Gestão de Documentos no processo BIM

Com a afirmação do BIM no mundo da construção e sua obrigatoriedade nas licitações públicas, os profissionais do setor AEC são chamados a enfrentar novos desafios em relação à organização do trabalho e às ferramentas a serem utilizadas. Com a preparação certa, você pode enfrentar essa mudança da melhor forma para aumentar sua competitividade e otimizar a gestão do seu fluxo de trabalho.

Nesse contexto, a gestão dos dados e dos documentos relacionados a qualquer prática de construção e o uso das ferramentas certas para isso (o chamado gerenciamento de documentos BIM) assume uma importância estratégica.

Neste artigo, falo sobre o gerenciamento de documentos BIM, as vantagens que isso pode ter no seu trabalho e as principais ferramentas de gerenciamento de documentos BIM.

A esse respeito, também forneço uma tabela sintética das funções do Autodesk BIM 360 docs e usBIM para ajudá-lo a escolher a solução mais adequada às suas necessidades.

Gestão de documentos BIM | Gerenciamento de Documentos BIM

O que é a gestão de documentos BIM

Sabemos que o BIM não é apenas modelagem 3D e que seu valor se estende além do projeto e da construção, em todo o ciclo de vida do ativo: fornece dados que um técnico ou operador pode usar para a gestão das estruturas, a manutenção, a reestruturação, até a eventual demolição do bem.

No BIM, o dado é fundamental, e é essencial também a sua compartilhamento entre as diferentes figuras que intervêm nas várias fases do ciclo de vida: é por isso que os dados BIM, em geral, desempenham um papel importante no processo global.

A gestão de documentos BIM indica um sistema organizado de gestão de dados e documentos no processo BIM que permite manter tudo sob controle em pastas e arquivos digitais, tornando mais simples e eficaz a criação, gestão e compartilhamento de todos os documentos.

A criação de um sistema eficaz de gestão de documentos para um projeto de construção é um componente fundamental do sucesso. Um sistema eficaz preenche a lacuna entre projeto e construção digitalizando o processo de gestão de documentos.

Mas como é possível fazer isso? E com quais ferramentas? Que características devem ter esses softwares?

A resposta é centralizando todos os dados do projeto em um único repositório de dados e conectando as partes interessadas e os fluxos de trabalho do projeto, desde o projeto até a construção e até a demolição, através de tecnologias capazes de criar e gerenciar sistemas documentais integrados a modelos BIM e IFC online.

Aproveitar o poder de um repositório em nuvem aumenta a eficiência, melhora a qualidade e reduz os riscos.

Geralmente, a gestão de documentos no processo BIM é garantida por softwares ou plataformas online onde criar e organizar processos de aquisição, arquivamento e consulta dos arquivos de maneira versátil. De fato, você pode pensar na disposição do fluxo de trabalho de modo a atribuir a cada figura as respectivas responsabilidades e permissões necessárias.

Um software de gestão de documentos BIM deve respeitar um mínimo de funcionalidades para que possa ser considerado eficiente:

• garantir o acesso e o uso online, aproveitando um ambiente em nuvem;
• facilitar, através de comandos apropriados, a busca dos documentos;
• gerenciar de maneira ideal as versões e correções dos vários arquivos;
• permitir a atribuição de papéis diferenciados com as respectivas permissões para uma maior eficiência em toda a organização do fluxo de trabalho;
• permitir a visualização de pelo menos os arquivos mais comuns no mundo da construção (IFC, dxf/dwg, office, pdf, etc.);
• facilitar a colaboração entre as diferentes figuras da equipe;
• gerenciar o fluxo de solicitações para as modificações ou eventuais problemas encontrados nos documentos.

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Por que a gestão documental BIM é essencial na construção digital

A gestão documental BIM é essencial na construção digital porque permite organizar, compartilhar e controlar de forma estruturada todas as informações geradas durante o ciclo de vida de um projeto. Em um contexto onde arquitetos, engenheiros, empresas e clientes trabalham simultaneamente nos mesmos modelos e documentos, ter um sistema centralizado evita erros, duplicações e perda de dados.

