Gestion des documents BIM : gérer les documents dans le processus BIM

Avec l’affirmation du BIM dans le monde de la construction et son obligation dans les marchés publics, les acteurs du secteur AEC sont appelés à relever de nouveaux défis concernant l’organisation du travail et les outils à utiliser. Avec la bonne préparation, vous pouvez aborder ce changement de la meilleure manière pour augmenter votre compétitivité et optimiser la gestion de votre workflow.

Dans ce contexte, la gestion des données et des documents relatifs à toute pratique de construction et l’utilisation des bons outils pour le faire (le fameux BIM document management), revêt une importance stratégique.

Dans cet article, nous vous parlons du BIM document management, des avantages qu’il peut avoir dans votre travail et des principaux outils de gestion des documents BIM.

À cet égard, vous trouvez également un tableau synthétique des fonctions d’Autodesk BIM 360 docs et usBIM pour vous aider à choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.

BIM document management | Gestion de documents avec usBIM

Qu’est-ce que la gestion documentaire BIM

Nous savons que le BIM n’est pas seulement de la modélisation 3D et que sa valeur s’étend au-delà de la conception et de la construction, tout au long du cycle de vie de l’actif : il fournit des données qu’un technicien ou un opérateur peut utiliser pour la gestion des infrastructures, la maintenance, la rénovation, jusqu’à la démolition éventuelle du bien.

Dans le BIM, la donnée est fondamentale, et il est également essentiel de la partager entre les différentes parties prenantes qui interviennent à chaque étape du cycle de vie : c’est pourquoi les données BIM jouent généralement un rôle important dans le processus global.

La gestion documentaire BIM désigne un système organisé de gestion des données et des documents dans le processus BIM qui permet de garder tout sous contrôle dans des dossiers et des archives numériques, rendant plus simple et efficace la création, la gestion et le partage de tous les documents.

La création d’un système efficace de gestion des documents pour un projet de construction est un élément fondamental du succès. Un système efficace comble le fossé entre la conception et la construction en numérisant le processus de gestion des documents.

Mais comment est-il possible de faire cela ? Et avec quels outils ? Quelles caractéristiques ces logiciels doivent-ils avoir ? 

La réponse est en centralisant toutes les données du projet dans un unique référentiel de données et en reliant les parties prenantes et les flux de travail du projet, de la conception à la construction et jusqu’à la démolition, grâce à des technologies capables de créer et de gérer des systèmes documentaires intégrés aux modèles BIM et IFC en ligne.

Exploiter la puissance d’un référentiel cloud augmente l’efficacité, améliore la qualité et réduit les risques.

Généralement, la gestion des documents dans le processus BIM est assurée par des logiciels ou des plateformes en ligne où créer et organiser des processus d’acquisition, d’archivage et de consultation des fichiers de manière polyvalente. En effet, vous pouvez réfléchir à la mise en place du flux de travail de manière à attribuer à chaque personne les responsabilités et les autorisations nécessaires.

Un logiciel de gestion de documents BIM doit respecter un minimum de fonctionnalités pour être considéré comme efficace : 

• garantir l’accès et l’utilisation en ligne, en exploitant un environnement cloud ;
• faciliter, grâce à des commandes appropriées, la recherche des documents ;
• gérer de manière optimale les versions et les corrections des différents fichiers ;
• permettre l’attribution de rôles différenciés avec les autorisations correspondantes pour une plus grande efficacité dans l’ensemble de l’organisation du flux de travail ;
• permettre la visualisation d’au moins les fichiers les plus courants dans le monde de la construction (IFC, dxf/dwg, office, pdf, etc.) ;
• faciliter la collaboration entre les différentes personnes de l’équipe ;
• gérer le flux de demandes de modifications ou d’éventuels problèmes rencontrés dans les documents.

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Pourquoi la gestion documentaire BIM est essentielle dans la construction numérique

La gestion documentaire BIM est essentielle dans la construction numérique car elle permet d’organiser, de partager et de contrôler de manière structurée toutes les informations générées durant le cycle de vie d’un projet. Dans un contexte où architectes, ingénieurs, entreprises et clients travaillent simultanément sur les mêmes modèles et documents, avoir un système centralisé évite les erreurs, les duplications et la perte de données.

