Les possibilités et les avantages de rédiger vos documents dans le cloud

Comment rédiger et partager des documents Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) dans le cloud : les nouvelles façons de gérer les contrats, les pièces écrites et les livrables de projet R

Pour élaborer tout type de projet, il est nécessaire de Rédiger et produire une série de documents et de dessins pour communiquer avec des collaborateurs, des entreprises et des clients (tels que des rapports, des listes de contrôle, des contrats, des spécifications, etc.) ou pour obtenir des autorisations et des permis auprès des bureaux compétents. (rapports techniques, traductions assermentées, les contrats, les pièces écrites et les livrables, etc.).

Pouvoir gérer tous les documents même lorsque vous n’êtes pas au bureau et les avoir toujours disponibles est certainement une aide valable pour le professionnel.

Plusieurs fois, en effet, il est nécessaire de modifier un rapport sur site, de mettre à jour et d’ajouter des données lors d’une réunion, de créer de nouveaux documents en voyage et de continuer à travailler normalement même lorsque vous n’avez pas la possibilité d’accéder physiquement à votre ordinateur.

 Rédiger documents cloud : L'application pour visualiser, créer et éditer des documents Microsoft Office®

L’application usBIM.office pour visualiser, créer et éditer des documents Microsoft Office®

Dans ce focus nous vous suggérons un outil utile pour travailler dans le cloud et faciliter toutes les activités où que vous soyez.

Cet outil est usBIM, le système de gestion BIM pour la numérisation dans le monde de la construction.

En particulier, usBIM.office, l’application gratuite intégrée au système usBIM pour visualiser, créer et éditer des documents Microsoft Office® en ligne (Word, Excel, PowerPoint), directement depuis votre navigateur.

 Rédiger documents cloud Travailler dans le cloud sur des documents Excel avec usBIM.office

Travailler dans le cloud sur des documents Excel avec usBIM.office

Comment rédiger et transférer votre travail vers le cloud

La façon de travailler évolue, en adoptant une philosophie de plus en plus ouverte et collaborative. Ce changement est soutenu par les innovations technologiques qui le rendent possible : plateformes collaboratives, systèmes cloud, applications en ligne, etc.

Il est donc nécessaire de connaître tous ces outils et de les utiliser pour améliorer votre travail et privilégier : 

  • l’échange constant de fichiers
  • la communication directe entre les intervenants
  • le contrôle de version automatique des fichiers
  • le stockage de données
  • la consultation en temps réel des fichiers de travail
  • la compatibilité des logiciels utilisés par différents professionnels
  • la coordination entre les différents modèles
  • le contrôle des interférences entre les modèles (par ex. installation, structure, architecture)
  • la validation des choix de projets
  • la définition d’un flux de coordination générale.

L’une des applications usBIM qui vous permet d’optimiser l’organisation de votre travail dans le cloud est usBIM.office.

Avec usBIM.office, vous pouvez ouvrir et afficher différents types de fichiers directement dans le navigateur et, si vous êtes abonné à Microsoft Office 365® Business ou Education, vous pouvez également les modifier directement sur la plateforme usBIM.

L’avantage est que vous n’avez plus besoin de charger et de télécharger des documents au format Word, Excel, PowerPoint (ou autre logiciel Microsoft Office) pour afficher ou modifier leur contenu. De cette façon, vous travaillez entièrement dans le cloud et vous évitez de dupliquer et de copier des fichiers, occupant ainsi de l’espace sur votre ordinateur. Cela implique également que vous pouvez travailler sur votre rapport technique même si vous n’êtes pas au bureau, en profitant de toutes les fonctionnalités de Word même depuis votre téléphone ou tablette, ainsi que depuis votre PC.

 L'application usBIM.office pour visualiser, créer et éditer des documents Microsoft Office®

L’application usBIM.office pour visualiser, créer et éditer des documents Microsoft Office®

Vous pouvez également créer un nouveau document directement en ligne et choisir entre les formats Excel, PowerPoint, Word.

Grâce aux fonctions avancées de travail collaboratif, vous synchronisez les activités de l’équipe et il n’y a aucun risque de travailler sur des versions obsolètes des documents. Une fois les documents au format Microsoft téléchargés sur usBIM, toute l’équipe peut : 

  • les visualiser directement en ligne en cliquant sur le bouton d’affichage
  • les modifier si vous disposez d’une licence Microsoft Office 365® Business ou Education
  • voir toutes les modifications en temps réel et archiver chaque version
  • interagir et commenter chaque activité avec la discussion en ligne intégrée.
Rédiger des documents Office sur le cloud avec usBIM.office

Travailler dans le cloud sur des documents Office avec usBIM.office

En pratique, avec usBIM.office vous créez, visualisez, modifiez et partagez des documents Microsoft directement en ligne depuis votre navigateur.

Comment utiliser usBIM.office pour rédiger vos pièces écrites : un exemple pratique

Pour comprendre comment usBIM.office peut vous aider à optimiser votre travail dans le cloud, vous pouvez suivre un exemple pratique.

Imaginons que l’architecte de votre groupe de travail ait été chargé de rédiger le rapport technique pour décrire l’état des lieux d’un immeuble résidentiel, avant de commencer les travaux de maintenance. Il se rend sur le chantier et pendant l’inspection, à l’aide de sa tablette, commence à écrire quelques notes en utilisant usBIM.office.

En pratique, il crée un nouveau dossier sur usBIM, crée un nouveau document .docx, utilise toutes les commandes Word pour rédiger le rapport et partage le document avec ses collaborateurs, les notifiant par un message sur le chat usBIM. L’ingénieur de l’équipe, en déplacement professionnel, voit le message dans la messagerie en ligne et commence à lire le rapport technique directement depuis le smartphone. L’autre collaborateur, qui est au bureau, intègre le document .docx qui lui a été partagé, en insérant la description des interventions du projet à réaliser.

usBIM.office vous créez, visualisez, modifiez et partagez des documents Microsoft directement en ligne

usBIM.office vous créez, visualisez, modifiez et partagez des documents Microsoft directement en ligne

Tout le monde travaille sur le même document et peut voir les modifications apportées par chaque collaborateur. Le fichier n’est jamais téléchargé sur le PC et le travail se fait entièrement dans le cloud.

Le document est en sécurité sur le cloud usBIM, il n’y a aucun risque de travailler sur une version obsolète, il ne prend pas de place sur votre appareille mobile et vous pouvez travailler en groupe même à distance.

Comment utiliser gratuitement usBIM.office

Pour commencer à utiliser gratuitement usBIM.office et toutes les autres applications usBIM, il vous suffit d’accéder à la page usBIM et de saisir les identifiants de votre compte ACCA.

Si vous n’avez pas encore de compte ACCA :

  • allez à la page MyACCA
  • inscrivez-vous en insérant toutes vos données
  • entrez votre e-mail et votre mot de passe.

À ce stade, vous êtes prêt à commencer, créez simplement un fichier Word, Excel, PowerPoint directement sur usBIM ou téléchargez un fichier que vous avez déjà dans un dossier cloud usBIM et vous pouvez les afficher et les modifier où que vous soyez et à partir de n’importe quel appareil mobile.

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