Uma das principais vantagens é a possibilidade de garantir que todos os stakeholders trabalhem sempre na última versão atualizada dos arquivos. Isso reduz drasticamente o risco de incoerências projetuais e melhora a qualidade geral do projeto. Além disso, a rastreabilidade das modificações permite monitorar quem fez o quê e quando, aumentando a transparência e a responsabilidade.

A gestão documental BIM também apoia a colaboração interdisciplinar, facilitando a troca de informações entre diferentes softwares e formatos. Dessa forma, eliminam-se os silos informativos típicos dos métodos tradicionais e favorece-se um fluxo de trabalho mais fluido e eficiente.

Por fim, em um setor cada vez mais voltado para a digitalização e a conformidade normativa, um sistema BIM bem estruturado ajuda a respeitar padrões, requisitos contratuais e procedimentos de controle de qualidade. Isso se traduz em uma redução dos prazos, custos e riscos ao longo de todo o processo, desde o projeto até a construção e a gestão da obra.

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Quais são as vantagens da gestão dos documentos BIM

As atividades no setor da construção gerenciaram por muito tempo de maneira inadequada o fluxo de informações e documentos. Isso levou a perdas econômicas facilmente evitáveis.

A busca por informações em arquivos digitais não compartilhados ou entre documentos em papel ainda não digitalizados são aspectos que ainda unem muitas realidades hoje. Isso continua a trazer ineficiência no mundo da AEC e entre todas as partes interessadas.

Com a gestão documental BIM, obtém-se uma maior eficiência dos processos, com uma redução significativa de custos e da perda de dados.

As razões são evidentes, incluindo:

• o uso da nuvem como canal de compartilhamento;
• informações veiculadas de forma rápida e organizadas de maneira ordenada;
• uma melhor gestão das informações em relação ao papel obtido em um processo.

Gestão de documentos BIM | Compartilhando e gerenciando informações

As vantagens são numerosas.

De fato, você revoluciona sua maneira de trabalhar, otimizando o tempo de trabalho, reduzindo os riscos devido à má comunicação, tornando todo o sistema mais eficiente:

• a equipe consegue trabalhar no mesmo arquivo eliminando eventuais equívocos, graças à gestão automática das versões;
• o acesso às informações é possível de qualquer dispositivo e de qualquer lugar;
• as permissões que as várias pessoas têm sobre um determinado arquivo são controladas, distinguindo quem tem o direito de visualização e modificação de quem pode apenas visualizar;
• é possível visualizar e verificar, também de forma colaborativa, os arquivos tanto em formato 2D quanto 3D.

As soluções para o gerenciamento de documentos BIM mais utilizadas

Quando trabalhamos em projetos juntos com colegas ou colaboradores, além de uma boa comunicação, a gestão documental é de fundamental importância. Uma situação caótica ou pouco eficiente pode levar a enormes problemas de gestão, resultando em aumento de custos e prazos.

Por isso, você precisa de um software que o ajude a tornar a colaboração de toda a equipe eficiente nas diferentes fases do ciclo de vida da obra.

Autodesk BIM 360 docs e usBIM são duas soluções para o gerenciamento de documentos BIM entre as mais utilizadas que permitem manter tudo sob controle de maneira simples e eficaz.

As funções para o gerenciamento de documentos BIM do Autodesk BIM 360 docs e do usBIM em comparação

Abaixo, apresento uma tabela sintética das principais características e funcionalidades das duas soluções.

Características principais de um software de gestão documental BIM

Um software de gestão documental BIM deve atender às complexas necessidades da construção digital, onde dados, modelos e documentos devem estar sempre acessíveis, atualizados e coerentes entre todos os envolvidos. Suas características principais giram em torno de eficiência, controle e colaboração.

