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Fin de trabajos y cierre de obra: documentos requeridos

El cierre de obra de construcción ese concreta mediante el cumplimiento de trámites y documentos. Descubre cómo gestionarlos de forma eficiente y segura

El cierre de obra es una fase crucial en cualquier proyecto de construcción. Para ello se requiere no solo una alta competencia técnica, sino también la producción de una serie de documentos específicos. De hecho, estos documentos sirven para certificar la finalización de los trabajos y la conformidad de la obra construida con las normativas vigentes y los requisitos del proyecto.

En este artículo te proporcionaremos una lista de documentos a redactar al final de los trabajos de construcción y compartiremos algunos valiosos consejos sobre cómo gestionarlos de manera efectiva.

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¿Qué se entiende por fin de los trabajos y cierre de obra en un proyecto de construcción?

La finalización de los trabajos, también conocida como Construction Closeout, representa la fase conclusiva en la evolución de una obra de construcción. Es una etapa fundamental ya que incluye una serie de actividades que deben realizarse antes de que el proyecto pueda considerarse terminado.

Estas actividades incluyen:

  • la limpieza de la obra de escombros, materiales no utilizados y equipos ya no necesarios;
  • la realización de pruebas e inspecciones finales para verificar que el trabajo se haya realizado de acuerdo con los planos, las regulaciones y las especificaciones del proyecto;
  • la resolución de problemas residuales detectados durante las inspecciones, que pueden abordarse eficazmente mediante la elaboración de una snag list. La snag list es una lista de control que indica cuáles son y cómo gestionar los defectos, problemas y trabajos incompletos del proyecto;
  • el cierre de los contratos aún abiertos, incluida la liquidación de varios contratistas y proveedores, y la evaluación de los costes en comparación con el presupuesto previsto;
  • la entrega de la obra al cliente y el archivado de toda la documentación relacionada con el proyecto (incluidos los permisos, los planos, los certificados, los informes de avance de obra, etc.), que deben conservarse cuidadosamente para futuras referencias o potenciales reclamos.

Lista de documentos requeridos para el fin de trabajos y el cierre de obra de un proyecto de construcción

Además de prever la realización de las operaciones recién descritas, el cierre de obras de construcción también implica la elaboración de una serie de documentos técnicos y administrativos que certifican la finalización de todas las actividades y aseguran la conformidad del proyecto con las especificaciones preestablecidas.

Estos documentos pueden variar según la legislación local y el tipo de proyecto. Sin embargo, es posible elaborar una lista de los documentos que se deben producir y gestionar correctamente en la fase final del proceso de construcción:

1. Planos as-built

Son los planos elaborados por el proyectista que reflejan el estado final del proyecto, incluidas las posibles modificaciones realizadas durante la construcción.

2. Informes finales de inspección

Son informes que incluyen los detalles de las inspecciones realizadas al final de los trabajos. Sirven para verificar la funcionalidad y la correcta ejecución de los componentes estructurales, mecánicos, eléctricos, hidráulicos, contra incendios, de seguridad, etc.

3. Lista de trabajos por completar

También conocida como punch list, es un documento que enumera todos los problemas que deben resolverse o completarse antes de que la construcción se considere terminada (como trabajos de acabado, corrección de defectos o imperfecciones, limpieza final, etc.).

4. Órdenes finales de modificación

Documentos que registran las modificaciones realizadas al proyecto durante la construcción. Son muy comunes en la fase de cierre ya que, por lo general, cada elemento contenido en la punch list se convierte en una orden de modificación.

5. Certificado de finalización de los trabajos

El acta de finalización de los trabajos es emitida por el director de obra en el ámbito de los contratos públicos para certificar el cierre del período ejecutivo y verificar que los trabajos se hayan realizado de acuerdo con los términos contractuales.

6. Certificado de prueba estática

Es un documento redactado por un técnico habilitado y emitido al final de las operaciones necesarias para la prueba estática de la estructura.

7. Certificado de prueba técnico-administrativa

El certificador técnico-administrativo declara, dentro de los seis meses posteriores a la finalización de los trabajos, que el objeto del contrato se ha realizado de acuerdo con las previsiones contractuales y en conformidad con las prestaciones, objetivos y características técnicas, económicas y cualitativas preestablecidas.

