Comment créer, gérer et partager des transmittal dans le BTP

Les projets du secteur de la construction se caractérisent par un échange continu de nombreux documents entre les différentes parties prenantes.

Dans ce contexte, la note de transmission, également connue sous le nom de transmittal, se présente comme un outil indispensable pour suivre la documentation envoyée d’une partie à l’autre et s’assurer que chaque sujet est toujours conscient de la quantité et du type d’informations transmises à chaque fois.

Vous pouvez explorer les façons de compiler, gérer et partager efficacement vos transmittal de construction ci-dessous.

Pour préparer correctement vos notes de transmission, un logiciel de création de transmittal de construction peut vous être utile. Il simplifie l’ensemble du processus de création en mettant à disposition des modèles qui vous aideront à éviter les erreurs et les omissions. Vous pourrez également disposer d’une archive numérique dans le cloud vous permettant de tracer, gérer et partager (depuis n’importe quel appareil) tous les documents appartenant à vos transmittal, et ainsi maintenir les informations du projet constamment à jour avec la dernière version.

Qu’est-ce qu’un transmittal dans le BTP ?

Dans le domaine de la construction, le terme transmittal (ou note de transmission) fait référence à un document essentiel qui aide à enregistrer l’échange d’informations entre les parties impliquées dans un projet. Comme chacun le sait, les projets du secteur de la construction se caractérisent par la présence d’un flux continu de données et de documents, comprenant non seulement des dessins architecturaux, mais également des calculs structurels, des rapports descriptifs, des spécifications techniques, des devis financiers, des plans de sécurité, des documents de chantier, et bien d’autres informations cruciales.

Le transmittal accompagne tous ces documents lorsqu’ils doivent être envoyés d’une partie à l’autre, agissant comme un registre détaillé fournissant une preuve concrète de «qui» a envoyé «quoi», «à qui», «à quelle date» et «dans quel but», permettant un contrôle complet des informations et des documents échangés à toutes les étapes du processus de construction.

Informations fournies par un transmittal

Quelle est la différence entre transmittal et submittal ?

Le transmittal est souvent confondu à tort avec le submittal. Bien que dans le contexte de la construction, ces deux termes puissent sembler similaires, il est important de souligner qu’ils ont des significations et des objectifs différents.

Le transmittal est un document envoyé avec d’autres documents de projet pour enregistrer et surveiller formellement l’échange d’informations entre les parties prenantes. Il se concentre donc sur la création d’une chronologie complète des documents envoyés et reçus pendant le processus de construction.

Le submittal fait référence à un document envoyé par l’entrepreneur ou le fournisseur à l’architecte ou au maître d’ouvrage pour examen et approbation, avant le début des travaux ou pendant leur développement. Il peut inclure des plans de sécurité, des spécifications techniques, des certificats de conformité, des programmes de travail, des détails constructifs, des documents administratifs, etc.

Contrairement au transmittal, qui vise à enregistrer les détails des échanges d’informations entre les parties prenantes, le submittal soumet à l’architecte (ou à la partie compétente) les documents qui doivent obligatoirement être approuvés pour garantir que tout est conforme aux spécifications du contrat, aux exigences du projet et aux réglementations.

Quel est le but d’un transmittal ?

Le transmittal joue un rôle fondamental dans la facilitation de la circulation des informations entre les différentes parties prenantes d’un projet de construction. Son objectif principal est de enregistrer, surveiller et gérer l’échange de données et de documents nécessaires pour mener à bien la planification, la conception et la réalisation d’une structure.

Ce document important est capable de fournir des informations détaillées sur l’expéditeur, le destinataire, la date de transmission, la quantité et le type de documents échangés pendant un projet. Il permet ainsi d’établir des responsabilités claires au sein du processus de construction et garantit que toutes les parties prenantes ont accès aux informations pertinentes en temps opportun.

En plus d’être un outil clé pour le suivi et le contrôle des échanges d’informations, le transmittal contribue à améliorer la communication et la collaboration entre les acteurs du projet. Il offre en effet la possibilité d’inclure des notes explicatives et des commentaires sur les documents transmis, réduisant au minimum les ambiguïtés et facilitant la compréhension mutuelle.