Un des principaux avantages est la possibilité de garantir que tous les acteurs travaillent toujours sur la dernière version mise à jour des fichiers. Cela réduit drastiquement le risque d’incohérences dans la conception et améliore la qualité globale du projet. De plus, la traçabilité des modifications permet de suivre qui a fait quoi et quand, augmentant ainsi la transparence et la responsabilité.

La gestion documentaire BIM soutient également la collaboration interdisciplinaire, facilitant l’échange d’informations entre différents logiciels et formats. De cette manière, on abat les silos d’information typiques des méthodes traditionnelles et on favorise un flux de travail plus fluide et efficace.

Enfin, dans un secteur de plus en plus orienté vers la numérisation et la conformité réglementaire, un système BIM bien structuré aide à respecter les normes, les exigences contractuelles et les procédures de contrôle qualité. Cela se traduit par une réduction des délais, des coûts et des risques tout au long du processus, de la conception à la construction jusqu’à la gestion de l’ouvrage.

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Quels sont les avantages de la gestion des documents BIM

Les activités dans le secteur de la construction ont longtemps géré de manière inappropriée le flux des informations et des documents. Cela a conduit à des pertes économiques facilement évitables.

La recherche d’informations dans des archives numériques non partagées ou parmi des documents papier non encore numérisés sont des aspects qui concernent encore aujourd’hui de nombreuses réalités. Cela continue d’entraîner une inefficacité dans le monde de l’AEC et parmi toutes les parties concernées.

Avec la gestion documentaire BIM, on obtient une plus grande efficacité des processus, avec une réduction significative des coûts et de la perte de données.

Les raisons sont évidentes, parmi lesquelles : 

• l’utilisation du cloud comme canal de partage ;
• informations véhiculées de manière rapide et organisées de manière ordonnée ;
• une meilleure gestion des informations en relation avec le rôle obtenu dans un processus.

Gestion documentaire BIM | Partage et gestion des informations

Les avantages sont nombreux.

En effet, vous révolutionnez votre façon de travailler, en optimisant le temps de travail, en réduisant les risques dus à une mauvaise communication, rendant l’ensemble du système plus efficace : 

• l’équipe peut travailler sur le même fichier en éliminant d’éventuels malentendus, grâce à la gestion automatique des versions ;
• l’accès aux informations est possible depuis n’importe quel appareil et de n’importe où ;
• les permissions que les différentes personnes ont sur un fichier donné sont contrôlées, distinguant ceux qui ont le droit de visualisation et de modification de ceux qui peuvent seulement visualiser ;
• il est possible de visualiser et de vérifier, même de manière collaborative, les fichiers tant en format 2D qu’en 3D.

Les solutions pour la gestion documentaire BIM les plus utilisées

Lorsque nous travaillons sur des projets avec des collègues ou des collaborateurs, en plus d’une bonne communication, la gestion documentaire est d’une importance fondamentale. Une situation chaotique ou peu efficace peut entraîner d’énormes problèmes de gestion, avec une augmentation des coûts et des délais.

Pour cela, vous avez besoin d’un logiciel qui vous aide à rendre efficace la collaboration de l’ensemble de l’équipe dans les différentes phases du cycle de vie de l’œuvre.

Autodesk BIM 360 docs et usBIM sont deux solutions pour la gestion documentaire BIM parmi les plus utilisées qui vous permettent de garder tout sous contrôle de manière simple et efficace.

Les fonctionnalités pour la gestion documentaire BIM d’Autodesk BIM 360 Docs et d’usBIM comparées

Ci-dessous, nous proposons un tableau synthétique des principales caractéristiques et fonctionnalités des deux solutions.

Caractéristiques principales d’un logiciel de gestion documentaire BIM

Un logiciel de gestion documentaire BIM doit répondre aux besoins complexes de la construction numérique, où les données, modèles et documents doivent toujours être accessibles, à jour et cohérents entre tous les acteurs impliqués. Ses caractéristiques principales tournent autour de l’efficacité, du contrôle et de la collaboration.

