Gérer les documents d'un projet AEC : les 6 bonnes pratiques

Organisation par dossiers, contrôle des versions, traçabilité, approbation, etc. Découvrez toutes les meilleures pratiques pour gérer les documents de projet AEC

Si vous lisez cet article, votre bureau est probablement submergé de documents que vous ne pouvez plus gérer comme papier. Il est bien connu que dans le secteur AEC, chaque projet est suivi de liasses de documents qui, en théorie, devraient être facilement classés et localisés en cas de besoin, mais en pratique, il est souvent difficile de trouver le document recherché sans perdre de temps.

La gestion des documents, lorsqu’elle est prise en charge par un logiciel engineering document management, vous permet de gérer efficacement vos documents, de maintenir l’exactitude et l’intégrité des données et d’améliorer la productivité.

Voyons ensemble les 6 meilleures pratiques pour gérer les documents de projet AEC et comment les appliquer efficacement à votre contexte.

Quelles sont les 6 meilleures pratiques en matière de gestion de documents dans le domaine de l’ingénierie ?

Des études statistiques ont montré que lorsque les documents sont stockés et gérés sur papier, il faut plus d’une journée de travail pour rechercher et organiser les informations. Le passage à un système numérique de gestion des documents d’ingénierie peut donc augmenter la productivité et l’efficacité d’une entreprise.

Dans le secteur AEC, la bonne gestion des documents est très importante tout au long du cycle de vie de l’actif, car elle contribue à améliorer la sécurité en protégeant la propriété intellectuelle ou les informations personnelles.

Pour éviter les erreurs coûteuses de gestion de documents, nous vous invitons à suivre ces 6 meilleures pratiques :

Nommer les fichiers et les dossiers de manière ordonnée et cohérente :
bien que sous-estimé, cet aspect est d’une importance capitale pour assurer une coopération efficace. Il est, donc, utile d’établir un modèle dès le départ pour guider les membres de l’équipe sur la façon dont ils doivent structurer les noms des documents. Cela assure l’uniformité et la cohérence dans toute l’organisation et facilite la gestion collaborative des documents.
Réduire la confusion dans les versions :
un autre conseil particulièrement utile pour la gestion de documents dans le secteur AEC est de travailler le plus possible sur le même fichier. Les modifications, même si elles sont effectuées simultanément par plusieurs opérateurs, sont enregistrées dans une nouvelle version du document sans nécessiter d’intégrations ni de nouveaux téléchargements.
Rendre les documents et les signatures traçables :
il est important de surveiller les documents, de gérer à quel stade de leur cycle de vie ils se trouvent en identifiant s’ils sont actifs, archivés ou prêts à être supprimés. La documentation doit être tenue à jour, surtout parce qu’un certain degré de responsabilité des différents membres de l’équipe y est souvent associé. Le fait de garder la documentation dans le cloud toujours à jour aide à augmenter la productivité et à garantir jusqu’à 86 % de gain dans les dépenses de gestion de documents.
Définir le flux de travail (workflow) d’approbation :
pour mettre en place une bonne gestion des documents, vous devez simplifier le processus de création, de mise à jour et d’archivage des documents. Il serait, donc, utile de mettre en place un flux de travail d’approbation qui demandera non seulement au personnel concerné de visualiser et de signer un document, mais montrera également si et quand cela a été fait en détectant les éventuels ralentissements. Cette approche peut réduire le temps d’approbation de 80 %.
Autoriser l’accès à partir d’appareils mobiles :
nous savons bien que les appareils mobiles sont maintenant vraiment multitâches et non plus ancrés dans les fonctions typiques d’un téléphone, ce qui nous permet de résoudre beaucoup de choses même lorsque nous ne sommes pas au bureau. Pourquoi ne pas également rendre la gestion de documents accessible depuis un appareil mobile ? Cela signifierait que les travailleurs n’ont pas à attendre pour retourner au bureau ou disposer d’un PC pour gérer les documents, ce qui permettrait d’économiser les temps d’approbation et de réduire les problèmes de contrôles de documents.
Stockage :
pour des raisons juridiques, de nombreuses entreprises sont obligées de stocker et de conserver les documents pendant une période précise, souvent très longue. Il y a même ceux qui ne peuvent pas supprimer les documents, ou certains d’entre eux, et pour cette raison, ils sont souvent obligés de localiser et de consacrer des espaces spéciaux qui servent d’archives physiques. Travailler dans le cloud sur des documents révolutionne totalement votre façon de travailler ; vous pouvez stocker autant de documents que vous le souhaitez et aussi longtemps que vous le souhaitez dans le cloud avec l’avantage de les rendre facilement disponibles et accessibles à tous, partout dans le monde.

les 6 meilleures pratiques en matière de gestion de documents

Pourquoi appliquer l’engineering document management à votre travail ?

Nous avons vu quelles sont les bonnes pratiques à suivre. Vous vous demandez maintenant pourquoi appliquer un processus de gestion des documents d’ingénierie à votre travail.

La mise en œuvre de ce processus présente de nombreux avantages, dont les plus importants sont les suivants :

stockage sécurisé, organisé et dans le cloud de tous les documents ;
accessibilité et disponibilité des documents à partir de n’importe quel appareil et de n’importe où ;
gestion du contrôle des différents fichiers de projet ;

Pour obtenir ces avantages, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de gestion de documents d’ingénierie capable de gérer la partie documents des projets d’ingénierie, d’architecture et de construction. Grâce à ce logiciel, vous pouvez stocker et organiser correctement, et complètement dans le cloud, toute votre documentation de conception, ce qui vous permet d’économiser du temps et, donc, des coûts.