Le transmittal devient également extrêmement utile en cas de litiges ou de controverses, car il fournit une chronologie complète des communications dans le projet. Il peut être utilisé pour déterminer qui est responsable de certaines actions ou décisions à un moment donné. Il permet ainsi d’établir clairement comment certaines circonstances se sont développées, notamment lorsqu’il s’agit de traiter des réclamations pour non-respect du contrat ou d’établir des responsabilités en cas de dommages.

Pourquoi les transmittals de construction sont-ils essentiels au succès du projet ?

Les transmittals sont une partie fondamentale de tout projet de construction et sont essentiels pour l’organisation et la communication du projet : une gestion efficace des documents est fondamentale pour la bonne réussite d’un projet.

L’exactitude et la traçabilité sont en effet des aspects fondamentaux dans le bâtiment, où le versioning des documents et la responsabilité peuvent avoir un impact sur tout le processus de conception et d’exécution.

Les transmittals assurent donc que rien ne soit négligé lors du développement d’une construction complexe, associée à des centaines et des milliers de documents et de fichiers.

Naturellement, pour garantir un processus de transmission réussi, l’équipe de projet devrait mettre en place un système sécurisé pour le partage de documents, s’assurer que seuls les documents les plus récents sont transmis et que les versions précédentes sont toujours suivies et archivées.

Que inclure dans un transmittal ?

Afin qu’une note de transmission puisse répondre adéquatement aux objectifs décrits précédemment, elle doit contenir les informations clés suivantes : 

• informations sur l’expéditeur : nom, rôle et coordonnées de la partie qui envoie le transmittal ;
• informations sur le destinataire : nom, rôle et coordonnées de la partie qui reçoit le transmittal ;
• références du projet : dénomination et informations de base relatives au projet dans le cadre duquel la transmission est effectuée ;
• date d’émission : date à laquelle le transmittal est élaboré et envoyé ;
• numéro de transmission : numéro identificateur unique attribué au transmittal pour en faciliter la traçabilité ;
• objet : brève description résumant clairement le contenu et le but du transmittal ;
• description détaillée : compte rendu plus approfondi du contenu du transmittal, comprenant des détails pertinents sur les informations et les documents transmis ;
• liste des documents joints : liste complète de tous les documents, dessins, spécifications et autres éléments inclus dans la transmission (chaque élément doit être clairement identifié par un numéro et un titre) ;
• état et actions requises : indication claire des actions spécifiques que le destinataire doit entreprendre en réponse à la transmission (par exemple : révision, approbation ou fourniture de commentaires sur les documents joints) ;
• signature de l’expéditeur : souscription par la partie envoyant le transmittal, pour confirmer formellement l’émission et la transmission des documents ;
• signature du destinataire : souscription (si nécessaire) par la partie à qui le transmittal est adressé, pour confirmer la réception et l’acceptation des documents ;
• copies : indication du nombre de copies du transmittal qui ont été envoyées et à qui elles ont été adressées.

Contenu d’un transmittal issu du logiciel usbim.dossier

Quels sont les avantages des transmittal ?

L’utilisation des transmittal dans les projets de construction offre de nombreux avantages qui contribuent à améliorer l’efficacité et l’efficacité des communications. Ces documents jouent un rôle essentiel dans l’acquisition et l’enregistrement des informations échangées entre les parties prenantes.

Si elles sont compilées avec précision, les transmittal de construction offrent la possibilité de : 

• créer un registre formel et documenté des communications du projet ;
• améliorer la traçabilité des informations ;
• assurer le respect des délais et des obligations contractuelles ;
• clarifier les responsabilités des parties prenantes ;
• fournir des preuves légales en cas de litiges ;
• optimiser la gestion des modifications et des révisions ;
• faciliter la communication et la collaboration entre les parties prenantes ;
• simplifier l’archivage et la recherche des documents essentiels du projet ;
• réduire le risque d’erreurs humaines dans la gestion des informations ;
• maintenir un registre clair des échéances et des engagements.