Tout d’abord, la centralisation des informations est fondamentale : tous les documents (modèles BIM, documents graphiques, rapports, cahiers des charges) doivent être archivés dans un environnement partagé unique, souvent défini comme Common Data Environment (CDE). Cela permet d’avoir une « source unique de vérité », évitant les duplications et les désalignements.

Une autre caractéristique clé est le contrôle des versions. Le logiciel doit suivre chaque modification apportée aux documents, maintenant un historique complet et permettant de récupérer des versions antérieures. Cela garantit la fiabilité et réduit le risque d’erreurs dues à l’utilisation de fichiers obsolètes.

La gestion des permissions et des rôles est tout aussi cruciale : chaque utilisateur doit pouvoir accéder uniquement aux informations pertinentes à son rôle (concepteur, directeur de travaux, entreprise, etc.). Cela protège non seulement les données sensibles, mais organise également clairement les responsabilités.

Un bon système BIM doit également offrir des outils avancés de collaboration, tels que le partage en temps réel, les commentaires sur les documents, la gestion des révisions et des flux d’approbation. Ces fonctionnalités améliorent la communication entre les équipes et accélèrent les processus décisionnels.

La compatibilité avec des formats standards (comme IFC, DWG et PDF) est essentielle pour garantir l’interopérabilité entre différents logiciels et disciplines. Le système doit être capable de visualiser, archiver et gérer ces fichiers sans perte d’informations.

Enfin, la traçabilité et l’audit des activités ne peuvent manquer : chaque action effectuée sur la plateforme doit être enregistrée, permettant de suivre l’avancement du projet et de vérifier le respect des procédures. À cela s’ajoutent des fonctionnalités telles que la recherche avancée, l’automatisation des workflows et l’accès cloud, qui rendent le système encore plus puissant et flexible.

En résumé, un logiciel de gestion documentaire BIM efficace n’est pas seulement une archive numérique, mais un outil stratégique qui soutient le coordination, la qualité et la gouvernance de l’ensemble du projet.

Comment choisir la meilleure solution pour la gestion documentaire BIM

Déterminer quelle est la meilleure solution est difficile, il est possible de choisir celle qui convient le mieux à vos besoins professionnels en évaluant les objectifs, la taille des projets et de l’équipe avec laquelle vous travaillez.

En plus des fonctions analysées dans le tableau précédent, il est important d’évaluer également les options de vente.

Autodesk BIM 360 docs propose une seule configuration à acheter avec un abonnement mensuel ou annuel qui inclut toutes les fonctionnalités sans possibilité de personnaliser la solution selon vos besoins.

usBIM, en revanche, est un système évolutif et configurable où vous pouvez choisir d’acheter uniquement l’espace de stockage et les applications dont vous avez besoin. De plus, c’est une plateforme qui s’intègre avec de nombreuses applications permettant de gérer divers aspects de la conception BIM (détection de collisions, vérification de code, VRi, gestion des problèmes, SIG et bien plus encore).

Vous pouvez commencer à gérer vos documents de construction avec une solution de gestion documentaire BIM gratuite et élargir l’espace de stockage et les applications en fonction des différents besoins qui se présentent dans le travail.

Comment accéder à usBIM

usBIM, en outre, est très simple à utiliser, grâce à son interface intuitive.

Je vais maintenant vous expliquer brièvement comment accéder à usBIM et profiter des nombreux avantages du logiciel. C’est très simple et rapide, en fait, vous devez juste : 

1. aller sur la page de usBIM
2. vous connecter avec vos identifiants de myACCA

Vous n’avez pas les identifiants car vous n’êtes pas encore inscrit sur le site ACCA ? Pas de problème.

Inscrivez-vous sur le site ACCA en remplissant toutes les informations et en suivant toutes les étapes. Une fois terminé, suivez les étapes précédemment citées (1. et 2.).

Vous pouvez maintenant exploiter toutes les potentialités du logiciel en commençant immédiatement avec de nombreuses applications et un espace cloud de 10 Go Gratuit, puis choisissez les applications dont vous avez besoin et configurez usBIM selon vos besoins.

Les FAQ