aktualisieren und zu ergänzen, neue Dokumente unterwegs zu erstellen sowie daran weiterzuarbeiten, auch wenn man keinen physischen Zugang zum PC hat.

In diesem Fokus empfehlen wir Ihnen ein nützliches Tool, um in der Cloud zu arbeiten und alle Aktivitäten von überall aus zu erleichtern

Dieses Tool ist usBIM, das BIM Management-System für die Digitalisierung des Bauwesens.

Insbesondere werden wir uns mit usBIM.office befassen, der kostenlosen Anwendung, die im usBIM-System integriert ist und mit der Sie Microsoft Office®-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint) online, direkt über Ihren Browser anzeigen, erstellen und bearbeiten können.

Mit Excel-Dokumenten in der Cloud mit usBIM.office arbeiten

Wie Sie Ihre Arbeit mit usBIM.office in die Cloud übertragen

Die Arbeitsweise ist in einer kontinuierlichen Entwicklung und wird zunehmend von einer offenen und kooperativen Philosophie geprägt. Dieser Wandel wird durch technologische Innovationen welche es ermöglichen, unterstützt: wie kollaborative Plattformen, Online-Lösungen für BIM Document Management, Online-Anwendungen, usw.

Es ist daher notwendig, alle diese Tool zu kennen und zu nutzen, um die eigene Arbeit zu verbessern und folgendes zu begünstigen:

ständigen Austausch von Dateien:
direkte Kommunikation zwischen Fachleuten;
automatische Dateiversionierung;
Datenspeicherung;
Verfügbarkeit von Arbeitsdateien in Echtzeit;
Kompatibilität der von verschiedenen Fachleuten verwendeten Softwares;
Koordination zwischen verschiedenen Modellen;
Kontrolle von Interferenzen zwischen Modellen (z.B. technische Anlagen, Tragwerk, Architektur);
Validierung von Projektentscheidungen;
Definition eines allgemeinen Koordinationsflusses.

Eine der usBIM-Anwendungen, mit denen Sie die Organisation Ihrer Arbeit in der Cloud optimieren können, ist usBIM.office.

Mit usBIM.office können Sie verschiedene Dateitypen direkt im Browser öffnen und visualisieren und, wenn Sie über ein Microsoft Office 365^® Business oder Education-Abonnement verfügen, können Sie diese direkt auf der usBIM-Plattform bearbeiten.

Der Vorteil besteht darin, dass Sie mit usBIM.office die Dokumente nicht mehr in Word, Excel, PowerPoint oder einer anderen Microsoft Office®-Software hoch- und herunterladen müssen, um deren Inhalt anzuzeigen oder zu bearbeiten. Auf diese Weise arbeiten Sie vollständig in der Cloud und vermeiden das Duplizieren und Kopieren von Dateien, welche Speicherplatz auf Ihrem Gerät beanspruchen. Dies bedeutet, dass Sie an Ihrem Bericht arbeiten können, auch wenn Sie nicht im Büro sind, und alle Word-Funktionen sogar von Ihrem Smartphone oder Tablet sowie von Ihrem PC aus nutzen können.

Sie können auch direkt online ein neues Dokument erstellen und zwischen den Formaten Excel, PowerPoint und Word wählen.

Mit den erweiterten Funktionen für Collaborative Working synchronisieren Sie Teamaktivitäten und es besteht kein Risiko, an veralteten Versionen von Dokumenten zu arbeiten. Sobald die Dokumente im Microsoft-Format auf usBIM hochgeladen wurden, kann das Team:

diese direkt online, durch klicken auf die Schaltfläche „Ansicht“ visualisieren;
diese bearbeiten, wenn man eine Microsoft Office 365® -Lizenz besitzt;
alle Änderungen in Echtzeit anzeigen und jede Version archivieren;
mit der integrierten Chat-Funktion, jede Aktivität kommentieren und miteinander interagieren.

In der Cloud an Office-Dokumenten mit usBIM.office arbeiten

Mit usBIM.office können Sie Microsoft-Office®-Dokumente direkt online über Ihren Browser erstellen, visualisieren, ändern und teilen.

Wie man usBIM.office verwendet: ein praktisches Beispiel

Sehen wir nun, wie usBIM.office dazu beitragen kann, Ihre Arbeit in der Cloud zu optimieren.

Stellen wir uns z.B. vor, dass der Architekt in Ihrem Team beauftragt wurde, einen Bericht über die Bestands-Situation eines Wohngebäudes zu erstellen, bevor die Wartungsarbeiten gestartet werden. Er begibt sich zum Ort, welches inspiziert werden soll, und mit Hilfe von seinem Tablet, macht er einige Notzien indem er usBIM.office verwendet.

In der Tat, erstellt er einen neuen Ordner auf usBIM sowie ein neues .docx-Dokument und verwendet alle Word-Befehle, um den Bericht zu schreiben. Dann teilt er das Dokument mit seinen Mitarbeitern, indem er diese mit einer Nachricht im usBIM-Chat benachrichtigt. Der Ingenieur des Teams, der unterwegs ist, sieht die Nachricht im Chat und liest den Bericht direkt auf dem Smartphone. Ein anderer Mitarbeiter, der sich im Büro befindet, integriert das ihm zur Verfügung gestellte .docx-Dokument und fügt die Beschreibung der durchzuführenden Projekteingriffe ein.

Jeder arbeitet an demselben Dokument und kann die von jedem Mitarbeiter vorgenommenen Änderungen sehen. Die Datei wird nie auf den PC heruntergeladen und die Arbeit erfolgt vollständig in der Cloud.

Das Dokument ist in der usBIM-Cloud sicher, wobei kein Risiko besteht, an einer veralteten Version zu arbeiten. Es wird außerdem kein Speicherplatz auf dem eigenen Gerät besetzt und man kann auch unterwegs im Team arbeiten.

Wie man usBIM.office kostenlos nutzt

Um usBIM.office und alle anderen usBIM-Anwendungen kostenlos zu verwenden, ist es ausreichend auf die usBIM-Seite zuzugreifen, indem Sie Ihre ACCA-Kontodaten einfügen.

Wenn Sie noch keinen Account haben:

greifen Sie auf die MyACCA-Seite zu;
melden Sie sich an, indem Sie alle Ihre Daten eingeben;
fügen Sie Ihre E-Mail und Passwort ein.

Jetzt können Sie starten, indem Sie einfach eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei direkt auf usBIM erstellen oder eine Datei die Sie bereits besitzen, in einem Ordner von usBIM-Cloud hochladen, um diese von überall und von jedem Gerät aus zu visualisieren und zu bearbeiten.