Comment créer un transmittal de construction

Créer un transmittal de construction est une étape fondamentale dans la gestion des projets de construction, car elle permet de suivre tous les documents qui doivent être échangés entre les parties prenantes.

Pour créer correctement vos notes de transmission, je vous conseille de suivre les étapes ci-dessous : 

1. 1. collectez la documentation nécessaire : avant de commencer, assurez-vous d’avoir tous les documents, dessins, spécifications et autres informations qui doivent être inclus dans le transmittal (tels que les rapports d’inspection, les ordres de travail, les dessins exécutifs, les modifications de projet, la documentation contractuelle, etc.) ;
   2. organisez les documents : créez une structure logique pour les documents à l’intérieur du transmittal. Vous pouvez les organiser par type, par date ou toute autre catégorie pertinente. Cette organisation facilitera la consultation et la compréhension des documents par les destinataires ;
   3. utilisez un format standard : essayez d’adopter un format standard pour vos notes de transmission, incluant l’en-tête, la date, l’expéditeur, le destinataire, l’objet et une liste détaillée des documents joints ;
   4. utilisez un format standard : essayez d’adopter un format standard pour vos notes de transmission, comprenant l’en-tête, la date, l’expéditeur, le destinataire, l’objet et une liste détaillée des documents joints ;
   5. indexez les pièces jointes : attribuez un numéro unique à chaque document joint et créez une liste ou un tableau des contenus pour permettre aux destinataires de trouver rapidement les documents souhaités ;
   6. décrivez le contenu : à côté de chaque élément dans la liste des pièces jointes, fournissez une brève description illustrant le contenu et l’objectif. Cela aidera les destinataires à mieux comprendre l’importance de chaque document ;
   7. utilisez des canaux de communication clairs : une fois compilées, transmettez vos notes de transmission aux destinataires en utilisant des canaux de communication appropriés permettant de suivre les livraisons ;
   8. créez une archive : conservez tous les transmittal et les documents envoyés à des fins d’enregistrement et de référence future.

Pour simplifier l’ensemble du processus de création et de gestion des transmittal, vous pouvez recourir à l’aide d’un logiciel de transmission de construction. Dans cette vidéo, je vous explique comment créer, gérer et partager dans le cloud avec usBIM.dossier la transmission de construction en numérisant et accélérant ce processus.

L’utilisation de cette solution innovante vous permettra d’accéder à de nombreux modèles prédéfinis qui vous aideront à accélérer la rédaction de vos notes de transmission sans commettre d’erreurs.

Grâce à des fonctionnalités spécifiques de traçabilité et de notification, vous pourrez suivre l’état de vos transmittal et améliorer la communication avec les parties prenantes. Vous pourrez partager avec toutes les personnes impliquées la dernière version des documents et les tenir informées en temps réel des activités du projet.

Vous disposerez également d’une archive numérique dans le cloud qui vous permettra de stocker et de retrouver facilement et en toute sécurité chaque document à joindre à vos transmittal, et de numériser l’ensemble du processus de transmission, réduisant considérablement la quantité de matériel papier. Essayez-le dès maintenant gratuitement pendant trente jours pour explorer toutes ses fonctionnalités.

Meilleures pratiques pour la gestion des transmittals de construction

Pour une meilleure gestion des transmittals de construction, je te conseille de jeter un œil à ces meilleures pratiques : 

