Trabajar en la nube tus documentos: ventajas y oportunidades
Cómo trabajar en la nube y compartir documentos de Microsoft Office en línea (Word, Excel, Power Point): las nuevas formas de gestionar proyectos
Para la elaboración de cualquier tipo de proyecto es necesario redactar una serie de papeles y documentos para comunicar con colaboradores, empresas y clientes (como informes, listas de verificación, contratos, pliegos, etc.) o para obtener autorizaciones y permisos de las oficinas competentes. (informes técnicos, declaraciones, etc.).
Poder gestionar todos los documentos incluso cuando no estás en la oficina y tenerlos siempre disponibles es sin duda una ayuda válida para los profesionales.
Muchas veces, de hecho, es necesario modificar un informe especializado directamente en la obra, actualizar y agregar datos durante una reunión, crear nuevos documentos mientras estás viajando y continuar el trabajo normalmente incluso cuando no se tiene la posibilidad de acceder físicamente al PC.
En este artículo te sugiero una herramienta útil para trabajar en la nube y facilitar todas las actividades estés donde estés.
Esta herramienta es usBIM, el sistema de gestión BIM para la digitalización del mundo de la construcción.
En particular, me refiero a usBIM.office, la aplicación gratuita integrada en el sistema usBIM para ver, crear y editar en línea documentos de Microsoft Office® (Word, Excel, PowerPoint), directamente desde tu navegador.
Edita en la nube los archivos Excel con usBIM.office
Cómo transferir tu trabajo a la nube con usBIM.office
La forma de trabajar está evolucionando, adoptando una filosofía cada vez más abierta y colaborativa. Este cambio se sustenta en innovaciones tecnológicas que lo hacen posible: plataformas colaborativas, soluciones online para el BIM document management, aplicaciones en línea, etc.
Por tanto, es necesario conocer todas estas herramientas y utilizarlas para mejorar tu trabajo y favorecer:
- el intercambio constante de archivos
- la comunicación directa entre profesionales
- el control automático de versiones de archivos
- el almacenamiento de datos
- la consulta en tiempo real de archivos de trabajo
- la compatibilidad de los software utilizados por los diferentes profesionales
- la coordinación entre los diferentes modelos
- el control de las interferencias entre modelos (por ejemplo: instalaciones, estructura, arquitectura)
- la validación del proyecto
- la definición de un flujo de coordinación general.
usBIM.office
Una de las aplicaciones usBIM que te permite optimizar la organización de tu trabajo en la nube es usBIM.office.
Con usBIM.office puedes abrir y ver diferentes tipos de archivos directamente en el navegador y, si estás suscrito a Microsoft Office 365® Business o Education, puedes también editarlos directamente en la plataforma usBIM.
La ventaja es que no tienes que cargar y descargar documentos en formato Word, Excel, PowerPoint (u otro software de Microsoft Office) para ver o editar su contenido. De esta forma, trabajas completamente en la nube y evitas duplicar y copiar archivos, ocupando espacio en tu dispositivo. Esto también implica que puedes trabajar en tu informe técnico incluso si no estás en la oficina, aprovechando todas las funciones de Word incluso desde tu teléfono o tableta, así como desde tu PC.
También puedes crear un nuevo documento directamente en línea y elegir entre formatos de Excel, PowerPoint, Word.
Gracias a las funciones avanzadas de trabajo colaborativo, sincronizas las actividades del equipo y no hay riesgo de trabajar en versiones no actualizadas de los documentos. Una vez que los documentos en formato Microsoft se han cargado a usBIM, todo el equipo puede:
- verlos directamente en línea haciendo clic en el botón de visualización
- editarlos si se dispone de licencia Microsoft Office 365® Business o Education
- ver todos los cambios en tiempo real y archivar cada versión
- interactuar y comentar cada actividad con el chat integrado.
Edita en la nube los archivos Office con usBIM.office
En la práctica, con usBIM.office puedes crear, ver, modificar y compartir documentos de Microsoft directamente en línea desde tu navegador.
Cómo usar usBIM.office: un ejemplo práctico
Para comprender cómo usBIM.office puede ayudar a optimizar tu trabajo en la nube, te daré un ejemplo práctico.
Imaginemos que el arquitecto del grupo de trabajo ha sido el encargado de redactar el informe técnico para describir el estado y los espacios de un edificio residencial, antes de iniciar los trabajos de mantenimiento. Va al sitio de construcción y durante la inspección, usando el tablet, comienza a escribir algunas notas usando usBIM.office.
En la práctica, crea una nueva carpeta en usBIM, crea un nuevo documento .docx, usa todos los comandos de Word para escribir el informe y comparte el documento con sus colaboradores, notificándoles con un mensaje en el chat de usBIM. El ingeniero del equipo, que está de viaje de negocios, ve el mensaje en el chat y comienza a leer el informe técnico directamente desde el smartphone. El otro colaborador, que se encuentra en la oficina, integra el documento .docx que compartieron con él, insertando la descripción de las intervenciones del proyecto a realizar.
Todos trabajan en el mismo documento y pueden ver los cambios realizados por cada colaborador. El archivo nunca se descarga en el PC y el trabajo se realiza completamente en la nube.
El documento está seguro en la nube usBIM, no hay riesgo de trabajar en una versión desactualizada, no ocupa espacio en tu dispositivo y puedes trabajar en grupo incluso de forma remota.
Cómo usar usBIM.office gratis
Para comenzar a usar usBIM.office y todas las demás aplicaciones de usBIM de forma gratuita, simplemente accede a la página de usBIM e ingresa las credenciales de tu cuenta ACCA.
Si aún no tienes una cuenta ACCA:
- ve a la página MyACCA
- regístrate ingresando todos tus datos
- introduce tu correo electrónico y una contraseña.
Ahora estás listo para empezar, simplemente crea un archivo de Word, Excel, PowerPoint directamente en usBIM o sube un archivo que tengas en una carpeta en la nube de usBIM y podrás verlos y editarlos desde cualquier lugar y dispositivo.