8. Certificado de ejecución regular

En algunos casos particulares (que dependen del importe contractual y de los tipos de trabajo realizados) el certificado de prueba puede ser reemplazado por el certificado de ejecución regular. Este documento es emitido por el director de obra dentro de los tres meses posteriores a la fecha de finalización de las obras. La emisión se basa en una inspección minuciosa y en la verificación de que la ejecución sea conforme al contrato celebrado entre la estación contratante y la empresa adjudicataria, en términos de forma, dimensiones, calidad, cantidad, suministro de materiales y cumplimiento.

9. Liquidación final (o estado final) de los trabajos

Define de manera detallada los trabajos realizados, el pago al contratista y el eventual crédito. Este es redactado por el director de obra después de la finalización de las obras. Además, el estado final de los trabajos siempre está acompañado de un informe sobre, en el que se documentan todos los eventos relacionados con la ejecución de los trabajos, y al que se adjuntan otros documentos (incluidos actas de entrega, actos adicionales, actas de suspensión y reanudación, actos contables, etc.).

10. Certificados de calidad

Son documentos que certifican que los materiales utilizados durante la construcción cumplen con las especificaciones técnicas y las normativas aplicables.

11. Declaraciones de conformidad de las instalaciones

Son certificaciones que las empresas instaladoras emiten al cliente al final de los trabajos, después de realizar las verificaciones previstas por la normativa vigente. Tienen como objetivo evaluar la correcta funcionalidad de los sistemas instalados dentro del edificio.

12. Manuales de uso y mantenimiento

Son manuales que contienen toda la información relacionada con las instalaciones (características técnicas, componentes instalados e intervenciones realizadas a lo largo del tiempo), así como las instrucciones para utilizarlas correctamente

13. Certificados de seguridad

Son documentos que certifican que la obra se ha realizado de acuerdo con las normas de seguridad laboral y que se han adoptado medidas adecuadas para proteger a los trabajadores durante la construcción.

14. Certificados de rendimiento energético

Son documentos que evalúan la eficiencia energética del edificio y que pueden ser solicitados para verificar la conformidad con las normativas energéticas.

15. Certificado de habitabilidad

Es un documento que se solicita quince días después de la finalización de los trabajos y sirve para certificar la existencia de condiciones de seguridad, higiene, salubridad y ahorro energético del edificio.

16. Certificados de garantía

Son declaraciones emitidas por los contratistas y proveedores, que ofrecen una garantía por un período específico sobre posibles defectos de construcción.

17. Documentos fiscales

Incluyen facturas y recibos que sirven para demostrar los pagos realizados.

Ejemplo de archivo y organización de documentación de construcción con usBIM.dossier

Ejemplo de archivo y organización de documentación de construcción con usBIM.dossier

Cómo gestionar los documentos de fin de trabajos y cierre de obra

Gestionar todos los documentos requeridos para el cierre de los trabajos de construcción puede representar un desafío complejo, especialmente debido a la considerable cantidad de información que se debe controlar.

La solución más efectiva para simplificar este proceso consiste en utilizar un software específico para la gestión de documentos de proyecto. Se trata de una plataforma centralizada para el archivado, la organización y la gestión de documentos relacionados con proyectos del sector AECO (planos, especificaciones, certificados de conformidad, órdenes de modificación y punch list).

Sin embargo, los beneficios de esta solución no se limitan a la simple archivación de la documentación relacionada con el proyecto. Con ella puedes:

  • acceder a numerosas plantillas (documentos de obra, expedientes de obra, transmittal y planes de mantenimiento) que ayudan a crear rápidamente archivos digitales para cualquier tipo de actividad;
Plantillas de documentos de construcción de usBIM.dossier

Plantillas de documentos de construcción de usBIM.dossier

  • hacer un seguimiento de los cambios realizados en los documentos a lo largo del tiempo y acceder fácilmente a las versiones más actualizadas;
  • aprovechar la notificación automática de vencimientos, mediante el establecimiento de alertas personalizadas que te ayudarán a cumplir con los plazos de entrega y las fechas límite asociadas a las diferentes actividades;
  • planificar los accesos y los niveles de autorización, para limitar quién puede ver, modificar o aprobar los archivos del proyecto. Esto es importante para garantizar que solo las personas autorizadas puedan realizar cambios en los documentos críticos.

Conclusión

Si deseas experimentar estas y otras funcionalidades basadas en la gestión digitalizada de documentos de proyecto, te invito a probar el software para la gestión de documentos de ingeniería. Úsalo gratuitamente durante treinta días y comienza, como otros profesionales del sector, a hacer que la gestión documental de tus proyectos AECO sea más simple y efectiva que nunca, desde la fase de inicio hasta la finalización de los trabajos de construcción.

usbim-dossier
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