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Achèvement des travaux et fin de chantier : voici les documents à fournir

L’achèvement des travaux est attestée par des documents administratifs et des documents fin de chantier. Découvrez comment les gérer efficacement et en toute sécurité

La fin de chantier est une phase cruciale dans tout projet de construction, qui nécessite non seulement une expertise technique élevée, mais aussi la production d’une série de documents spécifiques. Ces documents servent à attester l’achèvement des travaux et la conformité de l’ouvrage construit aux réglementations en vigueur et aux exigences du projet.

Dans cet article, nous vous fournirons une liste des documents à rédiger à la fin des travaux de construction et partagerons quelques précieux conseils sur la manière de les gérer de manière efficace.

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Qu’entend-on par achèvement des travaux et fin de chantier dans un projet de construction?

La achèvement travaux, également connue sous le nom de construction closeout, représente la phase finale de l’évolution d’un chantier de construction. C’est une étape fondamentale car elle comprend une série d’activités qui doivent être menées avant que le projet puisse être considéré comme terminé.

Ces activités comprennent : 

  • le nettoyage du chantier des débris, des matériaux inutilisés et des équipements plus nécessaires ;
  • la réalisation de tests et inspections finaux pour vérifier que le travail a été effectué conformément aux plans, aux réglementations et aux spécifications du projet ;
  • la résolution des problèmes résiduels détectés lors des inspections, qui peuvent être efficacement abordés en élaborant une snag list, c’est-à-dire une liste de contrôle indiquant quels sont les défauts, les problèmes et les travaux incomplets du projet et comment les gérer ;
  • la clôture des contrats encore ouverts, y compris le règlement des différents entrepreneurs et fournisseurs, et l’évaluation des coûts engagés par rapport au budget prévu ;
  • la livraison de l’ouvrage au maître d’ouvrage et l’archivage de toute la documentation relative au projet (y compris les permis, les plans, les certificats, les rapports sur l’avancement des travaux, etc.), qui doit être soigneusement conservée pour références futures ou réclamations potentielles.

Liste des documents requis pour la fin de chantier et la clôture des projets de construction

En plus de prévoir la réalisation des opérations décrites ci-dessus, la clôture des travaux de construction implique également l’élaboration d’une série de documents techniques et administratifs qui attestent de l’achèvement de toutes les activités et garantissent la conformité du projet aux spécifications prédéfinies.

Ces documents peuvent varier en fonction de la législation locale et du type de projet. Cependant, il est possible d’établir une liste des documents à produire et à gérer correctement dans la phase finale du processus de construction : 

