Gestão de documentos do projeto AECO: 6 práticas

Organização em pastas, versionamento, rastreamento, aprovação, etc. Descubra as melhores práticas para a gestão de documentos do projeto AECO

Se você está lendo este artigo, provavelmente seu escritório está inundado de documentos que você não pode mais gerenciar em papel.

Sabemos que no setor AECO cada projeto é acompanhado por pastas de documentos que teoricamente deveriam ser facilmente arquivadas e identificadas quando necessário mas que, na prática, muitas vezes é difícil encontrar sem perder tempo.

A gestão de documentos do projeto, quando suportado por um software de gerenciamento de documentos de engenharia, permite que você gerencie seus documentos com eficiência, mantendo a precisão e a integridade dos dados e melhorando a produtividade.

Veremos juntos 6 melhores práticas para a gestão de documentos do projeto e como aplicá-los efetivamente ao seu contexto.

Quais são as 6 melhores práticas para gestão documental no setor AECO?

Estudos estatísticos mostraram que quando os documentos são armazenados e gerenciados em papel, mais de um dia de trabalho é gasto na busca e organização de informações. A transição para um sistema de gestão de documentos do projeto na engenharia digital pode, portanto, aumentar a produtividade e eficiência de uma empresa.

No setor AECO, a correta gestão documental é extremamente importante em todo o ciclo de vida do ativo, pois contribui para melhorar a segurança ao proteger a propriedade intelectual ou informações pessoais.

Para evitar erros dispendiosos de gestão de documentos do projeto no setor AECO, recomendamos que você siga estas 6 práticas:

1. Nomeie arquivos e pastas de forma organizada e consistente: embora subestimado, esse aspecto é de fundamental importância para garantir uma cooperação eficiente. Portanto, é útil estabelecer um modelo desde o início que oriente os membros da equipe sobre como devem estruturar os nomes dos documentos. Isso fornece consistência e coerência em toda a organização e facilita o gerenciamento colaborativo de documentos.
2. Reduza a confusão de versões: outro conselho particularmente útil para gestão de documentos do projeto no setor AECO é trabalhar o máximo possível no mesmo arquivo. As alterações, mesmo feitas simultaneamente por vários operadores, são salvas em uma nova versão do documento sem a necessidade de acréscimos e novos uploads.
3. Faça documentos e assinaturas rastreáveis: é importante monitorar os documentos, gerenciar em que estágio do ciclo de vida eles se encontram, identificar se estão ativos, arquivados ou prontos para serem excluídos. A documentação precisa ser mantida atualizada, especialmente porque há muitas vezes um certo grau de responsabilidade associado aos diferentes membros da equipe. O fato de manter a documentação sempre atualizada na nuvem, ajuda a aumentar a produtividade e garante um ganho de até 86% nos gastos com gerenciamento de documentos.
4. Configure o fluxo de trabalho de aprovação: para configurar uma boa gestão documental será necessário simplificar o processo de criação, atualização e arquivamento de documentos. Portanto, seria útil configurar um tipo de fluxo de trabalho de aprovação que não apenas peça ao pessoal interessado que visualize e assine um documento, mas também mostre quando foi feito, identificando quaisquer impedimentos. Essa abordagem pode reduzir os tempos de aprovação em até 80%.
5. Permita o acesso de dispositivos móveis: sabemos que agora os dispositivos móveis são realmente multitarefa e não estão mais ancorados nas funções típicas de um telefone, isso nos permite resolver muitas coisas mesmo quando não estamos no escritório. Então, por que não tornar o gerenciamento de documentos acessíveis a partir de um dispositivo móvel? Isso significaria que os trabalhadores não teriam que esperar para voltar ao escritório ou ter um PC disponível para gerenciar documentos, portanto, economizaria tempo de aprovação e reduziria problemas de versão.
6. Armazene: por razões legais, muitas empresas se veem obrigadas a arquivar e manter documentos por períodos muito específicos, muitas vezes muito longos. Há quem nem consiga apagar os documentos, ou alguns deles, e por isso muitas vezes são obrigados a identificar e dedicar espaços específicos que funcionam como arquivo físico. Trabalhar os documentos na nuvem revoluciona totalmente a forma de trabalhar; você pode armazenar todos os documentos que quiser e pelo tempo que quiser na nuvem com a vantagem de torná-los facilmente disponíveis e acessíveis a qualquer pessoa de todo o mundo.

6 melhores melhores práticas para a gestão de documentos

Por que aplicar a gestão de documentos de engenharia ao seu trabalho?

Vimos quais são as melhores práticas úteis a seguir. Agora você pode estar se perguntando por que aplicar um processo de gestão de documentos do projeto AECO ao seu trabalho.

As vantagens que você pode obter com a implementação deste processo são inúmeras, entre as quais as mais importantes:

• armazenamento seguro, organizado e na nuvem de todos os documentos;
• acessibilidade e disponibilidade de documentos de qualquer dispositivo e de qualquer lugar;
• gestão do versionamento dos diversos arquivos de projeto;

Para obter essas vantagens, recomendamos que você utilize um software de gerenciamento de documentos de engenharia capaz de gerenciar a parte documental dos projetos no setor AECO. Com este software poderá arquivar e organizar tudo de forma correta e completa na nuvem toda a documentação do seu projeto.