1. création de modèles standardisés pour les transmissions : cela aide à éliminer la confusion, à identifier immédiatement d’éventuels problèmes, à maintenir le contrôle des versions et à garantir que tout le monde soit au même niveau de communication ; de cette manière, le processus est exécuté de manière efficace et précise. Le modèle standard doit naturellement inclure toutes les informations pertinentes, telles que la date d’envoi, les informations de contact et tous les documents associés ;
2. formation de l’équipe de projet : la connaissance des procédures de transmission correctes est fondamentale pour tout projet. La formation, à réaliser au début du processus de conception, devrait inclure un examen clair des rôles et des responsabilités, ainsi qu’une discussion sur la manière d’utiliser un système sécurisé pour le partage de documents et un modèle standard pour les transmissions. De plus, l’équipe devrait également envoyer les transmissions rapidement pour éviter des retards dans les délais, surveiller tous les transmittals envoyés et revoir régulièrement les procédures de transmission correctes pour s’assurer que tout le monde reste à jour sur les dernières techniques ;
3. adoption d’un système sécurisé pour le partage des documents : un système sécurisé pour le partage des documents est essentiel pour tout projet de construction réussi. Utiliser un système basé sur le cloud, comme usBIM.dossier, pour partager les documents garantit que seuls les documents les plus récents sont transmis et que même les versions précédentes sont suivies et archivées. Cela réduit considérablement la confusion, maintient claire la chaîne de communication et fournit aux parties prenantes du projet une plus grande visibilité et transparence sur les progrès du projet.

Avantages de l’utilisation du logiciel pour les transmittals de construction

Utiliser un logiciel pour transmittal de construction permet de regrouper les différents processus de production, de partage et de gestion des transmittals dans un environnement cohérent : avec cela, tu pourras créer, suivre et envoyer des transmittals de construction automatisés.

Parmi les principaux avantages, tu auras en effet : 

• la rapidité dans la création des transmittals, avec de nombreux modèles qui t’aident à créer facilement ton transmittal ;
• la transmission immédiate et à portée de clic de tous les documents critiques du projet à toute l’équipe. Tu sauras toujours ce qui a été envoyé et quand, ainsi tu seras protégé en cas de litiges juridiques ou de questions de responsabilité à l’avenir ;
• la simplification de l’accès aux documents, ayant à disposition sur n’importe quel appareil (pc, smartphone, tablette, ordinateur portable) la version la plus à jour de chaque document appartenant au transmittal ;
• l’attribution de dates d’échéance à toutes tes demandes, t’assurant ainsi que toutes soient exécutées en temps voulu ;
• l’abandon total de la paperasse, car avec un logiciel qui possède un archive numérique dans le cloud où archiver et retrouver de manière sécurisée et rapide tous les documents pour numériser l’envoi des transmittals, tu ne devras plus travailler avec d’énormes quantités de matériel papier.

Comment archiver les transmittals de manière efficace

Pour apprendre à archiver les transmittals de manière efficace, mon conseil est de regarder ces courts tutoriels vidéo de usBIM.dossier.

Avec eux, tu pourras suivre un cours de formation complet de usBIM.dossier, apprendre à archiver tous les documents en un seul endroit centralisé et créer des dossiers numériques de manière simple et rapide avec des modèles pour chaque activité ou projet spécifique.

FAQ – Transmittal dans le bâtiment

Quel est l’objectif d’un transmittal dans le bâtiment ?

L’objectif d’un transmittal dans le bâtiment est de documenter formellement l’échange d’informations entre les parties impliquées dans un projet. Il sert à suivre chaque document envoyé, en spécifiant qui l’a transmis, à qui, à quelle date et dans quel but, améliorant ainsi la responsabilité et réduisant le risque d’erreurs.

Que doit contenir un transmittal dans le bâtiment ?

• Données de l’expéditeur et du destinataire
• Références au projet
• Date de transmission
• Numéro d’identification du transmittal
• Liste des documents joints
• Description de chaque document
• Objectif de la transmission
• Actions requises (ex. révision, approbation)
• Signature de l’expéditeur et (si prévu) du destinataire
• Liste des destinataires des copies

Pourquoi un transmittal est-il important dans le bâtiment ?

• Il fournit une preuve formelle de l’échange de documents
• Il améliore le contrôle et la version des fichiers
• Il aide en cas de litiges juridiques
• Il clarifie les responsabilités entre les parties
• Il facilite la communication documentaire dans les projets complexes

Quand utilise-t-on un transmittal dans le bâtiment ?

Un transmittal est utilisé chaque fois que des documents officiels doivent être envoyés entre les parties d’un projet, comme des dessins techniques, des modifications de conception, des rapports ou des spécifications. Il est utile à toutes les étapes : planification, exécution, révision et approbation.