Em primeiro lugar, é fundamental a centralização das informações: todos os documentos (modelos BIM, elaborados gráficos, relatórios, cadernos de encargos) devem ser arquivados em um único ambiente compartilhado, frequentemente definido como Common Data Environment (CDE). Isso permite ter uma “fonte única de verdade”, evitando duplicações e desalinhamentos.

Outra característica chave é o controle de versões. O software deve rastrear cada alteração feita nos documentos, mantendo um histórico completo e permitindo recuperar versões anteriores. Isso garante confiabilidade e reduz o risco de erros devido ao uso de arquivos obsoletos.

A gestão de permissões e papéis é igualmente crucial: cada usuário deve ter acesso apenas às informações pertinentes ao seu papel (projetista, diretor de obras, empresa, etc.). Isso não apenas protege os dados sensíveis, mas também organiza de forma clara as responsabilidades.

Um bom sistema BIM deve ainda oferecer ferramentas avançadas de colaboração, como compartilhamento em tempo real, comentários nos documentos, gestão de revisões e fluxos de aprovação. Essas funcionalidades melhoram a comunicação entre as equipes e aceleram os processos decisórios.

A compatibilidade com formatos padrão (como IFC, DWG e PDF) é essencial para garantir a interoperabilidade entre diferentes softwares e disciplinas. O sistema deve ser capaz de visualizar, arquivar e gerenciar esses arquivos sem perda de informações.

Por fim, não pode faltar a rastreabilidade e auditoria das atividades: cada ação realizada na plataforma deve ser registrada, permitindo monitorar o progresso do projeto e verificar o cumprimento dos procedimentos. A isso se somam funcionalidades como pesquisa avançada, automação de fluxos de trabalho e acesso em nuvem, que tornam o sistema ainda mais poderoso e flexível.

Em resumo, um software de gestão documental BIM eficaz não é apenas um arquivo digital, mas uma ferramenta estratégica que apoia o coordenamento, a qualidade e a governança de todo o projeto.

Como escolher a melhor solução para a gestão documental BIM

Estabelecer qual é a melhor solução absoluta é difícil, mas é possível escolher a mais adequada às suas necessidades de trabalho avaliando os objetivos, o tamanho dos projetos e da equipe com a qual se trabalha.

Além das funções analisadas na tabela anterior, é importante avaliar também as opções de venda.

Autodesk BIM 360 docs propõe uma única configuração a ser adquirida com assinatura mensal ou anual que inclui todas as funcionalidades sem possibilidade de personalizar a solução de acordo com suas necessidades.

usBIM, por outro lado, é um sistema escalável e configurável onde você pode optar por adquirir apenas o espaço de armazenamento e as aplicações de que precisa. Além disso, é uma plataforma que se integra com inúmeras aplicações com as quais é possível gerenciar os vários aspectos do projeto BIM (detecção de conflitos, verificação de códigos, VRi, gestão de problemas, GIS e muito mais).

Você pode começar a gerenciar seus documentos de construção com uma solução de gestão documental BIM gratuita e ampliar o espaço de armazenamento e as aplicações conforme as diferentes necessidades que surgem no trabalho.

Como acessar o usBIM

usBIM, além disso, é muito simples de usar, graças à sua interface intuitiva.

Agora vou explicar brevemente como acessar o usBIM e usufruir dos muitos benefícios do software. É muito simples e rápido, na verdade você só precisa:

1. ir para a página de usBIM
2. fazer login com suas credenciais de myACCA

Não tem as credenciais porque ainda não está registrado no site da ACCA? Sem problemas.

Realize o registro no site da ACCA preenchendo todos os dados e seguindo todos os passos. Assim que concluir, siga os passos mencionados anteriormente (1. e 2.).

Agora você pode aproveitar todas as potencialidades do software começando imediatamente com numerosas aplicações e um espaço em nuvem de 10 GB Grátis, depois escolha as aplicações que você precisa e configure o usBIM de acordo com suas necessidades.

As FAQ