  • plan as-built (tel-que-construit) : ce sont les plans élaborés par le concepteur qui reflètent l’état final du projet, y compris les éventuelles modifications apportées pendant la construction ;
  • rapports sur les inspections finales : ce sont des rapports qui incluent les détails des contrôles effectués à la fin des travaux. Ils servent à vérifier la fonctionnalité et l’exécution correcte des composants structurels, mécaniques, électriques, hydrauliques, de sécurité incendie, etc. ;
  • liste des travaux à compléter : également connue sous le nom de punch list, c’est un document qui répertorie tous les problèmes qui doivent être résolus ou complétés avant que la construction ne soit considérée comme terminée (comme les travaux de finition, la correction des défauts ou imperfections, le nettoyage final, etc.) ;
  • ordres de modification finaux : documents qui suivent les modifications apportées au projet pendant la construction. Ils sont très courants dans la phase de clôture car, en général, chaque élément figurant sur la punch list est transformé en un ordre de modification ;
  • certificat de fin de travaux : le procès-verbal de fin de travaux est délivré par le directeur des travaux dans le cadre des marchés publics pour attester de la clôture de la période exécutive et vérifier que les travaux ont été réalisés conformément aux termes contractuels ;
  • certificat de test statique : il s’agit d’un document rédigé par un technicien qualifié et délivré à la fin des opérations nécessaires au test statique de la structure ;
  • certificat de test technique-administratif : le testeur technique-administratif certifie, dans les six mois suivant la fin des travaux, que l’objet du contrat a été réalisé conformément aux prévisions contractuelles et conformément aux performances, objectifs et caractéristiques techniques, économiques et qualitatives prédéfinies ;
  • certificat d’exécution régulière : dans certains cas particuliers (dépendant du montant contractuel et du type de travaux effectués), le certificat de test peut être remplacé par le certificat d’exécution régulière. Ce document est délivré par le directeur des travaux dans les trois mois suivant la date de fin des travaux. L’émission est basée sur une inspection minutieuse et la vérification que l’exécution est conforme au contrat conclu entre la station contractante et l’entreprise attributaire, en termes de forme, dimensions, qualité, quantité, fourniture de matériaux et obligations ;
  • compte final (ou état final) des travaux : définit de manière détaillée les travaux effectués, la rémunération de l’entrepreneur et le crédit éventuel et est rédigé par le directeur des travaux après l’achèvement des travaux. Le compte final des travaux est toujours accompagné d’un rapport sur le compte final, dans lequel toutes les vicissitudes relatives à l’exécution des travaux sont documentées, et auquel sont annexés d’autres documents (y compris des procès-verbaux de livraison, des expertises de variation, des actes supplémentaires, des procès-verbaux de suspension et de reprise, des actes comptables, etc.) ;
  • certificats de qualité : ce sont des documents attestant que les matériaux utilisés pendant la construction répondent aux spécifications techniques et aux réglementations applicables ;
  • déclarations de conformité des installations : ce sont des certifications que les entreprises d’installation remettent au maître d’ouvrage à la fin des travaux, après avoir effectué les vérifications prévues par la réglementation en vigueur. Elles visent à évaluer la fonctionnalité correcte des installations installées à l’intérieur du bâtiment ;
  • manuels d’utilisation et d’entretien : ce sont des manuels contenant toutes les informations relatives aux installations (caractéristiques techniques, composants installés et interventions effectuées au fil du temps), ainsi que les instructions pour les utiliser correctement ;
  • certificats de sécurité : ce sont des documents certifiant que l’ouvrage a été réalisé conformément aux normes de sécurité au travail et que des mesures appropriées ont été prises pour protéger les travailleurs pendant la construction ;
  • certificats de performance énergétique : ce sont des documents évaluant l’efficacité énergétique du bâtiment et pouvant être demandés pour vérifier la conformité aux réglementations énergétiques ;
  • certificat de habitabilité : c’est un document demandé quinze jours après la fin des travaux et attestant de l’existence des conditions de sécurité, d’hygiène, de salubrité et d’économie d’énergie du bâtiment ;
  • certificats de garantie : ce sont des déclarations émises par les entrepreneurs et les fournisseurs, qui garantissent pendant une période spécifique les éventuels défauts de construction ;
  • documents fiscaux : comprennent les factures et les reçus qui servent à prouver les paiements effectués.
Exemple d'archivage et d'organisation de la documentation de construction issu du logiciel usBIM.dossier

Exemple d’archivage et d’organisation de la documentation de construction issu du logiciel usBIM.dossier

Comment gérer les documents de fin de chantier et l’achèvement de construction

Gérer tous les documents requis pour la clôture des travaux de construction peut représenter un défi complexe, surtout en raison de la quantité considérable d’informations à contrôler.

La solution la plus efficace pour simplifier ce processus consiste à utiliser un logiciel spécifique pour la gestion des documents de projet. Il s’agit d’une plateforme centralisée pour le stockage, l’organisation et la gestion des documents liés aux projets du secteur AEC (plans, spécifications, certificats de conformité, ordres de modification et punch list). Les avantages de cette solution ne se limitent cependant pas à la simple archivage de la documentation relative au projet : 

  • accédez à de nombreux modèles (documents de chantier, dossier de l’ouvrage, transmittal et plans de maintenance) qui aident à créer rapidement des fichiers numériques pour tout type d’activité ;
Modèles de documents de construction issu du logiciel usBIM.dossier

Modèles de documents de construction issu du logiciel usBIM.dossier

  • vous avez la possibilité de suivre les modifications apportées aux documents au fil du temps et d’accéder facilement aux versions les plus récentes ;
  • profitez de la notification automatique des échéances, en définissant des alertes personnalisées qui vous aideront à respecter les délais de livraison et les échéances associées aux différentes activités ;
  • planifiez les accès et les niveaux d’autorisation, pour limiter qui peut consulter, modifier ou approuver les fichiers de projet. Cela est important pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent apporter des modifications aux documents critiques.

Si vous souhaitez expérimenter ces fonctionnalités et d’autres basées sur la gestion numérisée des documents de projet, je vous invite à essayer le logiciel de gestion des documents d’ingénierie. Utilisez-le gratuitement pendant trente jours et commencez, comme les autres professionnels du secteur, à rendre la gestion documentaire de vos projets AECO plus simple et plus efficace que jamais, dès la phase de démarrage jusqu’à la fin des travaux de construction.

 

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