Créer et partager des documents en ligne

La gestion d’un projet de construction implique également la rédaction de notes, rapports, relations et autres documents indispensables pour présenter les projets ou échanger des informations avec des collègues, clients et fournisseurs.

Que votre entreprise utilise déjà des logiciels de gestion de construction basés sur le cloud ou s’approche pour la première fois de ces solutions, pouvoir accéder aux documents en ligne, de n’importe où et même via une tablette ou un smartphone, est fondamental pour organiser au mieux les activités de travail et relever les défis futurs du secteur de la construction.

Dans cet approfondissement, nous verrons comment créer et partager des documents en ligne en utilisant un outil qui facilite toutes les activités de travail collaboratif dans le cloud.

En particulier, nous examinerons usBIM.office, l’application intégrée dans usBIM qui permet de créer, visualiser, modifier et partager des documents au format Word, Excel et PowerPoint directement en ligne, même en temps réel et en mode collaboratif. Une fois tous les fichiers de projet créés, usBIM vous permet de contrôler et de gérer la documentation (gestion des documents BIM) de manière complète.

Les avantages de créer et modifier des documents en ligne directement depuis une plateforme

Les outils de travail collaboratif sont indispensables car ils facilitent une série d’activités, telles que l’échange de fichiers, la communication entre professionnels, l’archivage des données, la vérification et la validation des choix de conception, le coordination des activités, etc.

usBIM vous permet d’optimiser l’ensemble du flux de travail dans le cloud. En effet, l’une des fonctionnalités offertes par la plateforme est la possibilité de créer, modifier et partager des documents Word, Excel et PowerPoint en utilisant un simple navigateur, grâce à l’intégration avec Microsoft 365®.

L’avantage évident est que vous n’avez plus besoin de télécharger et de re-télécharger continuellement les documents, car vous pouvez les visualiser et les modifier directement en ligne, évitant ainsi de dupliquer et de copier des fichiers et d’occuper de l’espace sur votre appareil.

Cela signifie que vous pouvez travailler sur vos relations techniques et sur les autres documents de projet même à distance, sans avoir à installer de logiciels supplémentaires sur l’appareil. Vos fichiers seront disponibles partout et vous pourrez les partager avec vos collègues directement depuis la plateforme, via un simple lien dans la discussion de usBIM.

Création et gestion de documents Word, Excel et PowerPoint avec usBIM.office

Un exemple pratique de comment créer et partager des documents en ligne avec usBIM.office

Si vous souhaitez créer un document à partir de zéro, vous pouvez accéder à usBIM et créer un nouveau dossier ou utiliser un dossier déjà existant dans votre projet.

À ce stade, choisissez l’option pour créer un nouveau document et sélectionnez le format que vous souhaitez utiliser parmi ceux disponibles, y compris Word, Excel ou PowerPoint.

Vous pouvez également partir d’un des modèles disponibles ou télécharger sur le cloud de usBIM un document déjà existant.

À ce moment-là, une fois le fichier créé ou téléchargé, vous pouvez l’ouvrir directement depuis le navigateur, visualiser son contenu et le modifier en ligne grâce à l’intégration avec Microsoft 365®.

De cette manière, vous disposez des outils nécessaires pour travailler sur des documents texte, des feuilles de calcul et des présentations, sans avoir à télécharger continuellement les fichiers sur votre appareil et à les re-télécharger sur la plateforme après chaque modification.

Enfin, vous pouvez archiver le document sur la plateforme cloud et le partager immédiatement avec les autres utilisateurs autorisés, en les avertissant par un simple message dans le chat de usBIM.

Si vous avez partagé le document avec vos collègues, vous pouvez travailler sur le même fichier simultanément et visualiser les modifications apportées par les collaborateurs en temps réel. Il n’est pas nécessaire de télécharger le document sur le PC, car toutes les activités se déroulent directement dans le cloud.

Le document est archivé sur le cloud de usBIM, vous pouvez gérer ses différentes versions sans risquer de travailler sur des fichiers obsolètes, vous n’occupez pas d’espace sur votre appareil et vous pouvez travailler facilement en groupe, même à distance.

Comment utiliser usBIM.office

Pour commencer à utiliser usBIM.office et les autres applications intégrées à la plateforme, accédez à la page de usBIM et entrez les identifiants de votre compte ACCA.

Si vous n’avez pas encore de compte ACCA : 

• Accédez à la page MyACCA.
• Inscrivez-vous en saisissant vos informations.
• Connectez-vous avec vos identifiants.

À ce stade, pour commencer, il vous suffit de créer un nouveau document au format Word, Excel ou PowerPoint directement sur usBIM, en choisissant parmi les modèles disponibles, ou de télécharger un fichier déjà existant dans un dossier du cloud.

Avec usBIM.office, vous pouvez visualiser et modifier les documents directement depuis le navigateur, les partager avec votre équipe et travailler en temps réel sur les mêmes fichiers, tout en ayant toujours à disposition les versions archivées.